Planificación de visitas de ventas: Objetivos, Procesos, Plantillas y Ejemplos

Cuando se trata de ventas, la planificación es una de las herramientas más valiosas para alcanzar el éxito. En un mundo empresarial cada vez más competitivo, donde los clientes tienen más opciones que nunca, la capacidad de planificar y ejecutar visitas de ventas efectivas marca la diferencia entre cerrar un trato o quedarse rezagado.

En este artículo, exploraremos la importancia de la planificación de visitas de ventas y cómo puede impulsar tu desempeño y resultados en el proceso de ventas. Desde investigar a tus clientes y preparar una estrategia sólida hasta establecer metas claras y diseñar presentaciones persuasivas, descubrirás cómo una planificación cuidadosa puede ayudarte a destacarte en un mercado saturado y convertir cada visita en una oportunidad exitosa.

Ya sea que seas un vendedor experimentado o recién estés comenzando tu carrera en ventas, este artículo te brindará consejos prácticos y perspectivas útiles para mejorar tus habilidades de planificación y llevar tus visitas de ventas al siguiente nivel. Prepárate para descubrir cómo la planificación estratégica puede marcar una gran diferencia en tu rendimiento y en el logro de tus objetivos de ventas.

Por qué debes planificar cada visita de ventas

Planificar cada visita de ventas es fundamental para lograr un desempeño efectivo y aumentar tus posibilidades de éxito en la consecución de tus objetivos. Aquí te presento una ampliación de estas ideas:

1. Serás más efectivo: La planificación te permite ser más efectivo en tus visitas de ventas al tener claridad sobre tus objetivos y las acciones necesarias para alcanzarlos. Al definir de antemano qué quieres lograr en cada visita, puedes enfocarte en las actividades y mensajes más relevantes para cada cliente. Esto te permite maximizar el tiempo y los recursos dedicados a cada visita, evitando distracciones y asegurando que cada interacción sea productiva.
2. Tendrás mayores posibilidades de alcanzar tus objetivos: Al planificar cada visita de ventas, estás estableciendo una guía clara que te ayuda a dirigir tus esfuerzos hacia la consecución de tus objetivos. Al tener metas específicas y un enfoque estratégico, aumentas tus posibilidades de lograr los resultados deseados. La planificación te ayuda a identificar los pasos necesarios, las preguntas clave y las acciones a seguir para avanzar en el proceso de venta y cerrar con éxito.
3. Estarás más preparado para superar desafíos: La planificación te permite anticipar y prepararte para posibles desafíos o contratiempos durante la visita de ventas. Al considerar diferentes escenarios y posibles objeciones, puedes desarrollar estrategias para superarlos de manera efectiva. Esto te da confianza y te ayuda a responder de manera asertiva, permitiendo que la visita continúe de manera fluida y sin contratiempos.
4. Mejorarás tu imagen profesional: Al planificar cuidadosamente cada visita de ventas, demuestras profesionalismo y compromiso con tu trabajo. Esto refuerza tu imagen como un vendedor confiable y dedicado, generando confianza en tus clientes. La planificación te permite presentarte de manera organizada, con información relevante y soluciones personalizadas, lo que fortalece tu reputación profesional y establece una base sólida para construir relaciones comerciales a largo plazo.
5. Maximizarás el potencial de cada visita: Al planificar, puedes identificar oportunidades adicionales o ventajas competitivas que puedes destacar durante la visita de ventas. Esto te permite aprovechar al máximo cada interacción, presentando ofertas complementarias, presentando nuevas soluciones o brindando información adicional que pueda influir en la decisión de compra del cliente. Al maximizar el potencial de cada visita, aumentas las posibilidades de generar mayores ingresos y construir relaciones más sólidas con tus clientes.

La forma de lograr el objetivo de cerrar la venta con una oportunidad es a través de la realización de  la planificación de  visitas de ventas y avances. Al establecer los objetivos apropiados para cada visita y encuentro comercial, lograremos una cadena ininterrumpida de avances exitosos que finalmente llevarán al cierre de la venta y a la obtención del pedido.

Un avance es una acción significativa que requiere energía por parte del cliente, ya sea durante la llamada o justo después, que mueve la venta hacia una decisión.

