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Muchas organizaciones lanzan solicitudes de propuestas (RFP) porque tienen necesidades de productos o servicios que no pueden resolverse internamente y para ello, solicitan ofertas a varios contratistas especializados de los cuales sólo uno podrá ganar la RFP.
Obstáculos para ganar licitaciones
- La magnitud de una RFP puede ser enorme
Las RFP contienen miles de preguntas y solicitudes de contenido específico. Si una empresa tiene la solución al problema planteado por el emisor, entonces responde con una propuesta que incluya todas las respuestas y el contenido solicitado. Dependiendo del tamaño de la RFP, puede llevar horas, días o semanas preparar una respuesta. La solución será tenida en cuenta para ganar la licitación, siempre que se envíe una respuesta completa a la RFP dentro del plazo establecido.
- La competencia es feroz
El emisor compara la respuesta a la RFP con todas las demás respuestas recibidas de los otros competidores. A veces, para ganar una RFP, el emisor se fija en el precio más bajo, y otras veces, en la mejor solución, aquella que responda mejor a sus requerimientos técnicos. A veces, ambas cosas… o ninguna.
- Ganar licitaciones requiere algo más que papeleo
La mayoría de las veces, el ganador es el resultado de la mejor propuesta, un término general que incluye la respuesta a la solicitud de propuestas, las relaciones establecidas con los expertos en ventas y en la materia (PYMES) durante el proceso, el precio, la reputación y otros muchos factores. También hay ocasiones en las que los ganadores se seleccionan en función de las relaciones previas o existentes entre las dos organizaciones.
Sea cual sea el factor decisivo para ganar licitaciones, lo cierto es que hay que redactar una respuesta a la RFP para tener una oportunidad.
Cómo responder para ganar licitaciones
El proceso de respuesta a una RFP es cíclico, no lineal. Para ganar una solicitud de licitación, hay que seguir estos ocho pasos después de conocer los pliegos técnicos y administrativos de la RFP.
- Calificar la oferta
Lo primero es analizar si merece la pena responder a la RFP pues pueden llevar semanas en redactarse. Empezar con un punto de verificación de “sí” o “no”, da la oportunidad de evaluar la medida de la solución, la viabilidad financiera del proyecto, la disponibilidad de recursos necesarios para presentar una respuesta en el plazo establecido y cualquier otro factor que afecte al proceso de respuesta. En esencia, elaborar una propuesta es como invertir y toda inversión requiere un examen minucioso.
- Entender los requisitos
¿Qué se necesita para conseguirlo? Desde el tipo de contenido, pasando por quién lo produce, hasta quién es el responsable de aprobar la propuesta final. La lista puede ser bastante larga, pero debe ser exhaustiva para que no se escape nada.
- Responder a las preguntas más frecuentes
Es importante poder recurrir a una biblioteca de contenidos centralizada para responder a las preguntas más frecuentes que aparecen en las RFP a las que se presenta tu empresa. Si algo necesita ser revisado por un experto en la materia, debe hacerse antes de enviarlo para poder ganar una RFP.
- Asigna fechas de entrega y tareas a los colaboradores clave
Después de determinar los requisitos, hay que identificar todos los hitos. Habrá fechas de entrega de contenidos, revisiones, ediciones y aprobaciones para múltiples colaboradores. El truco está en respetar el tiempo de todos mientras se impulsa el proceso.
- Asignar preguntas para revisión y aprobación
Lo más probable es que hayan varios aprobadores para dar el visto bueno a contenidos relacionados con ventas, producto, soporte, legal, marca, etc.
- Pulir
Para ganar licitaciones, es necesario asegurarse de contar bien la historia añadiendo elementos visuales u otros contenidos de apoyo. Aquí es donde puede estar la clave de la diferenciación competitiva. Si se cuenta con un equipo dedicado a preparar las propuestas, esto puede recaer en especialistas en redacción y diseño dentro de ese equipo. También puede recaer en alguien capaz de alinear la parte técnica con la propuesta de valor o alguien que ponga los ojos en cualquier cosa que la empresa produzca para audiencias externas. Para ganar una RFP, es esencial que la propuesta tenga un formato limpio y fácil de leer.
- Revisar
Para ganar solicitud de propuesta, es muy importante revisar cualquier mala gramática y errores tipográficos pues pueden ser la causa de perder la licitación.
- Enviar al emisor
Si se han seguido todos los pasos anteriores de manera minuciosa para ganar una RFP, sólo queda enviar la propuesta, garantizar que llegue antes de la fecha final de recepción pautada por el cliente y esperar noticias.
Buenas prácticas para responder y ganar una RFP
Tanto si se cuenta con un equipo específico de interesados de cada departamento como si se asigna un nuevo equipo a cada proyecto, lo más importante es que todos los miembros de la organización reconozcan que tienen algo que decir.
Ganar una RFP, presentar propuestas de venta proactivas y responder con rapidez a los cuestionarios equivale a obtener ingresos y puede determinar si la empresa crece, decrece u ofrece un punto porcentual extra en el fondo de jubilación del año que viene.
