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Muchas empresas disponen de procesos internos implantados para definir la forma de adquirir los productos que puedan necesitar. Estos procesos tienen el objetivo de disponer de mejores rutinas de adquisición de los productos y obtener ahorros importantes en sus costos. Debido a los cambios rápidos en la tecnología y al entorno en evolución de la ingeniería, ahora más que nunca, las instituciones y empresas cuentan con información más oportuna, exacta y con un análisis de desempeño comparativo respecto a los mejores productos y servicios disponibles.
Una solicitud de propuestas es un documento que detalla las necesidades de su posible cliente, describiendo los requerimientos del proyecto con la expectativa de que uno o más proveedores puedan satisfacer estos requerimientos. Una RFP proporciona las pautas mediante las cuales la organización de su cliente mide la capacidad de un proveedor para ofrecer los productos y servicios necesarios. Una solicitud de propuestas eficaz articula las respuestas y las soluciones posibles a problemas reales y sienta las bases para evaluar la capacidad de los proveedores. Es una herramienta de ayuda para su cliente en la selección de un proveedor para la compra de equipos y productos y en otros casos para la prestación de servicios específicos. Por ejemplo, una empresa gestora del abastecimiento del agua para una población que desee digitalizar la información para el monitoreo de las diferentes estaciones de bombeo, podría solicitar propuestas que incluyan instalación de equipos de medición y comunicación, suministro e implantación de los programas informáticos, y el entrenamiento de los usuarios requeridos para operar el sistema e incorporarlo en la organización.
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En condiciones ideales, las solicitudes de propuestas deben incluir un grado de especificación tan amplio como sea posible. Los requerimientos de una RFP normalmente están envueltos en una necesidad real del cliente, contienen información económica, técnica y administrativa que hay que satisfacer, así como los antecedentes técnicos y económicos más relevantes. La solicitud para la presentación de propuestas se realizará mediante una carta de invitación dirigida a los proveedores en potencia (usted debe intentar ser uno de ellos, para lo cual ha debido haber hecho bien su trabajo de prospección para ganarse este derecho). La carta debe especificar la fecha de presentación de las propuestas y el nombre de la persona a la que estarán dirigidas.
Su cliente Antes de preparar la solicitud, ha debido documentar muy bien sus necesidades, definir los planes a corto y largo plazo, documentar su situación actual, determinar los problemas que se tienen con la situación actual y en muchos casos contratar los servicios de un consultor externo como una ingeniería consultora especialista para que le ayude a definir y establecer los requerimientos de la solicitud de propuesta.
Publicado originalmente el 13 marzo 2011, actualizado el 12 septiembre 2021
