Proceso de documentación y trámites administrativos para cerrar la venta

Por lo general, la mayoría del proceso de documentación y trámites administrativos para cerrar la venta comienza una vez que se le ha dado al vendedor una clara indicación de que han sido seleccionados.

Por lo general, esto significa que se han acordado las especificaciones y elementos comerciales del acuerdo; sin embargo, en algunos casos, todavía pueden estar en juego.

El proceso de documentación para cerrar la venta no tiende a diferir demasiado independientemente del estado de las especificaciones o elementos comerciales del acuerdo, a menos que las diferencias en las especificaciones o elementos comerciales lleven al acuerdo a nuevos requisitos de aprobación.

La especificación del proceso de trámites administrativos variará de un cliente a otro. Sin embargo, el objetivo final del proceso es siempre el mismo para el vendedor: un contrato firmado, y para el comprador: la aprobación para liberar los fondos para la inversión y firmar el contrato del vendedor.

Hay mucha superposición entre el proceso de documentación y el proceso de toma de decisiones. En este artículo, trataremos el proceso de documentación y trámites administrativos para cerrar la venta como una parte individual.

¿Que son los trámites administrativos para cerrar la venta?

Los trámites administrativos para cerrar una venta implican la preparación y revisión de documentos, la negociación de términos, la obtención de aprobaciones internas, la preparación de facturas y documentos de envío, el registro y seguimiento de la venta, y el cierre formal con la entrega final. Estos trámites varían según el negocio, pero es importante llevar un registro adecuado y contar con el apoyo de profesionales para garantizar una gestión correcta de los aspectos administrativos.

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Necesitas a un promotor interno para cerrar la venta

Ningún vendedor puede enfrentar el proceso de documentación solo; necesitan el apoyo de su promotor para mapear cada paso e intervenir a favor del vendedor en caso de que surjan problemas inesperados o si su acuerdo necesita priorizarse con otros interesados.

Aunque pueda resultar incómodo presionar a tu promotor para obtener confirmación y actualizaciones en cada etapa, es necesario hacerlo. Es probable que tu promotor alivie tus presiones diciéndote que lo tiene todo bajo control, pero relajarse y no trabajar minuciosamente en cada etapa es lo contrario de lo que debes hacer.

Para cada interesado en el proceso de documentación, debes asegurarte de que tu promotor haya confirmado que están al tanto, informados y disponibles en los plazos comprometidos.

Preguntas clave para tu promotor interno:

• «¿Has trabajado en estas etapas con una solución de similar complejidad/costo a la mía antes?»
• «¿Qué cosas debemos tener en cuenta?»
• «¿Qué has visto que salga mal?»
• «¿Qué debemos hacer para estar preparados y anticiparnos a los problemas?»

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Los 3 elementos clave de cualquier proceso documental para cerrar la venta

En cualquier trámite administrativo para cerrar la venta, siempre existen tres elementos clave que debemos considerar y abordar de manera efectiva: el proceso en sí, las personas involucradas y el cronograma.

El proceso

Como vendedor, es fundamental comprender y tener claridad sobre todo el proceso, desde ser elegido como proveedor preferido hasta lograr que los acuerdos contractuales sean firmados. Cada organización puede tener sus propios requisitos y etapas específicas que deben ser cumplidas y aprobadas.

Es esencial identificar las dependencias y las interrelaciones entre cada parte del proceso. Esto implica mapear detalladamente las etapas en el Plan de Implementación y asegurarse de que estén confirmadas con todos los interesados relevantes. Esto nos permitirá tener una visión clara de cómo avanzar en cada paso y evitar posibles obstáculos.

Las personas

Tan importante como el proceso son las personas. Para cada etapa del proceso, ¿quiénes son las personas que deben aprobar cada etapa? ¿Has creado planes de contingencia razonables en caso de que alguien se retrase o esté indisponible en algún momento? Todo vendedor conoce historias de horror en las que había elaborado meticulosamente su proceso documental, solo para que un interesado desaparezca durante las vacaciones y dañe el proceso planificado.

Las personas involucradas en el proceso desempeñan un papel crucial en el éxito del mismo. Es importante identificar a las partes interesadas clave, como los responsables de la toma de decisiones y los firmantes del contrato, y establecer una comunicación efectiva con ellos. Además, debemos asegurarnos de que estén debidamente informadas y comprometidas con el proceso.

