Automatización del trabajo comercial para vendedores técnicos: Una guía completa

Si hay algo de lo que todas las empresas pueden beneficiarse es de la automatización de ventas para aumentarlas con el menor esfuerzo. Puede parecer una gran declaración difícil de alcanzar, pero créeme, ¡es verdad! Entrenamos a más de 1200 vendedores técnicos cada año y les ayudamos a automatizar el trabajo comercial. Si se hace correctamente, la automatización de las ventas puede ayudarte a:

• Estandarizar y automatizar los procesos comerciales de cualificación, prospección, diagnóstico, seguimiento de propuesta, presentación de licitaciones, resolver objeciones, cierre de la venta y mucho más para facilitar el cierre de más ventas.
• Ahorrar tiempo, mucho tiempo,  automatizando y racionalizando las tareas repetitivas.
• Mejor conocimiento técnico de los clientes: datos demográficos, intereses, comportamiento, tendencias, rentabilidad, fidelidad, costes, etc. Para reducir el tiempo comercial dedicado a  tareas administrativas.
• Automatizar la programación y el seguimiento de reuniones comerciales por videollamada o presenciales.
• Muestra los datos que son importantes cuando son necesarios. En lugar de analizar hojas de cálculo durante horas, al automatizar el trabajo comercial consigues también una instantánea de las estadísticas de ventas más importantes en un cuadro de mando muy visual y fácil de leer. Las plataformas que te ayudan a automatizar el trabajo comercial Incluye funciones de seguimiento de objetivos comerciales y pronósticos de ingresos, que utilizan los datos existentes en la medida que se ingresan para ayudar a los vendedores y directores comerciales a identificar el progreso y monitorear el rendimiento.
• Ayudar a convertir más Leads en oportunidades de ventas que luego se conviertan en cotizaciones que terminen transformándose en contratos firmados.
• Que tus vendedores sean autónomos en la realización campañas de marketing por correo electrónico por ellos mismos.
• Consigue que el trabajo digital de los vendedores sea ágil, móvil y de bajo costo.

Los beneficios comerciales de la automatización de ventas son evidentes, y esta guía práctica para automatizar el trabajo de tus vendedores técnicos te ayudará a conocer todo lo que necesitas saber sobre el proceso correcto para la automatización de las ventas.

¿Cómo se puede automatizar el trabajo comercial de tus vendedores técnicos?

Muchas de las tareas mecánicas que antes requerían mucho tiempo y que los directores comerciales o los equipos de vendedores suelen completar manualmente, ahora pueden ser asumidas por un programa eficaz de automatización de las ventas que se encarga de manejar trabajos tediosos como iniciar correos electrónicos y hacer un seguimiento de los clientes potenciales, solicitar datos sobre sus empresas, plantas e instalaciones para cualificarlos, avisar cuándo una cliente está caliente para ser atacado, y más. La automatización de ventas puede ahorrar mucho tiempo a los vendedores para que se dediquen a conseguir que sus oportunidades avancen hasta el cierre, aumentar sus ingresos y optimizar su trabajo comercial.

Otro beneficio importante de la automatización de ventas es la visualización en tiempo real de lo que está sucediendo con cada prospecto, con alarmas de aviso para poder actuar con rapidez y agilizar las ventas. Al comprender el viaje que atraviesa un posible cliente desde el momento en que llega a tu sitio web a través del embudo de marketing y finalmente entra en el canal de ventas, se puede tener una descripción general de su flujo de trabajo de ventas para ver dónde está sobresaliendo y dónde se deben realizar los ajustes.

Un error muy común en los vendedores técnicos es dejar desatendidas oportunidades por un pobre seguimiento, al no programar tareas que ayuden a conseguir que los clientes avancen, no se disponen de alarmas de recordatorio.

