Cómo calcular el costo del tiempo de inactividad para justificar la venta frente a un cliente

Los proveedores de soluciones industriales a menudo son desafiados por nuevos clientes potenciales y sus clientes actuales sobre la necesidad de invertir en nuevas tecnologías y cómo la compra de estas soluciones puede arrojar un verdadero ROI. La mejor manera, y más universal, para que los clientes comprendan realmente los efectos del tiempo de inactividad es mostrarles el dinero que van a ahorrar y demostrar la pérdida de capacidad productiva, así como su costo y acciones para prevenirla.

El factor decisivo en las decisiones de compra y, en última instancia, la elección de asociarse con un proveedor para obtener servicios de continuidad, a menudo depende del impacto en los resultados. Como proveedor de confianza, su responsabilidad incluye minimizar las interrupciones del servicio y el tiempo de inactividad no planificado de su cliente. Para hacer esto, debe ayudar a los clientes a comprender cómo exactamente un evento de tiempo de inactividad puede influir negativamente en su negocio financieramente, aumentando la pérdida de capacidad productiva.

Las conversaciones sobre costos de tiempo de inactividad pueden generar escepticismo porque el responsable de planta aún no ha experimentado un tiempo de inactividad o de parada lo suficientemente importante. Es un escenario fuera de la vista, fuera de la mente, y no pueden comprender completamente que impacto puede crear la pérdida de datos o una interrupción de la producción. Otros responsables de planta pueden asumir que pueden darse el lujo de estar inactivos durante algún tiempo, sin considerar consecuencias como una pérdida de rentabilidad o el fracaso total del negocio. La mejor manera de convencer a los tomadores de decisiones es hacer los cálculos y demostrar la pérdida de capacidad productiva por inactividad.

Cálculo del costo del tiempo de inactividad durante la venta

¿Cómo puedes ayudar a tus clientes a calcular el valor de establecer y pagar una solución técnica que garantice la continuidad de la producción ? Usa una fórmula que muestre el costo total del tiempo de inactividad, que se pueda usar en cualquier momento por cualquier vendedor.

Factores que contribuyen al costo total del tiempo de inactividad

Costo del tiempo de inactividad (por hora) = Pérdida de ingresos + Pérdida de productividad + Costo de recuperación + Costo de intangibles (es decir, costo de reputación)

Echaremos un vistazo a cada factor con más detalle.

Pérdida de ingresos

Cuando el negocio de tu cliente está caído, no podrás generar ingresos, produciendo una pérdida de capacidad productiva. Para calcular la pérdida de ingresos, sigue los siguientes pasos:

• Identificar las áreas del negocio que generan ingresos.
• Calcular cuántos ingresos por hora se generan por área tomando el ingreso promedio por semana y dividiéndolo por 40 horas o el ingreso promedio por mes y dividiéndolo por 30 días.
• Considera cuántas áreas generadoras de ingresos dependen del tiempo de actividad y representa ese número como un porcentaje. Si tu cliente es un negocio de comercio electrónico, el 100% de su negocio depende del tiempo de actividad, mientras que una tienda física puede depender solo del 20% del tiempo de actividad.
• Calcula cuántos ingresos se pierden por hora por área de negocio durante el tiempo de inactividad. Volviendo a nuestro negocio de comercio electrónico, si generan $100/hora, perderán $200 si su sitio web no funciona durante dos horas. Nuestro taller tradicional perderá $40 con dos horas de inactividad.
• Suma las cifras de cada una de las áreas generadoras de ingresos para obtener el costo total del tiempo de inactividad por hora para tu cliente.

Una vez que se establece esta cantidad de referencia, es sencillo comprender la cantidad total de ingresos perdidos durante una crisis.

Productividad perdida

Durante el tiempo de inactividad, los empleados pueden verse obligados a dejar de trabajar o cambiar a actividades que no generan ingresos, como volver a poner los sistemas en marcha. Por lo tanto, el costo del tiempo de inactividad en realidad aumenta porque los salarios, que son costos fijos, se pagan independientemente de la cantidad de trabajo realizado. He aquí cómo calcular la productividad perdida:

• Calcula la cantidad que cada uno de los empleados gana por hora.
• ¿Qué porcentaje de la productividad de los empleados depende del tiempo de actividad? Esto variará dependiendo del puesto de trabajo. En el consultorio de un médico, los médicos mismos estarán bien durante una interrupción, pero es posible que los asistentes del consultorio solo puedan trabajar con una productividad del 50 %, ya que tareas como la programación de citas dependen de la conectividad.
• Multiplica el salario por hora de cada empleado por su porcentaje de utilización. Si los asistentes de oficina ganan $10 por hora y solo trabajan al 50% de productividad durante el tiempo de inactividad, la empresa perderá $5 por hora de tiempo de inactividad para ese empleado.
• Repite el paso anterior para cada empleado, luego suma todas las cifras para obtener el costo total de la productividad perdida.

Costo de recuperación

El costo del tiempo de inactividad no es el único número a considerar. La recuperación ante desastres y la reanudación de las operaciones  normales también pueden ser costosas. Esta cifra puede ser difícil de estimar porque varía de una situación a otra, pero los costos típicos incluyen:

• Servicios necesarios para recuperar los datos perdidos
• Hardware que necesita ser reparado o reemplazado
• Costo de cualquier dato perdido
• Costos continuos resultantes de la pérdida de datos

Identificar estos costos durante la fase de planificación de la continuidad del negocio puede ayudar a minimizar los costos a los que se enfrentarán los clientes en caso de una futura crisis.