Es fundamental considerar posibles escenarios adversos, como la incapacidad del firmante designado. Anticiparnos a estas situaciones y tener planes de contingencia nos ayudará a garantizar que el proceso no se detenga y que se puedan tomar decisiones alternativas, como designar a otra persona para firmar en ausencia del firmante original.

El cronograma

El último elemento del proceso documental es el tiempo. Debe haber algún tipo de plazo temporal establecido para el proceso documental. Idealmente, este plazo está determinado por una fecha límite en el lado del cliente, pero en caso de que eso no suceda, el vendedor siempre debe tener una fecha límite hacia la cual trabajar, ya sea relacionada con los recursos reservados para la implementación del acuerdo o vinculada a una oferta comercial limitada en el tiempo por parte del vendedor.

Tener una fecha límite genera urgencia en ambas partes y mantiene el impulso en el acuerdo. La gran mayoría de los plazos están determinados por el vendedor y las restricciones de tiempo de cómo las organizaciones que representan informan sus ganancias financieras, como el final de un trimestre o año. Solo tienes que observar las fechas de cierre de cualquier proveedor de soluciones empresariales y notarás un grupo de acuerdos cerrando al final del trimestre o año.

Lo que siempre me ha fascinado es cómo los acuerdos que se retrasan para cerrar al final de un trimestre rara vez tienden a cerrarse en la primera semana del siguiente trimestre. Sin embargo, apuesto a que si pudieras extender el trimestre anterior una semana, el vendedor lo cerraría. Esto demuestra lo crucial que es el vendedor para dictar el tiempo y la urgencia del cierre.

El tiempo es un factor crítico en cualquier proceso documental. Debemos establecer plazos claros y realistas para cada etapa del proceso y asegurarnos de que sean comunicados y acordados con todas las partes involucradas. Además, es esencial realizar un seguimiento cercano del progreso y ajustar el cronograma si es necesario para evitar retrasos innecesarios.

Para estar preparados y anticiparnos a los problemas, debemos identificar posibles riesgos y obstáculos que podrían surgir durante el proceso. Esto nos permitirá tomar medidas preventivas y contar con planes de acción alternativos para abordar cualquier contratiempo.

Proceso de cierre de la venta durante la fase de trámites administrativos

El proceso documental cobra importancia cuando las empresas se encuentran en modo de cierre, como al final de un trimestre o año financiero. En estos escenarios, donde toda la atención se centra en los acuerdos que quedan por cerrar en el trimestre actual, los vendedores y los gerentes de ventas pueden apoyarse casi por completo en el proceso documental. El beneficio para los vendedores y los gerentes es que se enfoca en las etapas que deben superarse para cerrar un acuerdo y resalta todos los aspectos que podrían afectar la probabilidad de que el acuerdo se pronostique según lo previsto.

Mantente alerta

Incluso cuando tienes el proceso documental completamente delineado y confirmado por tu promotor interno, siempre existe un alto riesgo de que factores imprevistos obstaculicen el proceso. Por esta razón, es crucial que busques regularmente el consenso de tu promotor y otros interesados para asegurarte de que el proceso documental sigue en marcha y que estás considerando todos los elementos.

Proceso documental y Plan de Implementación

El Plan de Implementación desempeña un papel crítico en la documentación del proceso documental. Los vendedores deben trabajar con su promotor interno para mapear cada etapa del proceso documental, las dependencias de cada etapa y los plazos para su finalización.

Al igual que cuando inicialmente construiste el Plan de Implementación con tu promotor, debes revisar los plazos y los pasos que tienes por delante. Debes obtener su consenso en torno a las fechas límite para asegurarte de que el promtor tenga una visión completa de los plazos.

Proceso documental y tu proceso de ventas

El proceso documental es una parte del proceso de ventas que no se puede pasar por alto. Es la parte que puede tener el mayor impacto en la precisión del pronóstico desde una perspectiva de tiempos.

Etapa inicial

El proceso documental a menudo se pasa por alto en las etapas iniciales de los acuerdos, pero no se debe ignorar por completo, ya que puede tener un impacto en documentos como un acuerdo de confidencialidad (NDA, por sus siglas en inglés).