Con un software específico para la automatización del trabajo de los vendedores, se puede crear tareas específicas y expandir el flujo de trabajo comercial con una lógica de ramificación alineada con el camino que debe tomar un cliente potencial para llegar hasta el cierre y firme en contrato. Con un sistema como este, también puede combinar tareas para crear puntos de contacto específicos. Se considera que son el punto de inflexión en el que el cliente potencial se convierte en una venta.

Con la automatización del trabajo comercial, los vendedores también pueden configurar campañas para la prospección de clientes potenciales con el uso combinado del Email, la llamada y el contenido técnico. La plataforma permite personalizar los mensajes de correo electrónico en función de un perfil de cliente o un cargo específico. Con un solo clic puede enviar cientos de emails ultra personalizados con el mensaje adecuado. La plataforma coloca el mensaje específico en función del cargo. Por ejemplo, si el email lo va a recibir el director de producción el asunto será “Sistemas de automatización industrial para procesos de fabricación poco productivos”, en cambio, si el mismo email lo recibe el director de mantenimiento el sistema cambia automáticamente el asunto a “Sistemas de Automatización Industrial para evitar paradas frecuentes del proceso productivo«.

En promedio, el uso de mensajes personalizados genera seis veces las tasas de interés que usar un mensaje único para todos y estándar. Usar una plataforma CRM para automatizar el trabajo comercial de los vendedores técnicos con contenido dinámico en función de los cargos que lo van a recibir, permiten personalizar mejor el mensaje.

En el ámbito de las ventas, una talla única no sirve para todos los prospectos. Los consumidores quieren sentirse especiales y la automatización de los mensajes de ventas puede ayudar a personalizar el esfuerzo comercial para mejorar sus posibilidades de convertir un cliente potencial en un cliente.

Automatización del trabajo comercial por correo electrónico

Uno de los usos más populares para la automatización del trabajo de ventas es con las campañas de marketing por correo electrónico. El equipo de ventas puede usar contenido dinámico y muy personalizado para un público objetivo muy específico. Los correos electrónicos dinámicos están diseñados con contenido que cambia según la información que tengamos registrada de un cliente potencial. Por ejemplo, considere que un cliente potencial está interesado en sus soluciones de Industria 4.0. Estas soluciones pueden ser de trazabilidad de la producción, Mejora de la OEE, Disminución de los consumos energéticos, o automatización de procesos. Cuando un cliente potencial muestra un interés expreso en una de estas soluciones, el sistema cambia el contenido del email para enfocarlo en el interés real.

La automatización de ventas para el correo electrónico mantendrá la lista de destinatarios de su empresa en orden y hará un seguimiento de dónde se encuentran los clientes potenciales dentro del embudo de ventas. Según el comportamiento del cliente potencial, las campañas de correo electrónico se pueden configurar para enviar mensajes en función de una serie de factores desencadenantes. Esto permite al equipo de ventas dedicar menos tiempo a las tareas administrativas de ventas y más tiempo a interactuar personalmente con los clientes potenciales en el momento preciso en que están listos.

Si descubre que los clientes potenciales estaban casi en la línea de meta, han llegado a la etapa de decisión, el programa de ventas automatizado enviará emails recordatorios con contenido como casos de éxito o un artículo que le ayude a justificar su decisión de compra que les anime a actuar para comprar. Incluso, si marcas dentro de la plataforma de ventas que el cliente ha manifestado una objeción, se le puede enviar un email automático que ayude a resolver esa objeción con contenido muy personalizado. Sí, y todo en automático, la verdad es que es una maravilla vender de esta manera.

Se pueden crear automatizaciones de ventas que ayuden a activar recordatorios para que los vendedores se pongan en contacto con los clientes potenciales con mensajes específicos en función de la etapa del Embudo de Ventas donde se encuentre, y así realicen las tareas y actividades que corresponden a esa etapa. Por ejemplo, si un Leads ha sido cualificado por Marketing como adecuado, inmediatamente se le envía un email al vendedor para que empiece a trabajar, o si un contacto ha manifestado estar interesado en realizar una Demo o una visita a su planta, se le avisa automáticamente al vendedor y se le envía al cliente la agenda del vendedor para que elija la fecha más oportuna para realizar esta actividad comercial.

