Actividades de prospección del vendedor para alcanzar los objetivos: Número de llamadas, leads y oportunidades

Cuando analizamos la cantidad de recursos necesarios para conseguir unos objetivos determinados con las actividades de prospección del vendedor, debemos ser muy claros en cómo y en qué vamos a invertir el tiempo y esfuerzo de nuestros vendedores, y del equipo de inside sales.

Si eres director de ventas o gerente comercial una de tus responsabilidades es asegurar los recursos necesarios para procesar una base de datos de posibles clientes (leads) en un plazo determinado de tiempo para conseguir un número determinado de posibles clientes cualificados (MQL).

Un posible cliente cualificado (MQL) es aquel que se ha comprobado que cumple con los criterios de marketing y es probable que tenga un problema o necesidad que podamos resolver con nuestras soluciones. Para determinar el número de MQLs requerido por un equipo de ventas, debemos comenzar por definir los objetivos de negocio que queremos conseguir.

Si dividimos el objetivo de ventas, por ejemplo 1.000.000€ entre el importe medio por oportunidad, digamos 50.000€, determinaras el número de tratos (oportunidades de negocio) que son necesarias. Si no estás seguro del importe medio de cada oportunidad, usa un estimado.

¿Cuántos tratos debes tener dentro de tu embudo de ventas para conseguir cerrar una venta? Si cuentas con un CRM, seguro lo tienes medido, si no, nuevamente debes hacer una estimación sobre el historial de métricas conocidas. Así bien, puedes estimar que por cada cinco oportunidades de negocio dentro de tu embudo de ventas, tú consigues un trato, es decir, una tasa del 20%.

¿Cuántos posibles clientes cualificados (MQL) son necesarios para conseguir una oportunidad de negocio? Esto puede variar entre una empresa y otra, sector industrial, y efectividad de la campaña de marketing utilizada. Para el propósito de este ejemplo, usaremos 10 MQL por cada oportunidad.

El equipo de ventas, inside sales y marketing deben generar estos 1.000 MQL, pero asignemos responsabilidades a cada uno de ellos, por ejemplo, podemos asumir que el equipo de ventas va ser responsable de generar el 40% de los leads a través de las actividades de prospección del vendedor.

Para determinar el número de vendedores o de inside sales para hacer un correcto seguimiento de estos posibles clientes, podemos asumir que puede realizar 50 llamadas de conexión al día. La formula quedaría de la siguiente manera:

La mayoría de MQL requieren varias llamadas para ser trabajados. Una primera aproximación es que 1.100 llamadas al mes equivale a procesar 1.100 MQL al mes. Lo cierto es que para el sector industrial, el ratio de conexión está entre un 5% y 20%. Si asumimos un 10% como tasa de conexión, cada vendedor será capaz de conectar con solo 5 MQL cada día.

Ahora, imaginemos que nos encontramos en el mes de marzo y que el ciclo de ventas es de 6 meses, es decir, desde que se conecta con un MQL hasta que se cierra la venta, el tiempo medio es de 6 meses. La pregunta a responder es, ¿Cuánto tiempo tenemos para conectar con todos los MQL y conseguir los objetivos comerciales de ingresos? La respuesta es hasta junio, todo lo que entre después de junio por estadística es posible que se cierre en el siguiente año.

Si necesitamos cuatro meses para conectar con todos los MQL requeridos para alcanzar los objetivos y solo nos quedan 3 meses desde marzo a junio, ¿Qué podemos hacer? La respuesta es que prospecten dos vendedores en lugar de uno y así en mayo ya habrán conectado con todos los MQL.

Las actividades de prospección outbound con email+llamada que realizan los vendedores y los inside sales, suele llevar tiempo, sobre todo conectar con las personas adecuadas, requiere de una metodología para conseguir conectar con el mayor número de MQL y llegar a tasas de conexión del 20% o más.

En el curso de prospección para ingenieros ofrecido por VAO enseñamos los pasos y actividades especificas que debe realizar un ingeniero para crear una base de datos de posibles compradores técnicos. Aprenden a crear interés usando emails y guiones que funcionan y abren puertas. Y, finalmente, sabrán desarrollar las preguntas de cualificación necesarias para detectar necesidades y oportunidades de mejora con la mayor productividad.

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