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La correcta administración y seguimiento del pipeline de ventas es fundamental para cerrar tratos, atraer nuevos clientes, retener a los clientes actuales y generar ingresos.
Pero muchos equipos de ventas luchan por prevenir la disminución o ausencia de oportunidades en su embudo de ventas, lo que resulta en una baja moral del equipo y una pérdida de confianza por parte de los gerentes. Si la información no es clara o está desorganizada, se dificulta tener un seguimiento del pipeline de ventas completo y preciso, que a su vez provoca déficits inesperados que se convierten en problemas mayores.
Para demostrar que pueden ofrecer estrategias ganadoras y cumplir (o superar) sus objetivos de ingresos, los equipos de ventas requieren una gestión efectiva del embudo de ventas.
A continuación, veremos 11 mejores prácticas para la administración de la cartera de ventas para un mayor rendimiento del equipo.
¿Qué es y por qué es importante realizar un seguimiento del pipeline de ventas?
Antes de adentrarnos en las mejores prácticas para gestionar el seguimiento del pipeline de ventas, comencemos por lo básico.
Un embudo de ventas es la visualización del flujo y volumen de las oportunidades de ingresos de una empresa (también conocidas como ventas potenciales) en un período determinado. La función principal del embudo es proporcionar una visión instantánea de los elementos clave de ventas, es una visión de cómo están distribuidas tus oportunidades. de ventas dentro del proceso de ventas, incluyendo:
- El número de oportunidades abiertas, así como sus valores monetarios individuales y agregados.
- El potencial de ventas de cada vendedor, así como de todo el equipo de ventas para un período dado.
- Las diferentes etapas que componen el ciclo o proceso de ventas de una empresa.
- El estado de cada oferta abierta con respecto al ciclo de ventas y todas las acciones que se han realizado para involucrar la oportunidad.
- Las acciones que aún necesitan ser realizadas para mover cada oportunidad a la siguiente etapa del ciclo de ventas.
Como recordatorio, aunque los términos embudo de ventas y pipeline de ventas a menudo se usan indistintamente y se consideran sinónimos, los dos son en realidad conceptos completamente diferentes. Un embudo de ventas visualiza el proceso de calificación de prospectos: una gran cantidad de prospectos potenciales entran por la parte ancha del embudo y sólo unos pocos salen por la parte inferior como clientes.
El pipeline de ventas, por otro lado, muestra las diferentes etapas del proceso de ventas de tu empresa y cómo se distribuyen los prospectos en estas etapas. También muestra las tasas de conversión sucesivas a medida que los prospectos son calificados o descalificados para avanzar y las actividades que los vendedores realizan para mover los prospectos de una etapa del proceso de ventas a la siguiente.
¿Qué es la gestión y el seguimiento del pipeline de ventas?
La gestión y seguimiento del pipeline de ventas es el proceso de dotar a los vendedores (y a todo el equipo de ventas) de todo lo que necesitan para tener suficientes acuerdos en varias etapas del embudo. Para la gestión de ventas, esto significa establecer criterios y recopilar datos para hacer al equipo más eficiente. Para los vendedores, implica mejorar continuamente sus propios procesos y actividades de venta para cerrar más acuerdos.
Construir y mantener una buena práctica de gestión del embudo de ventas es vital para el éxito a corto y largo plazo. Sabemos que los responsables de ventas y los vendedores son personas ocupadas. De hecho, un estudio reciente mostró que el 56% de los gerentes identificaron las presiones de tiempo como uno de sus mayores desafíos, mientras que los vendedores solo pueden dedicar alrededor de un tercio de su tiempo a la venta real, gracias a otras demandas.
El seguimiento del pipeline de ventas requiere que los gerentes optimicen varias tareas clave que contribuyen a un equipo más eficiente y productivo que puede presumir consistentemente de un éxito comprobado. Estas tareas incluyen:
- Establecimiento de objetivos para los vendedores.
- Monitoreo del logro y participación de los vendedores.
- Asegurar que el equipo posee la suficiente cantidad de oportunidades en el embudo de ventas para alcanzar el objetivo.
- Informar sobre el movimiento del embudo del equipo a los responsables de ventas y ejecutivos.
El resultado es un equipo de ventas que puede funcionar como una máquina bien engrasada, con más tiempo disponible para tareas importantes en lugar de tareas administrativas tediosas que dificultan su capacidad para cerrar acuerdos.