Al planificar cada visita comercial o encuentro de ventas de manera apropiada, lograremos una cadena ininterrumpida de avances exitosos que finalmente llevarán al cierre de la venta y a la obtención del pedido.» Las acciones de avance son clave para cerrar la venta.

A menudo, los vendedores tienen dificultades para articular exactamente lo que esperaban lograr en las visitas y reuniones de ventas. Es como si estuvieran pensando: «Voy a reunirme con el cliente y ver qué sucede». Esto es simplemente esperar que algo suceda, y como solía decir el fallecido Rick Page, «La esperanza no es una estrategia». Hay algunos errores comunes al planificar visitas de venta, y es fácil caer en estas trampas. Los tres errores más comunes al establecer objetivos para las visitas de ventas son:

• El objetivo de la visita de ventas es demasiado general y no específico.
• El objetivo de la entrevista de ventas es irrealista.
• El objetivo de la reunión de ventas con el cliente no es realmente un avance.

Exploraremos estos errores un poco más a fondo. El cierre del negocio es posible si establecemos objetivos en cada encuentro de ventas de manera más realistas y si se comprende exactamente qué es lo que esperas que suceda y qué es lo que el cliente está dispuesto a hacer.

• El objetivo de la visita de ventas es demasiado general: Los objetivos para tu próxima reunión comercial con un cliente deben ser específicos y medibles. Cuando el objetivo de la visita de ventas es vago o general, es muy fácil terminar la reunión sin saber realmente si se logró o no. Objetivos de visitas comerciales vagos como «mantener el contacto» te dejarán completamente confundido acerca de la dirección que has tomado y el progreso que has hecho al finalizar la reunión. Cada objetivo de visita debe ser lo suficientemente específico como para que al final de la entrevista comercial sea fácil saber si se logró o no.
• El objetivo de la visita de ventas es irrealista: Inicialmente, cuando se les pregunta, la mayoría de los vendedores dirán que el objetivo de su visita es «cerrar el trato”. Puede asegurarte que en la gran mayoría de las transacciones, excepto las más simples, en realidad cerrar el trato es poco realista en las primeras visitas o reuniones. Es importante establecer objetivos de visitas que sean alcanzables y realistas dentro del contexto de la etapa actual del proceso de ventas consultiva donde te encuentras.
• El objetivo de la visita no es realmente una acción de avance: Tengamos en cuenta que un avance es una acción significativa que requiere energía por parte del cliente, ya sea durante la visita comercial o inmediatamente después de ella, y que mueve la venta hacia una decisión de compra favorable. Si el objetivo de la visita no implica un avance real en el proceso de ventas, es probable que estés simplemente continuando sin llegar a ningún resultado concreto.

Tomemos un momento para revisar los objetivos de cada una de tus últimas visitas de ventas que has realizado en las semanas anteriores y asegurarnos de que sean específicos, realistas y representen un avance en el proceso de ventas.

1. ¿Eran específicos y medibles? ¿Pudiste determinar fácilmente si se lograron o no?
2. ¿Eran realistas desde la perspectiva del cliente?
3. ¿Eran realmente un avance en el proceso de ventas, es decir, requerían acción y energía por parte del cliente?
4. ¿Eran realistas desde la perspectiva del cliente?
5. ¿Eran acciones de avance reales?
   • ¿Estaban centrados en el cliente? (cosas que el cliente haría)
   • ¿Requerían acción y energía por parte del cliente?
   • ¿Eran algo que impulsaría la venta hacia adelante?
6. ¿Hay algún patrón en el tipo de objetivos de llamada que has establecido en el pasado?

Analiza tus respuestas y reflexiona sobre la efectividad de tus objetivos de visita. Asegúrate de que tus objetivos sean claros, alcanzables y orientados hacia el avance en el proceso de ventas. Esto te ayudará a tener un mayor control sobre tus interacciones con los clientes y a obtener mejores resultados en tus ventas.

