Técnicas Efectivas de Gestión del Tiempo para Vendedores

“Dentro de un año, desearás haber comenzado hoy” Esta cita de Karen Lamb tiene una aplicación clara en el contexto de la gestión del tiempo para vendedores.

En el ámbito de las ventas, la procrastinación y la postergación pueden tener un impacto directo en el rendimiento y los resultados. Los vendedores exitosos reconocen que cada día cuenta y que las acciones tomadas hoy pueden determinar su éxito futuro. No se trata solo de vender en el momento presente, sino de establecer relaciones duraderas con los clientes y construir una base sólida para el crecimiento a largo plazo.

Al comenzar a tomar medidas hoy, como establecer contactos con nuevos clientes, nutrir relaciones existentes y seguir oportunidades de ventas, los vendedores maximizan su potencial para cosechar los frutos en el futuro. Ignorar estas acciones en el presente puede llevar a arrepentimientos futuros cuando se evalúen las oportunidades perdidas y el progreso estancado.

 

¿Por qué la gestión del tiempo para vendedores es esencial?

En primer lugar, las personas pueden ser tu activo más importante, pero el tiempo es tu recurso número uno personal. Nunca puedes recuperar el tiempo perdido y puedes emitir cheques ilimitados contra tu tiempo. Si te encuentras trabajando excesivamente fuera del horario regular, revisando correos electrónicos durante el fin de semana, respondiendo llamadas telefónicas, WhatsApp y mensajes casi las 24 horas del día, los 7 días de la semana, entonces es tan culpa tuya como de las personas que demandan tu tiempo. Esa es una afirmación controvertida, pero en última instancia, eres responsable de la mayoría de tu semana laboral, no los demás.

En segundo lugar, no puedes dedicar suficiente tiempo para desarrollar y atender a tu equipo de ventas si todo lo que haces es tachar frenéticamente elementos de tu propia lista de tareas personales. La prueba definitiva es qué sucede si una reunión de 60 minutos se cancela y se elimina de tu calendario. ¿Cómo usarás el tiempo? Si está dedicado a las Reglas 1-3, entonces todo está bien, pero si está dedicado únicamente a tus tareas, entonces hay margen para mejorar. Ciertamente, todos necesitan algo de “tiempo para mí”, pero no puede ser tu opción predeterminada inmediata.

Finalmente, necesitas ser un modelo a seguir para tu equipo de ventas. Rápidamente aprenderás que tu equipo se enfocará mucho más en lo que haces que en lo que dices. El comportamiento cuenta. Si tu equipo te ve constantemente agitado, haciendo malabarismos con varias tareas y escuchándote quejar estar demasiado ocupado, ¿es ese el ejemplo que quieres dar? Mantener la calma bajo presión es una habilidad que se aprende. El ejemplo que des es el que seguirá tu equipo de ventas. Te están observando.

Veamos el caso de Héctor, un joven Gerente de Ingenieros de Ventas en ascenso, lideraba un equipo en una empresa de infraestructura y redes de TI que experimentaba un rápido crecimiento. A lo largo de los últimos seis meses, su supervisor había notado que Héctor se quedaba cada vez más tiempo en la oficina, rara vez marchándose antes de las 6:30-7:00 pm. También sabía que Héctor atravesaba dificultades personales y que probablemente extendía su jornada laboral como una manera de afrontar sus problemas emocionales. Sin embargo, esta rutina de trabajo estaba influyendo en las costumbres de su equipo de ventas, quienes comenzaron a quedarse más tiempo para no salir antes que Héctor. Esto estaba afectando negativamente el ambiente y la dinámica en el equipo de Héctor.

En su próxima reunión individual, el supervisor de Héctor le comentó sobre la evolución del equipo y le sugirió de manera firme que considerara dejar la oficina más temprano cuando fuera posible. Además, le ofreció su apoyo incondicional para enfrentar sus asuntos personales. Al mismo tiempo, lo instó a abordar proactivamente la cuestión del tiempo en el equipo. Héctor decidió abordar esta preocupación en la siguiente reunión del equipo, compartiendo que aunque él solía quedarse hasta tarde, no esperaba que su equipo hiciera lo mismo. Animó a sus colegas a pasar tiempo con sus seres queridos y les aseguró que estaba trabajando en equilibrar su propia vida. El alivio fue palpable entre todos al escuchar sus palabras.

 

¿Dónde se va el tiempo del vendedor?