11 mejores prácticas para la gestión y seguimiento del pipeline de ventas
No existe una fórmula única para el éxito en la gestión y el seguimiento del pipeline de ventas. En un mundo ideal, los embudos están siempre llenos y fluyendo; pero en el mundo real, siempre hay espacio para mejorar.
Aquí están las 11 tácticas clave para pulir al máximo tu práctica de gestión del embudo de ventas:
- Monitorea de cerca las métricas de ventas
Es casi imposible identificar adecuadamente las áreas de mejora en todo el embudo sin datos contrastados y confiables que reflejen tanto el flujo del embudo como el rendimiento de las ventas. La presencia de fuentes de datos distribuidas en diferentes lugares, la carencia de visibilidad y la existencia de varios sistemas que no están interconectados pueden complicar aún más el proceso de obtener un entendimiento íntegro sobre qué aspectos están funcionando correctamente, cuáles no, y dónde sería apropiado implementar cambios.
Para mejorar la salud y el seguimiento del pipeline de ventas, los gerentes deben establecer un conjunto completo de métricas que les proporcionen una imagen comprensible y precisa de sus procesos, personas y rendimiento, tanto para el equipo como para los vendedores individuales. Es fundamental rastrear y monitorear de cerca estas métricas en un sistema confiable y conectado que ofrezca transparencia en tiempo real sobre la salud de las negociaciones y los riesgos potenciales.
Comienza analizando las mejores métricas del embudo de ventas (por ejemplo, número de nuevos leads por mes, número de acuerdos, valor total de las oportunidades de venta, tamaño promedio del acuerdo, etc.) y métricas de rendimiento (por ejemplo, tasa de cierre, tiempo de respuesta del lead, tiempo dedicado a vender, etc.). Un buen conjunto de métricas te permitirá ahorrar tiempo que se habría invertido en la búsqueda de información esencial, además te facilitará la comprensión de los factores exactos que influyen en las tasas de conversión.
- Ten un proceso de ventas estandarizado
El proceso de ventas consultivo es la línea de vida de tu equipo de ventas; de hecho, las empresas con un proceso bien definido generan un 18% más de ingresos que sus competidores. Un proceso de ventas ágil y consistente ayuda a los equipos a reducir o eliminar pasos innecesarios que podrían estar ralentizando su trabajo, así que tómate el tiempo para establecer, afinar y estandarizar un proceso de ventas que asegure un mayor éxito (incluyendo un flujo más rápido de oportunidades a través del embudo de ventas).
Define claramente cada etapa en tu proceso de ventas y asegúrate de personalizar tus herramientas (por ejemplo, CRM, automatización, etc.) para reflejar esas etapas. Establece umbrales y criterios para la calificación de leads, luego desarrolla y aplica secuencias de seguimiento efectivas.
Por supuesto, esto puede ser bastante incierto si no tienes los datos e insights correctos y que arrojen luz sobre tu proceso actual, incluyendo cualquier brecha o etapas exitosas que deberían replicarse. Dado que solo el 30% de las empresas dicen estar adecuadamente equipadas para utilizar sus datos para mejorar sus estrategias, invertir en un enfoque basado en datos para tu proceso de ventas puede convertirse en una clara ventaja competitiva.
Y aunque es cierto que las tecnologías de ventas pueden ayudar a tu equipo a mejorar y estandarizar el proceso de ventas, es importante recordar que no todas las herramientas se construyen de igual manera ni todas son totalmente necesarias. Asegúrate de que las herramientas que eliges para apoyar tu proceso de ventas no ralentizan a tu equipo ni carecen de la integración necesaria para centralizar y simplificar toda tu operación de ventas.
- Revisa y mejora constantemente el proceso de ventas
Es inusual hallar una organización de ventas exitosa con un proceso de ventas que no admita cambios o ajustes. Las empresas competitivas saben que es esencial reflexionar constantemente sobre su proceso de ventas y hacer los cambios necesarios a medida que avanzan, o corren el riesgo de caer víctimas de las siempre cambiantes condiciones del mercado, las demandas de los clientes y las expectativas de los mismos.
Revisa tu proceso de ventas actual, la cartera, las revisiones de los clientes, los comentarios de los empleados y los KPIs de forma minuciosa para descubrir áreas de mejora. Si comienzas a notar tendencias o patrones, intervén lo más rápido posible para evitar problemas mayores.