He visto acuerdos de confidencialidad que retrasan los acuerdos porque las organizaciones no pueden llegar a un acuerdo sobre los términos. En ocasiones, los acuerdos de confidencialidad también pueden contener términos legalmente vinculantes en áreas como propiedad intelectual o responsabilidades. Estos tipos de términos suelen ser controvertidos y probablemente necesiten intervención del equipo legal. He visto acuerdos de confidencialidad que paralizan los acuerdos en las etapas iniciales y, en algunos casos, incluso los cancelan por completo.

Con todo esto en mente, los vendedores deben tomar la iniciativa con los acuerdos de confidencialidad y cualquier otro documento que deba acordarse antes de que se realice un compromiso de ventas completo.

Como parte de tu proceso de descubrimiento, es probable que descubras detalles relacionados con el proceso documental, como quiénes serán algunos interesados, cómo funcionan sus procesos de adquisiciones y legales, así como cualquier asunto que deba considerarse en esta etapa, como términos o expectativas inusuales.

Etapa intermedia

En las etapas intermedias de tu ciclo de ventas, quieres obtener visibilidad del proceso documental, qué etapas contiene y qué interesados estarán involucrados.

Si hay interesados significativos con los que no has tenido la oportunidad de interactuar, debes trabajar con tu Campeón para planificar esa interacción.

Antes de entrar en cualquier discusión comercial, es importante tener un sólido entendimiento del proceso documental para cerrar la venta, ya que algunos elementos pueden requerir negociación por tu parte. Si ya has iniciado discusiones comerciales, es posible que hayas perdido parte de la influencia necesaria para obtener el acuerdo más favorable para tu organización.

Consenso en etapas intermedias

El vendedor debe obtener el consenso de su promotor interno sobre cuál es el proceso documental y asegurarse de que no ha cambiado desde cómo se detalló anteriormente en el proceso de ventas.

En etapas avanzadas

En las etapas finales del ciclo del acuerdo, el vendedor debe estar inmerso en el proceso documental con un claro entendimiento de las etapas del proceso, los interesados responsables de cada una, sus dependencias y los plazos de cada etapa. El vendedor debe hacer un seguimiento del progreso de cada etapa en tiempo real dentro del Plan de Implementación, que debe ser compartido con todos los interesados y discutido y actualizado regularmente.

El proceso documental no se completa hasta que el acuerdo haya sido firmado y registrado en el sistema CRM por parte del vendedor.

Consenso en etapas avanzadas

El consenso en las etapas finales debe girar en torno a la confianza en el Plan de Implementación. La confianza del vendedor en las medidas de pronóstico determina el nivel de confianza con el que se debe comprometer el acuerdo, y el vendedor debe estar preparado para mantenerse firme en la fecha.

Resumen del proceso documental en el proceso de ventas:

• Etapa temprana: ¿Puedo obtener un resumen breve del proceso documental?
• Etapa intermedia: ¿Mis suposiciones iniciales y la información que tengo son correctas? ¿Hay algo para lo que necesite estar preparado o alguien a quien deba conocer?
• Etapa final: ¿Entiendo completamente el proceso, las personas y el cronograma y me siento seguro de que es tal como se muestra en mi Plan de Implementación?

Cuanto antes los vendedores se involucren en el proceso documental y trámites administrativos, antes podrán avanzar en las etapas dentro de él. A menudo, las diferentes etapas del proceso documental no dependen entre sí ni del progreso del acuerdo, por lo que elementos como las aprobaciones de seguridad se pueden completar en las etapas intermedias del acuerdo, ahorrando tiempo y recursos para otras actividades dependientes de las etapas finales.

Un proceso documental ejecutado de manera exhaustiva conduce a menos sorpresas y una precisión de pronóstico considerablemente mejorada.

El trámite administrativo de cierre de la venta es evidencia de compromiso: A medida que el proceso de ventas avanza, la ejecución de documentos para el cierre aumenta el compromiso. Comienza con un acuerdo de confidencialidad mutuo y avanza a partir de ahí.

Los vendedores de élite introducen documentos temprano: Pedir participar en las etapas del proceso documental desde el principio permite a los vendedores probar el compromiso de su promotor para avanzar en el acuerdo. Pedir a tu promotor avanzar con tareas administrativas para formalizar el acuerdo permite comprobar que realmente está alineado con nosotros.

Cuanto antes puedas trabajar en el proceso documental, más pronto llevarás tu acuerdo hacia el cierre.

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