Es común que, hasta recibir capacitación en procesos de ventas consultivas, los vendedores enfoquen sus objetivos de visita en lo que ellos, como profesionales, harán en lugar de centrarse en el cliente y en lo que queremos que el cliente haga. Ignorar al cliente, su ciclo de compra y considerar solo nuestras propias actividades y ciclo de ventas es uno de los mayores errores en la venta profesional. Esto plantea un desafío en relación con la planificación de las visitas de ventas:

Cuando completas la acción planeada (por ejemplo, dar una presentación), tiendes a sentirte bien contigo mismo y es posible que el cliente potencial también refleje esta buena sensación. Esto puede dificultar la evaluación de su verdadero nivel de compromiso, ya que las buenas sensaciones no son el criterio principal para un avance, solo la acción y la energía lo son. Y como no se ha dado ninguna acción o compromiso por parte del cliente, es posible que terminemos el encuentro pensando que hay un interés sólido, cuando en realidad no tenemos pruebas reales de eso.

Es importante que los objetivos de visitas de ventas estén centrados en el cliente, sean realistas y requieran acciones concretas y energía por parte del cliente. Esto nos ayudará a evaluar mejor el compromiso del cliente y avanzar en el proceso de ventas de manera efectiva. Analiza tus objetivos de visitas pasados, por decir algo, de los últimos 6 meses para identificar patrones y asegúrate de ajustarlos para que estén centrados en el cliente y sean verdaderos avances en el proceso de ventas, es una excelente tarea que te recomiendo.

Sin embargo, con el paso del tiempo, te darás cuenta de que a pesar de las numerosas demostraciones y respuestas positivas que tengas de tus posibles clientes, no encontrarás una acción clara o energía por parte del cliente que indicara un avance real en el proceso de venta. El cliente parece contento con continuar las demostraciones sin realizar compromisos firmes o tomar acciones decisivas para avanzar en la venta.

Tras reflexionar y revisar los objetivos de las visitas, quedó claro que los objetivos muchas veces no son avances específicos, medibles o centrados en el cliente. Deja de centrarte en realizar demostraciones de tus soluciones y obtener comentarios positivos por parte del cliente, e intenta establecer próximos pasos claros de progreso o compromisos por parte del cliente.

Debes entender la importancia de establecer objetivos claros y centrados en el cliente para tus próximas reuniones de ventas, que conduzcan a avances tangibles en el proceso de venta. Aprende que las acciones y la energía por parte del cliente son indicadores cruciales de su nivel de compromiso y la probabilidad de cerrar la venta.

Te recomiendo re-evaluar tus objetivos de visitas de ventas y apuntar las acciones que realmente te llevarán a avanzar la venta, como organizar reuniones con tomadores de decisiones clave, discutir planes de implementación o realizar un proyecto piloto. Estos objetivos requieren que el cliente invierta tiempo, esfuerzo y energía, indicando un mayor nivel de compromiso y progreso hacia el cierre.

Al comprender la diferencia entre acciones para continuar y las acciones de avance, y establezcas objetivos de visita de ventas apropiados, podrás reenfocar tus esfuerzos y abordar cada oportunidad de venta de manera más efectiva. Aprenderás que los verdaderos avances hacia el ciérrele la venta son acciones impulsadas por el cliente que requieren compromiso y energía, lo que en última instancia aumenta las posibilidades de cerrar la venta.

Al utilizar objetivos de visitas de ventas  que requieran acción y energía por parte del cliente, podemos evaluar su nivel de compromiso y progreso hacia el cierre. Es crucial diferenciar entre continuaciones y avances, asegurándonos de que los objetivos establecidos sean específicos, medibles, realistas y orientados al cliente.

Comprender la perspectiva del comprador y alinear nuestros objetivos con sus necesidades y progresión es clave para lograr el éxito mutuo. Nuestro papel como vendedores no consiste simplemente en educar o hacer presentaciones comerciales, sino en facilitar acciones en nombre de nuestros clientes que mejoren su situación y contribuyan a un resultado beneficioso para ambas partes.

Al adoptar objetivos centrados en el cliente y facilitar las acciones necesarias, podemos impulsar un progreso significativo en el proceso de ventas y aumentar la probabilidad de cerrar la venta.

Asume tu papel como líder y agente de cambio. Tu prospecto se reúne contigo porque desean mejorar de alguna manera y buscan tu orientación y liderazgo. A través de tus conocimientos, habilidades y facilitación, te conviertes en el catalizador que les permite alcanzar sus metas.