Aunque la revisión constante puede ser tediosa para los equipos ya ocupados, las herramientas modernas pueden eliminar la mayor parte del trabajo pesado. La tecnología con análisis de la opinión del cliente por ejemplo, permite a los equipos obtener insights detallados sobre cómo los prospectos responden a cada compromiso de ventas. De esa manera, los gerentes pueden ajustar rápidamente el proceso para repetir compromisos con una respuesta exitosa y descartar aquellos que fracasan.
- Mantén los datos de las oportunidades lo más actualizados posible
Más leads en tu embudo no siempre significa más acuerdos cerrados. Si la calidad de esos leads es cuestionable, entonces corres el riesgo de malgastar recursos y tiempo en prospectos que no ofrecen valor para tu empresa. Es mucho mejor trabajar con menos leads de alto valor.
Acumular prospectos solo genera desorden y confusión, mientras que un embudo limpio y de alta calidad se traduce en una mayor eficiencia del proceso, tratos de más valor y mejores tasas de cierre. Sin embargo, mantener la información de las oportunidades actualizada y precisa es un gran desafío si:
- Los sistemas de registro que utiliza tu equipo no se alinean entre sí.
- Los sistemas de registro de tu equipo no reflejan los cambios en tiempo real.
Los equipos de ventas no tienen tiempo libre para rastrear datos de oportunidades desactualizados o (lo que es peor) perseguir prospectos y oportunidades caducos que no se convertirán; por lo tanto, aprovecha las herramientas centralizadas que proporcionan una visibilidad clara de cada oportunidad en cada etapa del embudo. Idealmente, tu tecnología debería permitir a los miembros del equipo seleccionar una oportunidad, acceder a su historial y tomar medidas, todo en el mismo lugar. De esta manera, todos siempre están trabajando con la información más actualizada posible, independientemente de dónde se encuentren.
- Investiga a tus clientes a fondo
No todo prospecto es un buen candidato para convertirse en un cliente satisfecho y con solvencia económica, así que haz tus deberes. Realizar una investigación profunda de los clientes puede ayudar a tu equipo a identificar mejor y resolver las necesidades de los clientes, construir una estrategia de ventas centrada en el cliente y tomar decisiones más inteligentes sobre el proceso de ventas.
Además, dado que el 71% de los clientes quieren comprar en empresas cuyos valores se alinean con los suyos, investigar y adoptar específicamente su cultura, visión, esfuerzos sociales y más puede ayudarte a crear vínculos más fuertes que, a su vez, los empujen a través del embudo de ventas a un ritmo más rápido.
- Califica tus oportunidades de venta
La calificación adecuada es una parte vital para asegurar un flujo constante de tratos que estén listos para cerrarse al final del periodo. Si tus vendedores confían en la intuición (u otros métodos deficientes) para calificar las oportunidades, hacer que avancen o abandonarlas por completo, el embudo puede convertirse rápidamente en un gran atasco de tráfico y no será fiable para predecir los ingresos y mantener satisfechos a los interesados.
Muchos equipos de ventas han adoptado metodologías de calificación enfocándose en revisar para cada oportunidad
- Métricas de éxito que se pueden conseguir aplicando tu solución.
- Quién es el decisor económico.
- Cuáles son los criterios de decisión.
- Cómo es el proceso de decisión.
- Cómo es el proceso de documentación administrativo para cerrar la venta y convertirse en proveedor.
- Identificar el verdadero dolor
- Quiénes son los promotores
- Quiénes con los competidores y alternativas.
Al formalizar la calificación de las oportunidades, los vendedores obtienen un método con el que pueden medir y realizar un mejor seguimiento comercial de oportunidades para conseguir que avancen rápido por el embudo de ventas. Luego, pueden concentrar sus esfuerzos en las oportunidades de mayor valor que tienen más probabilidades de cerrarse, en lugar de en las de menor valor que tienen más probabilidades de estancarse.
- Realiza un seguimiento constante
Aunque puede llevar hasta cinco a doce puntos de contacto para que el 80% de los prospectos decidan, sólo el 8% de los vendedores hacen un seguimiento con los prospectos más de cinco veces. Es una verdad impactante que ofrece una oportunidad clara y presente para los equipos que aprovechan el proceso de seguimiento del pipeline de ventas.