Costos intangibles

Desafortunadamente, cuando la reputación del cliente sufre, su negocio sufre. Incluso el más mínimo tiempo de inactividad puede tener un impacto significativo en el negocio del cliente. La forma en que se maneja ese tiempo de inactividad realmente puede ser la diferencia entre recuperarse bien o perderlo todo.

Puede ser un desafío pronosticar costos intangibles, pero tener una comprensión profunda del impacto potencial a largo plazo debido al tiempo de inactividad puede ayudar a los clientes a ver el valor real de tener un plan de continuidad operativo.

Volviendo a nuestro ejemplo anterior, si la tienda física experimenta un tiempo de inactividad, los clientes que compran en persona probablemente ni siquiera lo noten. Pero, si el sitio de comercio electrónico se desconecta, la pérdida de capacidad productiva puede reflejarse muy mal en la empresa y puede hacer que los clientes abandonen el barco.

Cálculo del costo final

Una vez que haya scalculado las cifras de cada factor, conectalas a la fórmula principal para obtener el costo total del tiempo de inactividad [Costo del tiempo de inactividad (por hora) = Ingresos perdidos + Productividad perdida + Costo de recuperación + Costo de intangibles (es decir, reputación costo)].

Si el número resultante supera con creces el costo de tus soluciones , puedes usarlo para vender más a los clientes existentes o convencer a los clientes potenciales de que aprovechen tu solución de continuidad  para protegerse de la pérdida de datos y el tiempo de inactividad. Una revisión  trimestral puede ser un momento excelente para iniciar esta conversación.

Cómo calcular una tasa de gravedad

Todos los empleadores deben tener una gran consideración por la seguridad de sus trabajadores, en parte porque los accidentes que involucran a los trabajadores reducen la productividad y perjudican los resultados de la empresa. Además, las agencias reguladoras gubernamentales exigen que las empresas de ciertas industrias mantengan registros extensos de accidentes en los que los trabajadores resultan lesionados o no pueden realizar sus funciones. El índice de gravedad de una empresa describe el alcance de las lesiones que sufren sus trabajadores en términos de la cantidad de días perdidos debido a lesiones y la cantidad de incidentes informados.

Días de trabajo perdidos

Los accidentes de trabajo pueden dejar a los empleados sin trabajo durante días, semanas o incluso meses, influyendo en la pérdida de capacidad productiva de la empresa. La tasa de gravedad de las lesiones en el lugar de trabajo utiliza el número de días de trabajo perdidos como primer punto de comparación. Un día de trabajo perdido es igual a la cantidad de horas que un empleado pierde debido a una lesión, multiplicada por la cantidad de horas en un día de trabajo estándar. Por ejemplo, si un trabajador pierde 28 horas de trabajo debido a una lesión y la jornada laboral estándar es de 8 horas, la cantidad de días de trabajo perdidos debido a la lesión es 28/8, o 3,5 días.

Total de horas trabajadas

Los gerentes de seguridad pueden calcular el total de horas trabajadas sumando la cantidad de horas trabajadas por todos los empleados en una sucursal o departamento específico, o en toda la empresa. Por ejemplo, una empresa tiene 50 empleados de tiempo completo que trabajan 40 horas a la semana durante 50 semanas al año y 40 empleados temporales que trabajan 25 horas a la semana durante 12 semanas al año. El número total de horas trabajadas para la empresa es (50x40x50) + (40x25x12), o 100 000 = 12 000 o 112 000.

Cálculo de la tasa de gravedad

El índice de gravedad se basa en una empresa que tiene 100 empleados a tiempo completo que trabajan 2000 horas al año , para un total de 200 000 horas hombre al año. Esta medida permite que los reguladores gubernamentales y las agencias de seguridad evalúen empresas de diferentes tamaños en igualdad de condiciones. Por ejemplo, una empresa informó 70 días de trabajo perdidos debido a accidentes en 2014. El número de horas perdidas basado en 100 empleados de tiempo completo sería 70 x 200 000, o 1 400 000 horas perdidas por cada 100 empleados. La tasa de gravedad se mide tomando las horas perdidas y dividiéndolas por el número de horas trabajadas. El índice de gravedad para la empresa sería de 1 400 000/112 000, o 12,5 días por incidente.

Usos de la tasa de gravedad

El índice de gravedad ayuda a los gerentes a evaluar los peligros inherentes a sus lugares de trabajo evitando la pérdida de capacidad productiva. Si la tasa de gravedad es baja, entonces el accidente promedio genera una interrupción mínima en la producción. Cuando la tasa de gravedad es alta, los gerentes verán que un incidente de seguridad promedio puede generar pérdidas de capacidad productiva importantes . En un ejemplo, un accidente promedio hace que un trabajador esté fuera durante 12,5 días o 2,5 semanas laborales cinco días a la semana. Las altas tasas de gravedad pueden conducir a la pérdida de negocios, la insatisfacción de los empleados y el escrutinio de las agencias gubernamentales como OSHA.

Si quieres saber más sobre cómo hacer ver el valor de tus soluciones técnicas y cómo ayudar a los clientes a entender el tamaño de sus necesidades, en especial cómo calcular el costo del tiempo de inactividad para vender soluciones técnicas, solicita información sobre el curso de ventas para ingenieros.