Las acciones que mejorarán mejor la condición de un cliente variarán de un cliente a otro y cambiarán con el tiempo. Por eso es importante tener una comprensión clara de lo que constituye a ganar una venta para cada cliente específico y articularlo en nuestro objetivo general de ventas.

En cuanto a los objetivos individuales de cada entrevista de ventas, en un sentido genérico, cada encuentro de ventas tiene el mismo objetivo: lograr que el cliente potencial se comprometa con un avance y se acerque a su resultado deseado. En este sentido, eres como un coach que les ayuda a pasar de donde están a donde quieren estar (Resultados deseados)

En un momento exploraremos una gama completa de avances, desde los mejores hasta los peores, que podrías establecer como tu objetivo de visita comercial, para que tengas un avance ideal específico y varios avances alternativos si tu avance ideal resulta poco realista o es descartado por el cliente.

Las tres preguntas clave para planificar una visita de ventas con un cliente

Al concluir este artículo, quiero presentarte las tres preguntas mágicas previas a cualquier entrevista de ventas. Debes conocer la respuesta a cada una de estas preguntas antes de cada encuentro de ventas. Si dominas el hábito de responder a estas tres preguntas antes de cada encuentro de ventas, verás que tu efectividad comercial se multiplicará muchas veces.

Aquí están las tres preguntas mágicas previas a la visita comercial:

Antes de cada encuentro de ventas, ya sea en persona, por teléfono, videollamada  o de otra manera, responde las siguientes tres preguntas:

1. ¿Por qué debería este cliente reunirse conmigo?
2. ¿Qué quiero que haga el cliente durante la visita y después de ésta?
3. ¿Cómo puedo ofrecer valor en este encuentro comercial?

Hazlo ahora mismo antes de continuar. Mira tu calendario, toma tus próximas cinco citas y responde estas tres preguntas en un papel.

Este es un ejercicio importante, así que realmente hazlo. Te alegrarás de haberlo hecho.

¿Qué descubriste? ¿Fue fácil o te resultó desafiante?

Con estas preliminares, estaremos listos para ejecutar el cierre de la venta con su máxima efectividad. Al establecer objetivos apropiados para cada encuentro comercial, lograremos una cadena ininterrumpida de avances exitosos que, en última instancia, nos llevarán al cierre de la venta.

Los Objetivos de la visita comercial (avances preplanificados) son una parte clave para maximizar la efectividad hacia el cierre de la venta. Tener acciones de avance preplanificados como objetivos de la visita de ventas  multiplicará tu efectividad muchas veces. Planificar tu visita de ventas no tiene que ser complicado. Al responder las tres preguntas mágicas estarás preparado para avanzar hacia el cierre con esa visita y aumentar aún más tu efectividad en cada encuentro.

Beneficios de la planificación de visitas de ventas

Beneficios tácticos de la planificación de visitas de ventas 

La planificación de visitas de ventas ofrece una serie de beneficios tácticos que te colocan en una posición ventajosa en comparación con tu cliente. Al estar mejor preparado, puedes aprovechar al máximo cada oportunidad de venta. Estos son algunos beneficios clave:

1. Estar mejor preparado que tu cliente: La planificación te brinda una ventaja competitiva al estar más preparado que tu cliente. Al investigar y recopilar información relevante sobre el cliente, su empresa y sus necesidades, puedes anticiparte a sus preguntas y objeciones. Esto te permite presentarte como un profesional bien informado y ganar su confianza desde el principio.
2. Conocer mejor al cliente: La planificación te permite conocer a fondo a tu cliente antes de la visita. Al comprender su industria, desafíos y metas, puedes adaptar tu enfoque y mensajes para que sean más relevantes y persuasivos. Esto te ayuda a establecer una conexión más sólida con el cliente, demostrando que te preocupas por su éxito y que puedes ofrecer soluciones específicas a sus necesidades.
3. Identificar oportunidades de venta: Durante la planificación, puedes identificar posibles oportunidades de venta adicionales. Al analizar el historial del cliente, sus compras anteriores o su posición en el mercado, puedes identificar productos o servicios complementarios que puedan agregar valor a su negocio. Esto te permite presentar propuestas adicionales durante la visita, aumentando así el valor y el potencial de venta.
4. Planificar la presentación: La planificación te brinda la oportunidad de diseñar una presentación efectiva y persuasiva. Puedes estructurar tu mensaje de manera lógica, resaltando los beneficios clave y las soluciones que ofreces. Al tener una presentación bien preparada, puedes transmitir tu propuesta de valor de manera clara y convincente, captando el interés del cliente y generando una respuesta positiva.
5. Prepararse para preguntas y objeciones: La planificación te permite anticipar las posibles preguntas y objeciones que puedan surgir durante la visita. Al analizar los posibles escenarios y preparar respuestas sólidas, puedes abordar las preocupaciones del cliente de manera efectiva y superar objeciones. Esto te da confianza y te permite responder de manera asertiva, demostrando tu experiencia y conocimiento en el área.
6. Mejorar tu imagen profesional: Al planificar tus visitas de ventas de manera meticulosa, muestras tu profesionalismo y compromiso con la excelencia. Esto refuerza tu imagen como un vendedor serio y confiable, lo que puede generar una impresión positiva en el cliente. Una buena planificación también demuestra tu dedicación a brindar soluciones efectivas y resultados tangibles, lo que fortalece tu credibilidad como profesional de ventas.