El seguimiento manual quita un tiempo precioso a los vendedores (y a menudo puede quedar en segundo plano en favor de cuestiones más urgentes), así que asegúrate de utilizar herramientas que maximicen y automaticen tus secuencias de seguimiento. De esta manera, los vendedores pueden llegar a la persona adecuada en el momento preciso, evitar perseguir a contactos poco cualificados, y hacer avanzar más tratos a través del embudo con menos esfuerzo.
Si has tenido algún contacto con las ventas complejas, serás consciente de que ha ocurrido una transformación importante en la manera de conseguir oportunidades comerciales y expandir las cuentas. Por ello, es importante entender las preguntas que los jefes de ventas deben hacer para mejorar el seguimiento de clientes y oportunidades.
- Enfócate en las oportunidades de alto valor
Hay numerosas formas de identificar oportunidades de alto valor, como ofrecer (los correctos) incentivos gratuitos, organizar eventos educativos y webinars, e invertir en contenido de sitios web impulsado por SEO. Independientemente de cómo las identifiques, asegúrate de priorizar y nutrir tratos de alto valor con un enfoque personalizado.
Un fuerte enfoque en las oportunidades de mayor valor promueve la alineación entre los distintos departamentos, fomenta la lealtad del cliente, los negocios post-venta, las referencias y la promoción entusiasta de la marca, y puede incluso acelerar el ciclo de ventas. Siempre es mejor eliminar del embudo los tratos inviables y de bajo valor y mantener el embudo fluyendo con oportunidades de alto valor que tienen una mejor probabilidad de cierre.
Ten en cuenta, sin embargo, que esta táctica requiere una estrategia unificada y una completa alineación entre varios departamentos, por lo que si tus herramientas están desarticuladas, tus procesos y flujos de trabajo están aislados, o tus equipos de cara al cliente no están adecuadamente optimizados para orientarse hacia la centración en el cliente, es probable que tengas trabajo que hacer.
- Mantén relaciones sólidas entre los departamentos
La alineación de tus departamentos orientados al cliente (por ejemplo, ventas, marketing, finanzas, etc.) no está exenta de desafíos. Cada departamento tiene sus propios puntos problemáticos, metas, métricas de rendimiento e ideas sobre cómo realizar las cosas. Los equipos desalineados carecen de entendimiento, compiten por financiación, utilizan sistemas de registro que no se conectan entre sí y tienen un tiempo de coordinación desajustado, lo cual contribuye a una menor productividad, eficiencia y, en última instancia, ganancias.
Para reforzar las relaciones entre estos equipos, necesitarás un plan específico que no sea abrumador ni impactante. Crear un equipo interfuncional es un buen punto de partida, con individuos de cada departamento colaborando para alinear mejor sus herramientas, procesos y flujos de trabajo. Pero esto todavía puede ser un esfuerzo complejo si no cuentas con las herramientas adecuadas de apoyo.
Para eliminar las barreras entre departamentos que causan fricciones en el embudo de ventas, necesitas tecnología que mejore la ejecución a nivel de compañía. Una plataforma moderna de ejecución de ventas, por ejemplo, conecta las actividades de venta con resultados específicos; así, cada equipo puede identificar los flujos de trabajo más efectivos, corregir proactivamente los acuerdos en riesgo y cerrar más oportunidades con mayor previsibilidad.
- Proporciona a los clientes varios tipos de contenido
Los clientes de hoy son inteligentes. De hecho, el 94% de los clientes B2B realizan su propia investigación online antes de tomar una decisión, por lo que es vital asegurar que el contenido que consumen sea valioso y fácil de digerir. Pero desarrollar una estrategia de contenido atractiva va más allá de simplemente distribuir folletos informativos a quien los acepte.
Atraer nuevos prospectos y mantenerlos suficientemente interesados como para avanzar a través del embudo de ventas a un ritmo razonable requiere muchos tipos diferentes de contenido. Casos de éxito, webinars, blog posts, documentos técnicos, Ebooks, opiniones de los clientes y más, ayudan a tu empresa a contar una historia sobre quién eres, qué hacen tus productos o servicios y cómo tu solución resuelve los puntos de dolor de los clientes. También es una oportunidad para diferenciar tu empresa de los competidores cuando se comparte en el momento adecuado.