Los vendedores a menudo enfrentan el desafío de administrar eficazmente su tiempo. La mayoría de las veces, es difícil recordar en qué se gastó el tiempo ayer, y mucho menos hace tres semanas. La clave aquí es un calendario sólido. Si ya tienes un calendario bien estructurado, te animo a realizar el ejercicio que se describe a continuación. Si no tienes uno aún, aquí tienes una tarea fundamental: durante las próximas tres semanas, registra detalladamente cómo y dónde inviertes tu tiempo.

Este esfuerzo puede significar añadir simplemente 10 minutos extra a tu semana, pero el valor resultante será significativo. Recuerda el famoso dicho en gestión: “si no puedes medirlo, no puedes mejorarlo”. Basado en los comentarios y evaluaciones de nuestros talleres con vendedores, solo el 20% de los gerentes de ventas de primer nivel y el 35% de los líderes de ventas senior llevan un seguimiento razonablemente preciso de su tiempo.

1. Imprime tu calendario para un período representativo de tres semanas.
   Registra los horarios de inicio y finalización de cada día, incluso si hay múltiples intervalos de trabajo. Incluso actividades como el envío de correos electrónicos o el uso de herramientas de comunicación después del horario laboral cuentan.
2. A continuación, resalta solamente aquellas actividades relacionadas con tus prioridades principales como vendedor.
3. Calcula los porcentajes de tiempo dedicados a cada una de estas prioridades.
4. ¿Los resultados son satisfactorios y reflejan tu enfoque deseado como vendedor?

Este ejercicio puede arrojar una nueva perspectiva sobre cómo estás utilizando tu tiempo y si estás alineado con tus objetivos. A medida que ajustas tus actividades hacia tus prioridades clave, te acercarás a una gestión del tiempo más efectiva y, en última instancia, a un desempeño de ventas más exitoso.

Aquí tienes 10 puntos donde suele irse el tiempo de un vendedor:

1. Comunicación con Clientes: Las interacciones con clientes, ya sea por teléfono, correo electrónico o reuniones, pueden consumir una parte significativa del día de un vendedor.
2. Generación de Prospectos: La búsqueda y la investigación de posibles clientes potenciales y oportunidades de venta requiere tiempo para la identificación y cualificación.

   CONTENIDO ÚTIL – Consejos para una mejor gestión del tiempo para prospectar

3. Preparación de Propuestas: La elaboración de propuestas personalizadas y presentaciones para los clientes lleva tiempo para asegurarse de que sean impactantes y relevantes.
4. Seguimiento: Mantener el seguimiento con los clientes existentes y los prospectos para mantener el interés y avanzar en el proceso de ventas es esencial, pero puede ser temporalmente intensivo.
5. Investigación de Mercado: Entender el mercado, la competencia y las tendencias es crucial para ajustar tus estrategias de ventas, pero puede requerir una inversión significativa de tiempo.
6. Desplazamientos: Si los vendedores deben viajar para visitar clientes, asistir a reuniones o ferias comerciales, esto puede consumir una porción considerable de tiempo.
7. Reuniones Internas: Las reuniones de equipo, actualizaciones de ventas y sesiones de planificación también ocupan tiempo en el calendario de un vendedor.
8. Actualización de CRM: Mantener actualizado el sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM) con datos precisos sobre actividades y oportunidades lleva tiempo.
9. Formación y Desarrollo: Mantenerse al tanto de las novedades en productos, técnicas de ventas y habilidades de negociación a menudo requiere tiempo para la formación y el desarrollo personal.
10. Administración y Tareas Administrativas: Tareas como informes de gastos, seguimiento de pedidos, y otras actividades administrativas también contribuyen a la distribución del tiempo del vendedor.

 

¿Dónde debería invertir su tiempo el vendedor?

El vendedor debería invertir mayoritariamente su tiempo en actividades que estén alineadas con sus objetivos y prioridades en su rol de ventas. Aunque no existen reglas rígidas en términos de asignación de tiempo, existen pautas valiosas a considerar. Por norma general los niveles de gestión superiores, como los directores de ventas, destinan más tiempo a aspectos estratégicos y de liderazgo, en contraposición a tareas tácticas de ventas diarias.

