Proceso para responder RFP y licitaciones

La mayoría de empresas deben responder a muchas solicitudes de propuestas todos los meses y los directivos empiezan a comprender la importancia de contar con profesionales especialistas en el proceso para responder RFPs. Aún así, son un poco más reacios a invertir en los procesos necesarios para conseguir eficiencia, tiempos de respuesta más rápidos, mejor moral y mayores tasas de éxito.

La realidad es que no todos los procesos para responder RFP requieren automatización informatizada, pero, a menos que se trate de una empresa unipersonal, crear respuestas de calidad y puntuales requiere un proceso repetitivo.

Aspectos básicos del proceso para responder RFPs y trabajar licitaciones

Cuando una empresa quiere hacer una compra importante o poner en marcha un proyecto, suele emitir un documento detallado o solicitud de propuesta (RFP), en el que describe sus necesidades a varios proveedores potenciales. En una RFP típica se describe lo siguiente:

1. Presupuesto para el proyecto o producto
2. Pliego de condiciones técnicas
3. Pliego de condiciones administrativos
4. Los objetivos del proyecto
5. Aspectos que suelen romper el acuerdo, como:
   • Resultados insatisfactorios de auditorías
   • Protocolos de seguridad insuficientes
   • Procedimientos y políticas mal definidos
   • Subcontratistas mal investigados
   • Problemas de atención al cliente
   • Incapacidad para cumplir el presupuesto o los plazos del comprador.
   • Falta de referencias de clientes
   • Ausencia de funciones listas para usar
6. Fecha de vencimiento de la RFP

El prospecto también puede incluir documentos aparte, como un cuestionario de seguridad, en el que se pregunta por los protocolos de seguridad y los de terceros proveedores, o un cuestionario de diligencia debida, en el que se pregunta por la empresa más que por su producto.

La mejor manera de presentar una oferta ganadora es disponer de un proceso para responder licitaciones que contemple el uso de un software de gestión de proyectos, gestor de proyectos, lista de expertos en la materia (PYME) y sus calendarios, redactores y editores)

Las RFP son todas muy parecidas y las preguntas de una licitación a otra son relativamente estándar. Por ejemplo, es habitual que una RFP pregunte por la historia de la empresa, las prácticas de contratación y el proceso de incorporación. Por lo que resulta muy útil tener esas respuestas listas o al menos preparadas para una rápida revisión.

Crear un proceso repetible establece:

• Si la RFP merece la pena
• Los participantes del equipo que deben trabajar la RFP
• Plazos
• Definición de funciones
• Compromiso de las PYME
• Evaluación final

¿Por qué se publican las RFPs?

Las empresas emiten RFPs o licitaciones  cuando sus necesidades son complejas y desean acceder de forma eficiente a múltiples proveedores. Las organizaciones gubernamentales, muchas organizaciones sin ánimo de lucro y las grandes empresas envían RFPs para cada compra que supera un determinado umbral.

Pasos del proceso para responder licitaciones

Establecer un proceso para responder licitaciones eficaz y eficiente es muy fácil. Los gestores de respuestas de RFPIO han identificado ocho pasos:

1. Decidir si te presentas o declinas (Go o No Go): A medida que aumenta el número de RFP que una empresa recibe, también lo hace el número de preguntas de cada una. En lugar de intentar responder a cada una de ellas, se deben elegir las que mejor se ajusten al negocio y tengan posibilidades de ganar.
2. Definir funciones: En cualquier buen proceso para trabajar RFP, se deben definir las funciones, responsabilidades y objetivos individuales y del equipo.
3. Primer borrador: Dado que aproximadamente el 80% de una RFP contiene preguntas a las que probablemente ya se ha respondido antes con otros concursos, hay que dejar que un sistema automatizado las revise primero buscando posibles respuestas en anteriores RFPs. Luego habrá que asegurarse de que las respuestas son correctas y están actualizadas.
4. Segundo borrador: Se debe consultar con los contactos dentro de la empresa del cliente y otras partes interesadas para responder a las preguntas restantes.
5. Revisar y corregir: ¿Se ha respondido a las preguntas de forma precisa y completa? ¿Se han cumplido todos los objetivos? ¿Hay palabras mal escritas o erratas? Por lo demás, ¿están bien redactadas las respuestas? ¿Se han adjuntado todos los documentos pertinentes?
6. Envío: Una vez terminada y pulida la respuesta, se debe enviar (a ser posible antes de la fecha límite), confirmar que se ha recibido e informar a los miembros del equipo.
7. Guardar y auditar las respuestas: Cada respuesta es potencialmente valiosa para futuros procesos para responder RFPs. Por tanto, se debe guardar en una ubicación central de fácil acceso para los principales interesados y auditar periódicamente el contenido del repositorio centralizado.
8. Análisis final: Independientemente de si se gana o pierde, cada respuesta es una oportunidad de aprendizaje para saber qué funciona y qué puede mejorarse.

