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En ventas, no hay nada más devastador que perder oportunidades por un deficiente seguimiento de las ventas por parte de los vendedores.
Esta situación es un verdadero asesino de la moral; particularmente si el departamento de marketing está funcionando muy bien generando oportunidades que luego son dejadas a la buena de Dios por parte del equipo de ventas.
La frustración puede crecer rápidamente en el director comercial. Está esforzándose para que sus vendedores manejen todos los clientes potenciales en sus embudos de ventas, pero sus vendedores no realizan el seguimiento adecuado
Por eso, queremos compartir los 4 pasos prácticos que necesitas incorporar y saber para mejorar el seguimiento de las ventas de tus ingenieros y así asegurarte de que tus excelentes clientes potenciales no se escapen porque tus vendedores no pueden realizar un seguimiento de manera efectiva.
Concéntrate en las actividades que controlas, no en los resultados que no puedes controlar
Todos hemos experimentado la falta de control que a veces se siente al vender.
Puedes hacer todo bien, pero simplemente no puedes controlar la mente de tu cliente potencial. Claro, hay formas de mejorar las posibilidades de que las personas quieran lo que vendes aprovechando el sesgo cognitivo. Incluso puedes capacitar las habilidades sociales de tu equipo de ventas y trabajar para mejorar sus conversaciones de ventas para tener una mejor oportunidad de cerrar más acuerdos.
Pero el resultado no está bajo tu control. Los clientes potenciales pueden decidir no comprar. Incluso si seguiste todo el proceso de ventas con rigor, algunos prospectos no apretarán el gatillo.
Pero, ¿qué pasa si estás perdiendo clientes potenciales debido a las cosas que si puedes controlar?
Eso es un gran problema.
Debes enfocar tu atención aquí y desarrollar un proceso para reducir (o desterrar) estos casos.
Los seguimientos tardíos o perdidos no son buenas noticias para cualquier gerente de ventas. Del mismo modo, tu cliente potencial puede sentirse tan frustrado por la falta de comunicación con los vendedores. Esto agrava el error y te puede costar más acuerdos potenciales en el futuro.
Los vendedores que operan bajo un enfoque de dispersión sin una estructura para sus tareas diarias pueden parecer desorganizados, mal preparados y sin confianza. Los prospectos pueden detectar fácilmente la falta de investigación y un punto de desesperación.
- Cosas que puedes controlar:
- Cuando haces un seguimiento
- Como haces el seguimiento
- Cosas que no puedes controlar:
- Si el cliente compra
- Cuando el cliente compra.
Concéntrate en el número uno, definitivamente
Queremos explicar los cuatro pasos prácticos que debes implementar en tu proceso de ventas para dejar de perder acuerdos debido a la forma en que realizas el seguimiento.
Pero primero, dos reglas simples que tu equipo de ventas debe cumplir de inmediato (incluso antes de actualizar tu proceso de ventas).
Comunicación rápida = más acuerdos cerrados
Lo tenemos comprobado, los vendedores ven un aumento del 400% en la respuesta de los clientes potenciales cuando se comunican con un cliente potencial en las primeras horas después de una solicitud.
¡400%!
Esto podría conseguirse de una manera tan simple como programar un correo electrónico de respuesta inicial automatizada (pero ultra personalizado en función de los datos que tengamos del cliente o que nos haya dejado en el formulario de contacto).
Fíjate en el siguiente ejemplo: Según quién rellene el formulario de contacto el Email automático tiene un mensaje personalizado
Entonces, entrar primero es claramente importante.
Además, hemos visto entre las empresas que utilizan nuestro CRM industrial que el 80% de las ventas requieren cinco llamadas de seguimiento para cerrarse. Pero más del 50% de los vendedores se rinden después de una sola llamada de seguimiento.
Por lo tanto, son dos cosas simples que debes incorporar directamente en tu proceso de ventas para ingenieros.
- Entrar primero
- Entrar lo antes posible
La perseverancia dará sus frutos, así que no te rindas en un solo intento.
Aumenta la velocidad de seguimiento en tu proceso con seguimientos de correo electrónico automatizados (y usa plantillas de correo electrónico para realizar este cambio de manera rápida y consistente en todo tu equipo).
En el CRM para ingenieros que implantamos en VAO cuando defines las etapas de tu embudo de ventas te permite configurar:
El problema con tener un Embudo de Ventas desordenado
Pánico, caos y falta de estructura. Es una receta para el desastre para cualquier equipo de ventas.