Dentro de las prioridades, que varían según el contexto, los vendedores deben enfocarse en:

1. Clientes: Las interacciones con los clientes, la generación de prospectos y el seguimiento son esenciales para el éxito en ventas. Mantener una relación sólida y satisfactoria con los clientes debe ser una prioridad constante.
2. Equipo: Si bien es crucial para los niveles superiores de gestión, los vendedores también deben invertir tiempo en colaborar y apoyar a su equipo. La comunicación y la sincronización son fundamentales para mantener un equipo eficiente y motivado.
3. Estrategia: Siempre se debe dedicar tiempo a la planificación estratégica. Esto implica analizar tendencias del mercado, evaluar la competencia y definir enfoques para lograr los objetivos de ventas.

Además de estas prioridades, es esencial reservar tiempo para las tareas tácticas diarias que mantienen el flujo operativo, pero es crucial que no dominen el tiempo total.

CONTENIDO ÚTIL – Cómo administrar el tiempo de los vendedores técnicos con una estructura simple

En resumen, el vendedor debe invertir su tiempo mayoritariamente en las prioridades comerciales, con un enfoque en el cliente, el equipo y la estrategia. Si se mantiene este equilibrio, se puede lograr un rendimiento óptimo en ventas y un crecimiento efectivo en el negocio.

 

Optimizando el Tiempo de Venta: Del Fracaso al Oro Olímpico en Gestión

En 1998, tras no lograr medallas ni siquiera llegar a la final en las principales regatas, el equipo británico de remo de ocho hombres decidió cambiar fundamentalmente la forma en que trabajaban y cómo interactuaban entre ellos. Su enfoque se centró únicamente en el rendimiento y en los resultados que esperaban obtener. Abordaron las cosas de manera diferente, haciéndose la misma pregunta crítica con cada acción que tomaban… ¿Hará que el bote vaya más rápido? A lo largo de su camino, aprendieron las técnicas y comportamientos sostenibles y confiables que impulsaron una mejora continua del equipo. El resultado 18 meses después, contra todas las probabilidades razonables, fue un asombroso Oro Olímpico en las aguas de Sídney, Australia.

La primera pregunta que debes hacerte es la versión de vendedor de ¿Hará que el bote vaya más rápido? Puedes alinear la mayoría (la regla 80/20) de las solicitudes y tareas que recibas en una Distorsión, algo que encaje en uno de tus Objetivos o algo que represente una Ganancia neta.

Siguiendo adelante, supongamos que uno o más de tus números de asignación de tiempo están fuera de la norma. La primera pregunta es preguntarte si es un evento aislado motivado por circunstancias especiales (participación personal en un gran trato, renuncia de un gerente subordinado, etc.) o si es el procedimiento operativo estándar. Si un número es demasiado alto, entonces hazte una serie de preguntas, incluyendo:

1. ¿Realmente debería estar haciendo todas estas actividades?
2. ¿Hay alguien más que podría hacerlas?
3. ¿Realizo estas tareas porque me gustan o porque son parte de mi trabajo?

   (Ejemplo personal: solía disfrutar participando en visitas corporativas / reuniones en el Centro de Información Ejecutiva. Realmente no necesitaba asistir a tantas como lo hice, pero me encantaba estar allí por el conocimiento adquirido y las personas que conocía. Eventualmente, dejé la mayoría de ellas).

4. ¿A dónde debería dirigirse realmente este tiempo?
5. ¿Cómo hago el cambio? (Ver Capítulo 5 – el Arte de Decir “No”).

Clasifica ampliamente las tareas y actividades comerciales en una de tres categorías. Aquellas que son Distorsiones, Objetivos y Ganancias (piensa en “DOG”, por sus siglas en inglés).

Una Distorsión es algo que está fuera de tus procesos principales y de tu misión. No hace que el bote vaya más rápido. Ejemplos son trabajar en ferias comerciales, involucrarse en solicitudes de escalada innecesarias, asistir a reuniones corporativas inútiles y probablemente alrededor del 50% de las reuniones virtuales internas a las que te piden que asistas. Ejemplos para tu equipo podrían incluir ir a visitas de ventas porque el vendedor necesita “respaldo técnico por si acaso”, responder a una licitación o RFP de una cuenta estratégica que nunca ganarás, ferias comerciales, más escaladas de productos, solucionar problemas de licencias y configuraciones, y la lista continúa.