Ejemplo de un proceso para responder RFP de alta calidad

Un proceso para responder RFPs de alta calidad es aquel que está bien definido, es eficiente y genera propuestas de calidad para las RFP que se pueden ganar. Una vez que se haya establecido un proceso de alta calidad, el equipo empezará a funcionar como una máquina bien engrasada, aumentará el número de respuestas y aumentarán las posibilidades para ganar más licitaciones.

Una empresa de software de servicio (SaaS) introdujo un proceso para responder RFP, confiando en que sus respuestas se almacenarán para su uso futuro en su biblioteca de contenidos. Pronto, se comprobó cómo más del 75% de las respuestas procedían directamente de la biblioteca de contenidos y el equipo de respuesta triplicó con creces su capacidad para participar en RFPs y licitaciones.

Métricas del proceso para responder RFPs

El paso de aceptar o rechazar es clave para aumentar la tasa de éxito, pero saber a qué RFP responder requiere datos. El seguimiento de las métricas debe formar parte del proceso para responder RFP. Entre estos parámetros se incluyen los siguientes:

• Tipos de proyectos donde se ha participado: ¿a cuántas RFP se ha respondido en comparación con las DDQ (proceso de investigación o auditoría que se realiza en torno a la empresa con la cual un potencial comprador o inversor realizará un negocio) y otros documentos?
• Tipos de proyectos ganados: Se deben reservar los recursos para las licitaciones que se puedan ganar. ¿Qué tipos de proyectos ofrecen los mayores porcentajes de éxito? Desglosar los tipos por:
  • Verticales: ¿hay sectores específicos más propensos a adquirir el producto/servicio?
  • Tamaño de la empresa: ¿son los clientes objetivo empresas multinacionales o pequeñas y medianas empresas?
  • Línea de producto: ¿cuál es la tasa de éxito para este producto?
  • Tipo de proyecto: ¿ha ejecutado la empresa con éxito este tipo de proyecto en el pasado?
  • Fase del proyecto: ¿En qué fase del embudo de ventas se encuentran proyectos similares?
  • Número de preguntas: ¿Se dispone del ancho de banda necesario para una RFP de esa envergadura?
  • Valor del proyecto: ¿Merece la pena?
• Alcance del proyecto: ¿cuánto trabajo requiere el proyecto actual?
• Plazo de ejecución: ¿cuánto se tarda de media en completar un proyecto similar? ¿Cuál es el plazo más corto registrado y cuál el más largo?
• Porcentaje medio de respuesta: ¿a qué porcentaje de solicitudes de propuestas responde?
• Necesidades de recursos: Comparando las necesidades de contenido y moderación, ¿quiénes son las personas más adecuadas para el proyecto?
• Contenido necesario: Leer y comprender las preguntas y determinar de cuánto contenido se dispone en la biblioteca de contenidos.

Una vez que se haya decidido seguir adelante, las métricas ayudarán a mantener el rumbo y dirán si merece la pena continuar.

• Determinar la carga de trabajo: Dividir el proyecto en entregas manejables que puedan repartirse entre el equipo.
• Puntuación de legibilidad: Escribir de forma que sea fácil de entender.
• Puntuación de probabilidad de ganar (PWIN): Se puede calcular las probabilidades de ganar basándose en proyectos similares anteriores. Sin embargo, la PWIN examina los detalles del proyecto actual para obtener una predicción más precisa.
  • ¿Cómo se comparan las respuestas con las de otras RFP similares que se han ganado?
  • ¿Se han respondido todas las preguntas?
  • ¿Se ha cumplido con todas las condiciones?
  • ¿Cuántas preguntas se ha podido responder afirmativamente?
• Identificar las lagunas de contenido: ¿Qué falta en la biblioteca de contenidos? ¿Qué necesita actualización?
• Determinar el estado de la biblioteca de contenidos: ¿cuántas preguntas se pueden responder con los contenidos de la biblioteca? El objetivo es entre el 40-80%.

Mejores prácticas para un proceso para responder RFP más inteligente

Convertir un proceso para responder RFP en un generador potente de ingresos requiere coordinación, un buen equipo y herramientas que aumenten la eficacia. A continuación veamos las mejores prácticas por las que apuestan los expertos.