Una gran estrategia comienza con una gran catálogo de contenido dirigido a medida, y que sea fácil de recopilar, categorizar y compartir entre todos los equipos relevantes. Investigando las necesidades del cliente y el contenido de la competencia, las empresas pueden obtener varios insights que les ayudarán a crear contenido de valor.
Una tecnología de ventas potente puede incluso ayudar a los equipos de marketing y ventas a identificar el mejor momento para compartir cada tipo de contenido (y el cliente adecuado a quien deberían enviarlo), y luego evaluar la respuesta del destinatario. Con el tiempo, esta información ayuda a crear contenido que produce mejores resultados y respalda mejor a los clientes a medida que avanzan en el embudo de ventas.
- Utiliza CRM para mantener los procesos de ventas eficientes
El CRM de tu equipo es crucial para acceder a datos sobre clientes, prospectos y leads, pero muchos equipos todavía luchan por la elección adecuada. Pero, si un CRM es tan útil, ¿por qué los vendedores se resisten tanto a usarlo correctamente?
A la hora de realizar un seguimiento del pipeline de ventas, la implementación de un CRM no es tan simple como activarlo. Requiere estrategias específicas que ayuden a los usuarios a incorporarse antes de que se frustren y lo consideren inútil. Pero aquí está el quid de la cuestión: los sistemas de CRM son tradicionalmente complejos (o incluso imposibles) de integrar con las herramientas existentes, a menudo son difíciles de manejar y se implementan sin reconsiderar o prestar suficiente atención a la necesidad de procesos sólidos de formación, documentación o apoyo continuo.
Las bajas tasas de adopción de un CRM conducen a problemas de datos y cumplimiento, bajo compromiso y satisfacción de los empleados, una experiencia negativa para el cliente y pérdida de ganancias. Desde un punto de vista del gerente, la adopción deficiente causa entradas de datos erróneas, pronósticos inexactos y una mala toma de decisiones. De hecho, en una encuesta, el 60% de los responsables de ventas dijeron que no tienen un enfoque bien definido o científico para hacer pronósticos; y el 10% de los encuestados dijo que regularmente fallan en sus pronósticos en un 25% o más.
En el centro de cada pronóstico se encuentra el embudo de ventas que lo sostiene, y asegurar una adecuada cobertura de este embudo requiere dos cosas: un CRM bien implementado y una plataforma inteligente y centralizada de ejecución de ventas que pueda llevar tu CRM al siguiente nivel. La tecnología adecuada se integra sin problemas con tu CRM y otras herramientas existentes, y asegura que todo esté actualizado y sea uniforme en todos los departamentos y sistemas.
Los mejores consejos y trucos para el seguimiento del pipeline de ventas
El seguimiento del pipeline de ventas es esencial para cualquier equipo de ventas que quiera mantenerse al tanto de sus relaciones con los clientes y cerrar más tratos.
Este seguimiento ayuda a asegurar que tu proceso de ventas sea lo más eficiente, efectivo y optimizado posible. Al rastrear cada paso de tu proceso de ventas, desde la generación de leads hasta la integración del cliente, puedes asegurarte de que nada se quede en el aire.
Teniendo esto en cuenta, aquí te presentamos algunas de las mejores prácticas para el seguimiento del pipeline de ventas que te ayudarán a aprovechar al máximo tu proceso y a obtener los mejores resultados. Con estos consejos y trucos, serás capaz de maximizar tu proceso de ventas y cerrar más tratos con facilidad.
¿Qué se entiende por seguimiento del pipeline de ventas?
El seguimiento del pipeline de ventas es un sistema de gestión del proceso de ventas que te permite monitorear el progreso de los prospectos, contratos y otros elementos involucrados en tu proceso de ventas.
Ya sea que utilices un sistema basado en software o mantengas un registro de las cosas en una hoja de cálculo, es esencial hacer un seguimiento de tus prospectos y asegurarte de que nada se quede en el aire. Es la mejor manera de gestionar tu proceso de ventas e identificar áreas en las que puedes mejorar y cerrar más tratos.
El seguimiento del pipeline de ventas también se conoce como gestión del embudo de ventas. Un embudo de ventas muestra las etapas del proceso de ventas, la duración de cada etapa y lo que necesitas hacer para avanzar a la siguiente etapa. Esto podría incluir cosas como el número de prospectos que tienes, el número de oportunidades, el número de tratos en el embudo, y el valor en dólares de cada trato.