Con la ayuda de un sistema de automatización robusto, específico para el trabajo que realizamos los ingenieros en ventas, todos los involucrados en la venta dentro de la empresa pueden utilizar mejor su tiempo para concentrarse en interacciones más personales con los clientes.

Automatización del trabajo comercial de los Embudos de Ventas 

La gestión de relaciones con los clientes (CRM) se puede considerar un elemento vital para cualquier empresa que se dedica a vender tecnología industrial. Si una marca no tiene buenas relaciones con sus clientes, es solo cuestión de tiempo antes de que los clientes descontentos lleven su negocio a otra parte.

La automatización de las ventas con un CRM específico para vender tecnología industrial permite incluir de forma automática la entrada de datos, programar citas, programar llamadas, crear recordatorios importantes e incluso generar facturas. Con todos estos datos de clientes almacenados en una única ubicación, su equipo no tendrá que perder tiempo tratando de encontrar el correo electrónico de un cliente o  cuáles han sido las compras realizadas hasta la fecha. Todos los detalles relevantes sobre sus clientes estarán organizados y serán de fácil acceso para todos los involucrados en la venta.

Otro aspecto útil de la automatización de las ventas con un CRM es asignarle una puntuación a los clientes potenciales en función de sus datos demográficos y su comportamiento con los contenidos de tu Web. Puede identificar clientes potenciales en tiempo real y puntuarlos en función de factores como visitas a una página de producto, contenido descargado, vídeos visualizados y compromiso con los emails entre otros. Luego, puede usar esta información para aplicar tácticas comerciales muy específicas para aquellos que tienen una mayor probabilidad de convertirse en una venta. El sistema puede mover  automáticamente un Lead hasta un embudo de ventas para que sea trabajado comercialmente en función de la puntuación que este tenga. Esencialmente, la puntuación de clientes potenciales elimina muchas de las conjeturas de la ecuación.

Automatización de la gestión de oportunidades de ventas

Un cliente te envía por email para participar en una licitación, registras la invitación para licitar en el CRM, debes avisar al equipo responsable de realizar el análisis preliminar de la RFP para decidir presentarse, deben escoger al responsable de la RFP y avisarle. Llamar al cliente dos días después para notificar formalmente que si van a presentarse, después de hablar con el cliente registras la conversación de diagnóstico dentro del CRM, el equipo de ofertas es avisado de este registro y debe empezar a desarrollar  la propuesta de valor única de tu empresa que da respuesta a la licitación del cliente, se asignan las tareas de investigación, análisis, desarrollo, plazos y costes enviando un correo electrónico de seguimiento a cada responsable dentro de tu empresa y las tareas siguen.

Probablemente te estés cansando con solo leer esto. Automatizar el trabajo comercial relacionado con la gestión de oportunidades de ventas es una necesidad imperante; Desde VAO implantamos una plataforma para la automatización del trabajo comercial capaz de registrar las llamadas, reuniones, correos electrónicos, contenido descargado, contenido técnico visualizado y todo el historial de actuación comercial con un cliente.

Automatización de las ventas con el uso de perfiles de compradores y la puntuación de clientes potenciales (Lead Scoring)

Un aspecto crucial para cualquier empresa que vende proyectos de ingeniería, tecnología industrial o servicios técnicos es tener un sólido perfil del comprador ideal y entender muy bien sus problemas, necesidades y oportunidades de mejora. Un perfil del comprador ideal es una representación ficticia del cliente ideal, aquel con mayores posibilidades de convertirse en un contrato firmado. Según datos demográficos como cargo, tipo de planta, Nº de líneas productivas, ubicación e intereses, los perfiles de compradores técnicos pueden ayudar al vendedor a ajustar su estrategia comercial para que se adapte mejor a su público objetivo.