Formar el equipo adecuado para ganar RFP
Los gestores de propuestas y cotizaciones lideran el equipo de propuestas y pueden considerarse a sí mismos como el director de la RFP. El equipo de propuestas está formado por las personas fiables para una serie de funciones:
- Interacción con clientes potenciales y clientes: Los equipos de cara al cliente están al tanto de las necesidades de los competidores y los clientes.
- Experiencia técnica en la materia: Muchas preguntas de la solicitud de propuestas requieren respuestas detalladas, por lo que se debe recurrir a las personas que más saben sobre el área de especialización.
- Mensajes de marca: Consultar con el departamento de marketing antes de enviar la respuesta para asegurarse de que se ajusta a la marca.
- Soporte informático: ¿puede la empresa satisfacer las necesidades del emisor?
Todos estos factores son vitales para ganar una RFP e incluso un departamento de propuestas formado por una sola persona necesita la aportación de PYMES internas o externas para elaborar una respuesta de alta calidad.
Responder sólo a las RFP que se pueden ganar
Como parte de la calificación de la oferta al principio del proceso de respuesta a la RFP, se debe añadir un punto de control para asegurarse de que sólo se responden a las RFP que se pueden ganar. Tanto si se trata de una reunión de equipo programada como de una lista de comprobación, para ganar una RFP se deben responder a las siguientes preguntas:
- ¿Es la RFP adecuada para la empresa y la solución?
- ¿Se dispone de una solución integral que aborde todos los retos y puntos planteados en la solicitud? ¿Podemos tener una ventaja competitiva?
- ¿El precio se ajusta al presupuesto?
- ¿Hay una relación previa o existente con la empresa emisora? ¿Hemos intervenido o participado en impulsar esta RFP?
- ¿Se sabe por qué se ha publicado la solicitud de propuestas? ¿Cuál es el verdadero problema que se pretende resolver? ¿Existe alguna urgencia?
- ¿Se puede cumplir con el plazo de presentación?
Basar las respuestas a estas preguntas en datos y no en pruebas anecdóticas ayudará a validar el paso de aprobación o rechazo, así como el papel del gestor de propuestas.
Respetar el tiempo de los colaboradores
Si se quiere que el cliente y otras partes interesadas se sientan responsables de la propuesta, entonces se debe respetar su tiempo. Las respuestas a las RFP se resentirán si los colaboradores acaban trabajando fuera de horario y los fines de semana, con prisas por cumplir los plazos. Para tener más posibilidades de ganar licitaciones, es importante conseguir que acepten de antemano los plazos y el tiempo necesario para las revisiones y aprobaciones.
Documentar el proceso
Un proceso de respuesta a RFP documentado anclará al equipo en los momentos más caóticos. El proceso depende del gestor, pero un software CRM Industrial para responder RFP facilitará la automatización, ejecución y supervisión de los procesos de principio a fin en varios proyectos que se ejecuten simultáneamente.
Realizar una revisión de pérdidas y ganancias
La revisión de pérdidas y ganancias ofrece al equipo la oportunidad de cerrar el círculo y evaluar internamente lo que funcionó y lo que no. Ganar una RFP puede ser muy satisfactorio pero es necesario analizar por qué se ganó para saber cómo repetirlo en futuras propuestas. Lo mismo ocurre cuando se pierde, hay que averiguar el motivo y evitarlo en futuras propuestas. Aquí tienes algunas razones de la pérdida de una RFP:
- Precio muy alto y pobremente justificado
- Precio muy bajo (Baja temeraria)
- RFP mal cualificada / No nos ajustamos a lo pedido
- RFP orientada a un proveedor
- Técnicamente mal valorada
- No cumplimos con algún requerimiento
- Muchos y diversos proveedores participando
Se debe incluir a todo el equipo de la propuesta en un resumen final, y hacer un esfuerzo adicional para trabajar codo con codo con el equipo de ventas para que puedan aportar la perspectiva del cliente.
Dejar que la tecnología haga el trabajo pesado
El proceso de respuesta a las solicitudes de propuestas es cíclico. La revisión de las victorias y las derrotas informará sobre el nuevo paso de licitar o no, aumentando la precisión predictiva de las RFP que realmente puede ganar. Es muy útil contar con un CRM para trabajar licitaciones para la revisión de victorias y derrotas, ya que se dispone de todo lo necesario para la respuesta (planificación, comunicación, contenido y la respuesta real) en un único lugar.
El software es la forma más eficaz de ganar una RFP porque ayuda a superar la falta de tiempo, experiencia y otros recursos. Es lo que marca la diferencia y ayudará a responder y ganar licitaciones. Menos de la mitad de las empresas utiliza tecnología específica para RFP, por lo que existe una gran oportunidad de adelantarse a la competencia.
Recomendaciones adicionales para ganar licitaciones
Para ganar es esencial tener un proceso para responder RFPs y licitaciones industriales. Los vendedores son una parte muy importante del proceso. Además, es bueno implementar reuniones formales de inicio para las RFP que sean rápidas e incluyan material de lectura previa en la invitación para empezar a trabajar de inmediato. Algunas empresas combinan esta actividad con un punto de control de aprobación/no aprobación.
Es igualmente recomendable, mantener reuniones o llamadas diarias de 15 minutos a medida que se acerque la fecha límite de la RFP y centrarse en los informes de situación y los puntos de acción.