Beneficios del seguimiento del pipeline de ventas
Como hemos mencionado, el seguimiento del pipeline de ventas es la mejor manera de gestionar y optimizar tu proceso de ventas. Te permite ver exactamente dónde se encuentra cada prospecto en relación a tu proceso de ventas y cuánto tiempo está tomando. Esto te permite identificar áreas problemáticas en tu proceso de ventas y diseñar estrategias para solucionarlas.
Al monitorear y seguir tu proceso de ventas, puedes:
- Incrementar los ingresos: Aunque los datos varían, muchas empresas ven un aumento en los ingresos cuando implementan un proceso de seguimiento del pipeline de ventas. Esto se debe a que están rastreando prospectos, convirtiéndolos en oportunidades y cerrando más tratos.
- Aumentar la conciencia de marca: El proceso de ventas es una excelente oportunidad para dar a conocer tu marca. A través de la nutrición y la interacción con los prospectos en cada etapa del proceso, puedes aumentar la conciencia de marca y dar a conocer tu nombre.
- Reducir los tiempos del ciclo de ventas: Al monitorear tus tiempos de ciclo de ventas, puedes ver dónde hay retrasos innecesarios. Esto te permite identificar áreas de mejora y reducir el tiempo del ciclo de ventas.
Estadísticas de seguimiento del pipeline de ventas
Al menos el 70% de las empresas utilizan el seguimiento del pipeline de ventas. Aunque este número puede parecer alto, es importante recordar que el 30% restante no está utilizando las mejores prácticas para el seguimiento del embudo de ventas que estamos describiendo en este post.
Más de la mitad de los vendedores no utilizan el seguimiento del pipeline de ventas. De hecho, solo el 29% de los vendedores utiliza un sistema de gestión del proceso de ventas.
Sólo el 15% de los vendedores dice que son extremadamente efectivos en la gestión de su proceso de ventas. Esto resalta la importancia del seguimiento del pipeline de ventas y la necesidad de que los vendedores implementen un sistema de gestión del proceso de ventas.
Las empresas que utilizan un sistema de gestión del proceso de ventas ven un aumento promedio del 10% en los ingresos anuales. Esto resalta la importancia del seguimiento del embudo de ventas y la necesidad de gestionar tu proceso de ventas.
Consejos para un exitoso seguimiento del pipeline de ventas
- Entiende tu proceso de ventas: Como en cualquier aspecto de las ventas, es importante entender tu proceso de ventas. Esto significa que necesitas entender las diferentes etapas de tu proceso de ventas y el tiempo que requiere cada etapa. Hacer esto te permite hacer un seguimiento del pipeline de ventas de manera precisa y evaluar áreas de mejora.
- No sigas demasiadas métricas: Aunque es importante seguir las métricas, no querrás seguir demasiadas. Es importante mirar el panorama general y entender cómo las KPIs de ventas, como los ingresos y el margen de beneficio, impactarán en tu empresa.
- Usa un sistema automatizado: Si bien es importante seguir las métricas, también es crucial agilizar el proceso. Un sistema automatizado es la mejor manera de hacer esto. Esto te permite seguir las métricas automáticamente y mantener un seguimiento de tu proceso de ventas con facilidad.
- Revisa tus métricas regularmente: Es importante revisar tus métricas de ventas regularmente y mantener un seguimiento de tu progreso. Al revisar métricas como los ingresos y el número de prospectos, puedes obtener una mejor comprensión de tu proceso de ventas y realizar cambios cuando sea necesario.
Estrategias para crear un sistema de seguimiento del pipeline de ventas eficaz
- Sigue las métricas correctas: Es importante seguir las métricas adecuadas para tu proceso de ventas. Esto significa que necesitas entender los insights que tendrán el mayor impacto en tu proceso de ventas y en los números de ventas. Luego puedes seguir estas métricas para mantener un control cercano y un seguimiento del pipeline de ventas.
- Identificar áreas problemáticas: Al seguir tu proceso de ventas, es fácil identificar áreas problemáticas y buscar formas de solucionarlas. Por ejemplo, si notas que está tomando demasiado tiempo para que los prospectos se conviertan en oportunidades, puedes tomar medidas y diseñar una estrategia para acelerar el proceso.