• Fomentar la colaboración

  Una encuesta reveló que la colaboración eficaz se consideraba mucho más importante que un proceso eficiente pero la realidad es que ninguna de las dos cosas es posible sin la otra.

  Dado que los procesos para responder RFP son largos, complejos y requieren la aportación potencial de todos los departamentos, desde el financiero hasta el de RR.HH., pasando por el de TI, la colaboración es una parte fundamental del proceso de respuesta a una solicitud de propuestas. Al tener plantillas distribuidas y aisladas, una intensa competencia por el tiempo de los contactos dentro de la empresa del cliente y plazos ajustados, los procesos inteligentes fomentan la colaboración.

  Un proceso para responder RFP debe aprovechar las herramientas de gestión de proyectos y comunicación para mantener a todos en la misma línea. Y como respetar el tiempo de los compañeros es clave para una colaboración continua, también debe incluir un sistema de gestión del conocimiento de fuente única de la verdad para registrar las respuestas y utilizarlas en futuros proyectos.

• Incorporar una narrativa eficaz en las respuestas a la RFP

  Saber contar la historia de una empresa ayuda a que la respuesta sea memorable y genere confianza entre los lectores. La historia de la propuesta debe incluir información sobre la empresa, por qué los fundadores crearon esa solución, cómo satisfará las necesidades del cliente y cómo gestionará las necesidades propias.

  La carta de presentación puede destacar los valores de la empresa y lo que hace para cumplirlos. También es una buena idea incluir testimonios de clientes con necesidades similares.

• Automatice su proceso de respuesta frente a una RFP o licitación

  Al menos tres cuartas partes de las empresas esperan mejorar el proceso para trabajar las RFPs que reciben al año, pero sólo la mitad de ellas se plantean aumentar el personal de respuesta.

  Dado que la mayoría de las preguntas de una RFP son duplicados exactos o casi exactos de consultas anteriores, se pueden ahorrar horas, días o incluso semanas aprovechando el aprendizaje automático para acceder a esos pares de preguntas y respuestas repetidas, lo que dará tiempo para abordar las preguntas que necesitan más esfuerzos.

• Desarrollar hábitos que favorezcan el éxito organizativo

  Cuando se mantenga habitualmente la lista de los contactos dentro de la empresa del cliente que lanza la RFP y otras partes interesadas, así como la salud de la biblioteca de contenidos, esos hábitos darán sus frutos con respuestas más rápidas, una colaboración más fluida y una mejora de la moral.

• Capacitar a los vendedores

  Aparte de los empleados que trabajarán la RFP, una fuente única de la verdad bien mantenida es el mayor activo de cualquier empresa. Se pueden contener documentos de constitución, estados financieros, informes de ventas y detalles de productos. El número de casos de uso es ilimitado.

El papel del software en un proceso para trabajar RFP

Lo más probable es que la empresa ya utilice un CRM para licitaciones y otras plataformas para trabajar RFPs. Probablemente también ya se utilizan aplicaciones de comunicación y algún tipo de software de gestión de proyectos.

Un software avanzado de procesos para responder RFP debe integrarse con las aplicaciones de productividad, comunicación y habilitación de ventas, pero también debe añadir valor por sí mismo. A diferencia de una plataforma de gestión de proyectos estándar, el software de procesos para responder RFP está personalizado para la gestión de propuestas.

El software de RFP está diseñado para poder responder a más solicitudes y maximizar la tasa de éxito. Puede que no sea una parte específica del equipo de ventas, pero al igual que los mejores vendedores, su punto fuerte es la generación de ingresos.

Un software avanzado de procesos para trabajar RFP debe importar y exportar desde y a casi todos los formatos y ofrecer plantillas estándar y personalizables. La biblioteca de conocimientos y documentos debe proporcionar pares de preguntas y respuestas relevantes almacenados, así como la documentación necesaria con sólo pulsar unas teclas. De hecho, la biblioteca de conocimientos y documentos debe servir como única fuente de verdad para toda la empresa.

Las funciones de elaboración de informes del software deben ir mucho más allá del análisis de las respuestas y facilitar la toma de decisiones empresariales fundamentadas. Además, dado que las RFP se presentan en oleadas, el software debe ser escalable y responder instantáneamente a sus requisitos cambiantes.

Al presentar ofertas no es posible suponer que ganaremos todas las licitaciones. Si bien parece algo obvio, es un hecho conocido que muchas empresas tras no resultar ganadoras en sus primeros intentos, se desmotiva, dando paso a la competencia, aquí tienes algunas Preguntas de ventas cuando un cliente llama para pedir una cotización que te ayudarán a dar una mejor respuesta a tus licitaciones.