Los perfiles de comprador se pueden trabajar en conjunto con la puntuación de clientes potenciales, de esta manera el vendedor podrá identificar aquellos clientes potenciales que mejor se adapten al perfil cliente ideal y también han realizado acciones de enganche con la empresa, la Web y los vendedores que los identifican como clientes potenciales calientes. Su sistema para automatizar el trabajo comercial de los vendedores técnicos permite identificar automáticamente los clientes potenciales a medida que van superando un determinado umbral de puntuación y asignarlos automáticamente como oportunidades para ser trabajadas por el equipo de ventas dentro de los embudos de ventas correspondientes.

Automatización de las comunicaciones entre el equipo de ventas, inside sales, técnicos de ofertas, servicios pros venta y marketing

Un problema importante al que se enfrentan muchas empresas es la falta de comunicación entre departamentos y empleados. Un malentendido puede llevar a que se completen las mismas tareas más de una vez. También puede ser el principal culpable de por qué otras tareas se pasan por alto por completo. Quizás un departamento no hizo seguimiento porque pensó que otro departamento lo haría.

Uno de los muchos beneficios de la automatización de las ventas es la optimización de las comunicaciones dentro del lugar de trabajo. Se puede actualizar rápidamente a todos los involucrados en la venta dentro de la empresa por correo electrónico o con alertas por mensaje de texto como: ¿Se envió ese contrato al cliente potencial que está listo para cerrar? ¿El departamento técnico programó una nueva demostración en las instalaciones del cliente potencial?). Incluso se pueden configurar flujos de trabajo automatizados que actúen sobre desencadenantes específicos. El sistema puede enviar notificaciones instantáneas de los clientes potenciales o ventas que están calientes, manteniendo a todos en el equipo informados de lo que está sucediendo.

Análisis e informes del Trabajo Comercial de los Vendedores Técnicos

Al final del día, todos los esfuerzos de marketing y ventas serían en vano si no tuviera forma de medir qué tan bien lo está haciendo equipo de ventas en tiempo real. Un buen programa de automatización del trabajo comercial proporcionará idea forma automatizada informes diarios, semanales, mensuales, trimestrales y anuales que muestran una descripción general completa de trabajo de marketing y ventas para su análisis.

Las plataformas de automatización de las ventas pueden proporcionar a los gerentes de ventas  información detallada sobre las actividades de su equipo con informes de correo electrónico automatizados, clasificaciones del equipo de ventas, informes de tratos e informes de ingresos entre otros. También es posible generar informes personalizados que muestren información de muchas fuentes diferentes.

Estos informes están diseñados para brindar toda la información que necesita un gerente para medir el desempeño actual de sus ventas y pronosticar el desempeño para el futuro.

Hemos visto en esta guía que la automatización del trabajo comercial beneficia a la empresa, al equipo de ventas y entregará resultados de múltiples formas:

• Aumentando la productividad y el rendimiento de los vendedores.
• Mejorando la eficiencia comercial y acelerando el cierre de la venta.
• Asegura que ningún prospecto queda desatendido y se pierda en el camino.
• Garantiza la calidad de las tareas comerciales que realizan los ingenieros.
• Reduce el tiempo de respuesta, lo que puede aumentar la satisfacción del cliente.
• Mantiene los datos de leads, oportunidades y clientes disponibles para todos los involucrados en la venta

¡Listos para automatizar el trabajo comercial!

La automatización de las ventas es una garantía de mejora y éxito, se puede lograr más del trabajo de los vendedores de lo que solían hacer en sus mejores días. Implementar estas herramientas es la acción más importante que un gerente de ventas puede hacer para conseguir que su equipo comercial avance con rapidez hacia la consecución de objetivos y dejar que los resultados hablen por sí mismos.

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