Un Objetivo es definitivamente algo que hace que el bote vaya más rápido. Es una tarea que encaja en tus procesos principales y tu misión. Por lo general, son bastante obvias en términos de actividades diarias del vendedor. Las áreas peligrosas son las Distorsiones disfrazadas de Objetivos. Es tentador para un vendedor etiquetar cada cliente

Actividades como una reunión con un cliente, una demostración o una Prueba de Concepto como algo vital para cerrar el trato, no siempre es así, como todos sabemos por experiencia amarga. Las actividades posteriores a la venta que involucran soporte al cliente, claves de licencia, servicios profesionales de monitoreo; todo en nombre de relaciones y satisfacción del cliente, generalmente son más bien una Distorsión que basada en Objetivos.

La última categoría, Ganancia, es la más interesante. Esto es algo que puede ser algo que extienda un Objetivo, cree un nuevo Objetivo específico, obtenga ventaja competitiva o impulse la carrera de uno de tus colaboradores, o incluso la tuya. Con frecuencia encaja en la categoría de repentina intuición de “vaya, ojalá hubiera pensado en eso”. Si eres honesto contigo mismo, verás varios de estos cada semana, si estás dispuesto a buscarlos. La separación de las Distorsiones de los Objetivos puede hacer que las Ganancias pasen desapercibidas. Las Ganancias pueden ser tácticas a corto plazo o estratégicas a largo plazo. Por ejemplo, uno de mis Ingenieros de Ventas tenía como Objetivo encontrar una forma de acelerar el reinicio y la actualización de un conjunto de datos de demostración que utilizaban 100 de sus compañeros. Logró eso (ahorrando a 100 personas unas horas cada mes) y como beneficio adicional también encontró una manera de construir rápidamente un conjunto de datos aleatorizados de un millón de registros. Mencionó eso en una reunión del equipo. Otro Ingeniero de Ventas se levantó y explicó que podríamos usar eso para una demostración de escalabilidad (ventaja competitiva masiva) Y dárselo a Ingeniería para las pruebas de rendimiento. Doble Ganancia.

No es para decir lo obvio, pero lo diré porque somos ingenieros. Los Objetivos y las Ganancias son buenos, las Distorsiones son malas. Cuanto más tiempo puedas mover de las D, que rara vez se alinean con las prioridades, a los O y G, más efectivo te vuelves. Suena tan simple.

Intenta Esto

Probablemente ya te hayas dado cuenta de que tiendo a hacerme muchas preguntas. Es una buena técnica para sacarte de la reactividad del aquí y ahora y mirar las cosas con una perspectiva más profunda o relajada.

“¿Qué Sucede Si No Hago Esto?” A veces no pasará nada, a veces alguien más lo hará por ti y a veces en realidad es trabajo de otra persona y estás permitiendo un comportamiento incorrecto. Por supuesto, muchas veces es tu trabajo y debes hacerlo.

“¿Dentro de Una Hora, Sentiré Que Esto Fue Un Buen Uso de Mi Tiempo?” Este es un gran filtro para las reuniones internas. Mi experiencia personal fue que al evitar reuniones innecesarias o delegar a otro asistente, podía liberar un 5-10% adicional de mi semana laboral. Cuanto más alto ascendía en una organización, más perspicaz se volvía la pregunta. Esto también se aplica a asistir a llamadas de ventas “por si acaso el cliente pregunta…”.

“¿Realmente Necesitamos Todo Este Tiempo?” Las reuniones, las llamadas de ventas y otros eventos tienden a expandirse para llenar el tiempo disponible. En una empresa experimentamos con reuniones de 24 y 48 minutos (todas con una agenda). Las reuniones se desarrollaban más rápido, con mayor fluidez y eran mediblemente más productivas. Es posible que solo puedas hacerlo con tus reuniones y las de tus colegas, pero esto lidera con el ejemplo y muestra intención.

Y por supuesto, “¿Hará que el Bote Vaya Más Rápido?” Hay ciertos clientes internos y externos, individuos y organizaciones que parecen desperdiciar tu tiempo.

La mayoría del tiempo y las ganancias de productividad provienen de la autoconciencia. Una vez que te das cuenta de dónde se está gastando el tiempo y también quién lo está consumiendo, es mucho más fácil modificar el comportamiento. Ese cambio de comportamiento es tanto tuyo como el de tus clientes, tanto internos como externos. Si estás tan ocupado haciendo “cosas” que no tienes tiempo para medir, monitorear y modificar, entonces comienza por hacer que el bote vaya más rápido.