Beneficios estratégicos de la planificación de visitas de ventas

Además de los beneficios tácticos, la planificación de la visita de ventas también ofrece beneficios estratégicos clave que te ayudarán a impulsar tu desempeño y lograr resultados a largo plazo. Estos beneficios incluyen:

1. Parar y pensar estratégicamente: La planificación de la visita de ventas te obliga a detenerte y reflexionar estratégicamente sobre tus objetivos, metas y enfoque. Te brinda la oportunidad de evaluar tu estrategia de ventas en general y asegurarte de que estás alineado con los objetivos de tu empresa. Esto te permite tomar decisiones informadas y estratégicas en cada visita, maximizando tus posibilidades de éxito a largo plazo.
2. Pensar en los posibles bloqueos y cómo superarlos: Durante la planificación, puedes identificar posibles bloqueos o desafíos que podrían surgir durante la visita de ventas. Esto te brinda la oportunidad de desarrollar estrategias y soluciones anticipadas para superarlos. Al pensar de manera proactiva en los posibles obstáculos y tener un plan de acción para abordarlos, estarás preparado para enfrentar cualquier situación y mantener el control de la visita.
3. Enfoque en la satisfacción del cliente a largo plazo: La planificación estratégica de la visita de ventas te ayuda a enfocarte en la satisfacción del cliente a largo plazo. Al tener una comprensión clara de las necesidades y metas del cliente, puedes adaptar tu enfoque y mensajes para brindar soluciones sostenibles y de valor a largo plazo. Esto te permite construir relaciones sólidas y duraderas con los clientes, generando lealtad y repetición de negocios.
4. Aprovechar oportunidades estratégicas: La planificación te permite identificar oportunidades estratégicas para impulsar tu negocio. Puedes evaluar el potencial de crecimiento en cada visita, identificar áreas para ofrecer servicios adicionales, presentar ofertas especiales o establecer alianzas estratégicas. Al aprovechar estas oportunidades estratégicas, puedes aumentar tu participación en el mercado y fortalecer tu posición competitiva.
5. Evaluar y ajustar tu estrategia de ventas: La planificación de la visita de ventas te brinda la oportunidad de evaluar y ajustar tu estrategia de ventas en curso. Puedes analizar los resultados de visitas anteriores, medir tu rendimiento y obtener retroalimentación valiosa. Esto te permite identificar áreas de mejora, ajustar tu enfoque y optimizar tu estrategia de ventas en general, lo que contribuye a un crecimiento constante y sostenible.

Pasos para la planificación de una visita de ventas

Los pasos para la planificación de una visita de ventas son los siguientes:

1. Investigación previa: Realiza una investigación exhaustiva sobre el cliente o prospecto. Obtén información relevante sobre su empresa, industria, necesidades y desafíos. Esto te permitirá personalizar tu enfoque durante la visita.
2. Establece objetivos claros: Define los objetivos que deseas lograr durante la visita. Puede ser cerrar una venta, obtener información adicional, presentar una propuesta, entre otros. Establecer metas te ayudará a mantener el enfoque y la dirección durante la visita.
3. Prepara tu presentación: Desarrolla una presentación efectiva que destaque los beneficios de tu producto o servicio y cómo puede satisfacer las necesidades del cliente. Organiza tu contenido de manera lógica y asegúrate de que sea relevante para el cliente.
4. Adapta tu enfoque: Ten en cuenta las características y preferencias del cliente. Adapta tu enfoque de ventas para que se ajuste a su estilo de comunicación, nivel de conocimiento y necesidades específicas. Esto te ayudará a establecer una conexión más sólida con el cliente.
5. Planifica el tiempo: Establece una agenda clara y realista para la visita. Asegúrate de asignar suficiente tiempo para cada etapa de la reunión, incluyendo tiempo para preguntas y respuestas, discusiones y cierre.
6. Revisa los materiales de apoyo: Prepara todos los materiales de apoyo que puedas necesitar durante la visita, como folletos, muestras de productos, casos de éxito, demostraciones, etc. Asegúrate de que estén en buen estado y listos para su uso.
7. Practica tu presentación: Realiza ensayos previos para familiarizarte con tu presentación y asegurarte de que fluya de manera natural. Practica responder a posibles preguntas o objeciones que puedan surgir durante la visita.
8. Organiza los detalles logísticos: Verifica la fecha, hora y lugar de la visita. Confirma cualquier requisito especial, como acceso a ciertas áreas de la empresa del cliente. Asegúrate de tener toda la información necesaria para llegar al lugar sin contratiempos.
9. Anticipa posibles objeciones: Identifica posibles objeciones o preocupaciones que el cliente pueda tener y prepara respuestas convincentes. Estar preparado te ayudará a abordar las objeciones de manera efectiva y mantener la confianza del cliente.
10. Realiza un seguimiento posterior: Después de la visita, realiza un seguimiento con el cliente para agradecerle por su tiempo y reiterar los puntos clave discutidos durante la visita. Continúa cultivando la relación y mantén la comunicación abierta para avanzar en el proceso de ventas.

La planificación adecuada de una visita de ventas te ayudará a maximizar las oportunidades y aumentar las posibilidades de éxito.

Elementos clave que deben estar incluidos en la planificación de visitas de ventas 

La planificación de una visita de ventas exitosa requiere la consideración de varios elementos clave que garantizarán el aprovechamiento máximo de la oportunidad. Estos elementos incluyen:

1. Investigación: La investigación previa al cliente es fundamental. Debes recopilar información relevante sobre la empresa, su industria, competidores y necesidades específicas. Esto te permitirá adaptar tu enfoque y personalizar tu propuesta durante la visita.
2. Propuesta de valor: Debes desarrollar una propuesta de valor sólida y convincente. Destaca los beneficios únicos de tu producto o servicio y cómo puede resolver los desafíos específicos del cliente. Demuestra claramente por qué deberían elegirte a ti en lugar de a la competencia.
3. Preguntas estratégicas: Prepara una serie de preguntas estratégicas que te permitan obtener información valiosa sobre las necesidades, metas y desafíos del cliente. Escucha atentamente sus respuestas y utiliza esa información para ajustar tu enfoque y presentación.
4. Acciones de avance: Define acciones claras y realistas que te gustaría lograr durante la visita. Establece objetivos específicos, como obtener compromisos, cerrar ventas o programar reuniones de seguimiento. Estas acciones te ayudarán a avanzar en el proceso de ventas y mantener el impulso después de la visita.
5. Agenda bien estructurada: Prepara una agenda clara y bien estructurada para la visita. Establece un tiempo adecuado para cada etapa, incluyendo tiempo para presentación, discusión, preguntas y cierre. Una agenda bien organizada te ayudará a mantener el control y evitar que la visita se desvíe del rumbo.
6. Valor para el cliente: Debes articular claramente por qué el cliente debe atender esta visita de ventas y qué beneficios puede obtener al hacerlo. Destaca cómo tu propuesta puede mejorar tu negocio, resolver problemas existentes o proporcionar nuevas oportunidades. Debes demostrar que vale la pena invertir tiempo en la reunión contigo.

Recuerda que la planificación adecuada de una visita de ventas es esencial para maximizar el éxito. Utiliza estos elementos clave para asegurarte de que estás preparado para ofrecer una presentación relevante, persuasiva y personalizada que capte el interés del cliente y los motive a seguir adelante en el proceso de compra.