Sin un proceso de ventas simplificado, los gerentes y vendedores dedican tiempo a concentrarse en las cosas equivocadas en los momentos equivocados. O simplemente pierden el tiempo tratando en vano de priorizar tareas de alguna manera. Esto sucede cuando se pierden los acuerdos y se pierden o se descuidan los seguimientos.
Un Embudo de Ventas desordenado es un enfoque insostenible del proceso de cómo mejorar el seguimiento de las ventas.
Si el embudo de ventas está obstruido con clientes potenciales muertos o aquellos que se han estancado, tu equipo no puede prestar atención a los más rentables.
Necesitas conocer la salud de las oportunidades que están dentro de tu Embudo de Ventas. Necesitas de un proceso regular para purgar los clientes potenciales que no son apropiados o no pueden avanzar. Te resultará mucho más difícil priorizar el tiempo de venta si persigues clientes estériles que no se van a convertir en un contrato.
En el CRM industrial para vendedores técnicos que implantamos en VAO puedes vigilar la salud de las oportunidades que pueden tener problemas y así tomar acciones al respecto.
4 pasos que necesita en su proceso de ventas para ayudar a su equipo a realizar un seguimiento eficaz
Paso 1: Simplifica tu proceso de ventas
El primer paso es deshacerte de todo y crear un proceso de ventas simple que se centre solo en las cosas que importan y no arroje datos y métricas innecesarias.
Implementar una estrategia de ventas basada en actividades significa que tu equipo se concentra en tareas específicas con cada uno de los clientes potenciales en la etapa apropiada del proceso. Tienen claro lo que deben hacer y ya no se definen únicamente por el resultado final. Entienden y participan en el proceso, sabiendo que, si hacen las cosas correctas en el momento adecuado con los mejores clientes potenciales, los resultados llegarán. De esta forma se puede entender cómo mejorar el seguimiento de las ventas.
¿Recuerdas esa parte sobre el control? Volver a lo básico y enfocarse en un proceso simple y personalizado te asegura mantener ese control esencial.
Paso 2: Califica los clientes potenciales de manera efectiva
La implementación de un proceso de calificación de clientes potenciales como parte de tu proceso de cómo mejorar el seguimiento de las ventas basado en actividades, garantiza que encuentres rápidamente los clientes potenciales de mejor calidad. Tú y tu equipo también sentirán otros beneficios, que incluyen:
- Proporcionar claridad total para todo el equipo sobre cómo analizar clientes potenciales
- Reducir el tiempo perdido: esto se traduce directamente en reducir el potencial de oportunidades perdidas
- Eliminar la presión, la ansiedad y la frustración del equipo, ya que tienen una dirección y un enfoque claros
También aumentarás la cantidad de clientes potenciales de buena calidad que ingresan. Y todos sabemos lo que eso puede hacer para motivar a tu equipo de ventas. Un equipo motivado es un equipo feliz que sabrá cómo mejorar el seguimiento de las ventas.
La puntuación de clientes potenciales es una forma esencial de asegurarte de calificar a los clientes potenciales de manera eficaz. El uso de una herramienta de Lead Scoring específica también puede automatizar este proceso, eliminando al administrador que consume mucho tiempo del equipo.
En la figura anterior del CRM industrial que implantamos en VAO puedes definir las características demográficas y de comportamiento (Emails que abre, dónde hace click, páginas de la Web que visualiza, documentos técnicos que descargan, etc.) para saber si un lead está caliente y listo para ser contactado. El sistema da un puntaje a cada posible cliente, fíjate en el siguiente ejemplo.
Paso 3: centrarse en los mejores clientes potenciales
Quieres que tu equipo dedique su tiempo a investigar los clientes potenciales que importan. Al asegurarte de que se tomen el tiempo para construir una imagen completa de los clientes potenciales durante el seguimiento, la comunicación de seguimiento estará estructurada, bien investigada e ilustrará esa confianza esencial.
El CRM Industrial automatiza este proceso al recopilar información valiosa basada en la web sobre todos tus contactos. Puedes precalificar clientes potenciales con un simple clic, lo que garantiza que tengas más tiempo para cerrar con los que importan.
De hecho, el uso de la línea de tiempo de contactos también te permite nutrir tus clientes potenciales y administrar sus seguimientos. Específicamente, puedes:
- Tener una visión clara de a quién se debe contactar a continuación y cuándo
- Establecer seguimientos automatizados para grupos específicos de contactos
Esto te ayuda a asegurarte de que la canalización esté ordenada y te ayuda a concentrarse en las actividades más valiosas.