 

Optimizando la Semana Laboral del vendedor: Comportamiento Sugerido para el Lunes por la Mañana

Comenzar la semana laboral con un enfoque claro y estratégico es esencial para alcanzar tus objetivos en ventas. Aquí tienes tres pasos cruciales para gestionar eficazmente tu tiempo y tus prioridades.

• Lleva un Registro Detallado de tu Tiempo: La gestión del tiempo para vendedores comienza con la conciencia de cómo se asignan tus horas. Durante un período prolongado, por ejemplo, tres semanas, registra minuciosamente cómo distribuyes tu tiempo. Esta evaluación proporcionará información valiosa sobre dónde se están yendo tus esfuerzos y dónde podrías estar perdiendo oportunidades clave.
• Analiza tus Prioridades Actuales: Examina la asignación actual de las prioridades en tu rutina diaria. ¿Estás destinando suficiente tiempo a las actividades que realmente impulsan tu éxito en ventas? Establece una división objetivo para el futuro, asignando porcentajes de tiempo específicos a cada una de estas prioridades. Este análisis te ayudará a enfocarte en lo que realmente importa y a evitar que las tareas secundarias dominen tu agenda.
• Aplica la Teoría del DOG: Implementa la estrategia de Distorsión, Objetivo, Ganancia (DOG) para evaluar y clasificar tus actividades. Pregúntate si cada tarea contribuye a acelerar tus resultados en ventas, al igual que el equipo británico de remo se preguntaba si “hará que el bote vaya más rápido”. Clasifica tus tareas en Distorsiones (actividades que no están alineadas con tus prioridades), Objetivos (acciones que impulsan tu rendimiento) y Ganancias (tareas que tienen un impacto significativo y estratégico).

Al abordar el lunes por la mañana con esta mentalidad de gestión de tiempo, estarás mejor equipado para dirigir tus esfuerzos hacia las actividades que realmente importan. Al evaluar, ajustar y priorizar tu tiempo de manera efectiva, te acercarás a tus objetivos de ventas de manera más rápida y eficiente. ¡No subestimes el poder de un enfoque estratégico desde el comienzo de la semana!

 

Técnicas de Organización Personal para Vendedores Exitosos: Mantén el Rumbo hacia el Éxito

En el vertiginoso mundo de las ventas, donde cada minuto cuenta, dominar las técnicas de organización personal es crucial para alcanzar el éxito de manera consistente. Esta temática se adentra en las prácticas y herramientas que permiten a los vendedores mantenerse organizados, productivos y enfocados en sus objetivos.

La planificación diaria se convierte en el cimiento de esta estrategia. Los vendedores exitosos comienzan cada día con un plan claro, definiendo sus prioridades y tareas clave. Esto no solo ayuda a mantenerse enfocado, sino que también reduce el estrés al abordar cada día con un sentido de dirección. Explorarás cómo crear listas de tareas efectivas, establecer horarios de trabajo productivos y aprovechar las horas de mayor energía para tareas cruciales.

En el ámbito digital, la gestión de correos electrónicos se convierte en un desafío constante. Aprenderás a aplicar técnicas para organizar la bandeja de entrada, como el uso de etiquetas, carpetas y reglas de filtrado. Además, explorarás estrategias para manejar las comunicaciones de manera efectiva, manteniendo una respuesta oportuna y evitando que los correos se conviertan en distracciones abrumadoras.

La gestión de seguimientos también es una habilidad fundamental. Aprenderás a utilizar sistemas de seguimiento que te ayuden a rastrear las interacciones con los clientes, establecer recordatorios para acciones futuras y asegurarte de que ningún detalle importante se pierda en el proceso de ventas.

Además de las técnicas tradicionales, examinarás herramientas digitales diseñadas específicamente para la gestión del tiempo y la organización en ventas. Aplicaciones de listas de tareas, calendarios compartidos y plataformas de gestión de relaciones con el cliente (CRM) juegan un papel vital en la organización personal de los vendedores exitosos.

En última instancia, las técnicas de organización personal se convierten en la base sobre la cual los vendedores exitosos construyen su éxito. A través de la planificación, la gestión de la comunicación y el seguimiento eficaz, los vendedores pueden liberar su tiempo y energía para centrarse en lo que realmente importa: el establecimiento de relaciones sólidas con los clientes y la realización de ventas exitosas. Con esta formación, estarás listo para enfrentar el desafiante mundo de las ventas con confianza y eficacia.

Publicado originalmente el 29 agosto 2023, actualizado el 1 septiembre 2023