- Crea criterios de calificación de prospectos: Esto es especialmente importante si estás utilizando un proceso de ventas con varias etapas. Al crear criterios de calificación de prospectos, puedes descartar los malos prospectos en una etapa temprana y centrarte en las oportunidades de ventas con más probabilidades de cerrar.
- Utiliza diferentes etapas del embudo: En la medida de lo posible, intenta evitar el uso de etapas genéricas como “prospección” y “oportunidad”. En su lugar, propón etapas específicas para tu proceso de ventas. Esto te permitirá seguir mucho mejor tu proceso de ventas y mantener un registro de los prospectos, oportunidades y números de ventas.
Indicadores Clave de Rendimiento (KPIs) para el seguimiento del pipeline de ventas
- Tasa de cierre: Este es el porcentaje de ventas que se cierran de todas las oportunidades generadas en un cierto período de tiempo, generalmente un mes. Este es uno de los KPIs más importantes para que los vendedores hagan seguimiento del pipeline de ventas.
- Ingresos: Esta es la cantidad total de ventas que has realizado en un cierto período de tiempo (generalmente un mes). Este es otro KPI importante porque muestra cuánto dinero estás generando.
- Beneficio bruto: Esta es la diferencia entre los ingresos y el costo de los bienes vendidos (COGS, por sus siglas en inglés). Esto indica cuánto dinero estás ganando después de vender tus productos, antes de contabilizar los gastos.
Mejores prácticas para el seguimiento del pipeline de ventas
- Registra el número de prospectos generados
La primera métrica que debes seguir es el número de prospectos generados por mes. Esta es una gran métrica para seguir porque muestra el número de oportunidades que tienes para el mes. Es importante seguir esto porque te da una idea de cuántas ventas podrás hacer durante el mes. Podrás ver cuántos prospectos están llegando, lo que te ayuda a entender mejor tu proceso de ventas. Te permite ver dónde podría haber un problema con tu proceso de ventas y dónde puedes mejorar.
- Registra el número de oportunidades
La siguiente métrica que debes seguir es el número de oportunidades de venta generadas por mes. Este número representa la cantidad de oportunidades que tienes mensualmente. Te permite ver cuántas oportunidades estás obteniendo y te ayuda a entender mejor tu proceso de ventas. También muestra dónde podría haber un problema con tu proceso de ventas y dónde puedes mejorar.
- Registra el número de acuerdos cerrados por mes
La siguiente métrica que debes seguir es el número de ventas cerradas al mes. Esto muestra el número de acuerdos cerrados en un cierto período de tiempo (generalmente un mes). Esta es otra métrica importante porque te permite ver cuántos acuerdos estás cerrando mensualmente. Muestra lo exitoso que es tu proceso de ventas y te ayuda a entenderlo mejor. Además, indica dónde podría haber un problema con tu proceso de ventas y dónde puedes mejorar.
Curso para realizar un seguimiento eficiente del pipeline de ventas
El seguimiento efectivo del pipeline de ventas es una de las tareas más importantes para cualquier equipo de ventas. Desde la generación de leads hasta el cierre de acuerdos, cada etapa necesita un cuidadoso monitoreo y gestión. No solo te permitirá identificar las áreas que necesitan mejora, sino que también te brindará una visión clara del rendimiento de tu equipo y la salud de tu empresa.
Las 11 prácticas de gestión de pipeline que hemos compartido contigo aquí, sin duda, te proporcionarán una base sólida para comenzar. Sin embargo, recuerda siempre que la clave del éxito radica en la adaptabilidad. Cada empresa es única y por lo tanto, se beneficiará de un enfoque personalizado. Por lo tanto, no dudes en adaptar y modificar estas prácticas para ajustarlas a tu realidad empresarial.
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Recuerda que el seguimiento y la gestión del pipeline ventas son procesos continuos. No hay un ‘final’ per se, siempre hay espacio para mejorar, adaptar y evolucionar. Mantén un enfoque proactivo, analiza constantemente tu desempeño y nunca dejes de buscar formas de optimizar tus esfuerzos de ventas.
Finalmente, celebra tus éxitos. A medida que ves cómo se llena tu pipeline y cómo se cierran más acuerdos, asegúrate de reconocer y celebrar el esfuerzo y la dedicación de tu equipo. Después de todo, ellos son los verdaderos impulsores del éxito de tu pipeline de ventas.
Publicado originalmente el 31 julio 2023, actualizado el 1 septiembre 2023