Paso 4: elimina los peores clientes potenciales rápidamente
No hay absolutamente ninguna razón para que tu equipo dedique más tiempo a tareas innecesarias que no impactan directamente en las ventas y no ayuden a cómo mejorar el seguimiento de las ventas.
Es muy importante poder pensar tácticamente. Tus vendedores deben moverse rápido y concentrarse en vender. No puedes permitirte perder el tiempo analizando y debatiendo cuál es su próxima tarea prioritaria. Demasiados leads fríos saturarán tu Embudo de Ventas y ocultarán los buenos leads lejos de ti.
Tu proceso de ventas debe incluir un mecanismo para encontrar clientes potenciales “Basura” y purgarlos para ayudarte a concentrarte en brindar la mejor experiencia a los mejores clientes potenciales.
Analiza los clientes anteriores para descubrir cómo mejorar el seguimiento de las ventas
En los años de experiencia de VAO en la venta consultiva de soluciones técnicas, el mejor día de la semana para contactar con los seguimientos es el miércoles o el jueves. También hemos visto que el mejor momento es entre las 4 y las 5 de la tarde.
Pero, ¿funciona esto con tus clientes? Necesitas analizar el desempeño pasado para averiguar qué es lo que realmente funciona en ellos.
La línea de tiempo de contactos también te permite analizar a tus clientes existentes y tus acuerdos exitosos anteriores obteniendo información y datos únicos. Con un poco de análisis, puedes establecer cuándo es el "punto óptimo" para dar seguimiento al perfil de cliente deseado en un sector específico. Nuestro CRM industrial te muestra alinea de tiempo de cada cliente
Podría ser miércoles, jueves, martes o incluso lunes. ¿4, 5 o quizás 13:00?
La función de la línea de tiempo de los contactos es muy útil y muy fácil de usar. Incluso puedes desglosar los contactos por región, puestos de trabajo o industria para orientar aún más su frecuencia de seguimiento ideal.
Cómo establecer frecuencias de seguimiento específicas para diferentes tipos de clientes potenciales dentro de tu proceso de ventas
La nueva característica más inteligente en la línea de tiempo de contactos simplificará cada etapa clave del proceso para tus vendedores, simplificando aún más tu proceso (y reduciendo la posibilidad de descuidar el seguimiento adecuado).
Es que inclusive, puedes determinar y elegir la frecuencia con la que deseas hacer un seguimiento de tus contactos, siendo esto una verdadera influencia de cómo mejorar el seguimiento de las ventas.
La función de frecuencia de seguimiento incluso te dará prioridad a tu trabajo de seguimiento al mostrar qué contactos deben contactarse a continuación.
Supongamos que te gustaría hablar con contactos de tipo CEO una vez al trimestre. Simplemente creando la 'Frecuencia de seguimiento', la configuras o estableces en 'Trimestral' y así puedes lograrlo.
Ahora, todos los directores ejecutivos con los que no te hayas puesto en contacto en el último trimestre (o aquellos sin una actividad completa) se resaltarán y siempre estarán en la parte alta de la lista de prioridades.
Esta es una herramienta realmente simple, pero poderosa, que te ayudará a automatizar la posibilidad de perder un trato debido a un seguimiento deficiente.
Con más tiempo para concentrarte en la venta y claridad y confianza en este proceso, tus vendedores se pondrán en contacto con tus clientes potenciales en el momento adecuado y dedicarán más tiempo y energía a las cosas correctas.
Incorpora estos 4 pasos en tu proceso de ventas para asegurarte de que nunca más se pierdan los seguimientos
Nunca dejes que otra oportunidad caliente se te escape de los dedos por falta de seguimiento.
Todos sabemos lo difíciles que pueden ser las ventas. Hay tantas variables. Algunos acuerdos se cierran y otros no. No puedes darte el lujo de perderte en la confusión y la incertidumbre.
Mantén el control sobre tus actividades y asegúrate de que tu proceso de ventas permite a tus vendedores saber cuál es la acción de mayor prioridad que deben tomar en un momento dado. Haz todo lo posible para encontrar y cerrar las ofertas que importan.
Debes estar seguro de saber que la salida de ventas es el uso más eficaz del tiempo. Tus vendedores no deberían tener que perder tiempo en la priorización. Tú debes estar claro de cómo mejorar el seguimiento de las ventas, así como ellos.
Los mejores procesos de ventas automatizan este tema de decisiones, liberando a tus vendedores para que hagan lo que mejor saben hacer:
¡Seguimiento de clientes potenciales calientes y cierre de más negocios!
Publicado originalmente el 29 enero 2021, actualizado el 1 septiembre 2023
