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Todos sabemos lo desafiante que puede ser gestionar un embudo de ventas en constante cambio, pero es esencial que los vendedores se mantengan organizados para asegurarse de que sus oportunidades estén avanzando.
Entonces, ¿cómo puedes asegurarte de que tus vendedores mantengan su embudo actualizado? Aquí tienes cuatro consejos para ayudarlos a mantenerse al tanto de sus negociaciones.
4 Consejos para ayudar a los vendedores a mantener actualizado su embudo de ventas
Establece un Motivo Claro para las Actualizaciones en el CRM
Desde que los sistemas de gestión de contactos ofrecieron a los vendedores la capacidad de rastrear sus oportunidades, ha habido una lucha constante entre los vendedores y sus gerentes para mantener el embudo limpio y “actualizar ese maldito CRM”.
La dirección quiere un resumen del embudo para una mejor visibilidad del equipo y para generar previsiones de ventas más precisas. Por otro lado, los vendedores no están motivados para perder tiempo valioso de ventas en tareas administrativas cuando podrían estar cerrando negocios.
Lo que puede faltar en estas conversaciones es la perspectiva del vendedor: “¿Qué hay para mí si hago este trabajo?”. Habiendo sido ingeniero en ventas, gerente de ventas y ahora consultor en ventas, veo este desafío desde todas las perspectivas y, en su mayoría, empatizo con los vendedores.
Para establecer motivos claros para las actualizaciones en el CRM por parte de los vendedores, es esencial comunicar de manera efectiva los beneficios y la importancia de mantener el CRM actualizado. Aquí hay algunos pasos que puedes seguir:
- Comunicar el propósito: Explica a los vendedores por qué es crucial tener datos precisos y actualizados en el CRM. Destaca cómo esto beneficia a su desempeño y al equipo en general.
- Resalta los beneficios individuales: Muestra cómo el mantenimiento regular del CRM puede ayudar a los vendedores a cerrar más tratos, mejorar las tasas de conversión y aumentar sus ingresos personales.
- Facilita la gestión: Proporciona herramientas y recursos fáciles de usar para que los vendedores actualicen el CRM de manera eficiente, minimizando la carga administrativa.
- Ofrece capacitación: Proporciona capacitación sobre cómo utilizar eficazmente el CRM y resalta cómo la actualización constante puede ayudar a los vendedores a priorizar sus actividades y enfocarse en las oportunidades más prometedoras.
- Establece expectativas claras: Define claramente qué información debe ingresarse en el CRM y cuándo se deben realizar las actualizaciones. Esto puede incluir la fecha de cierre prevista, el seguimiento de las acciones tomadas y la segmentación adecuada de las oportunidades.
- Reconoce y recompensa: Reconoce públicamente y recompensa a los vendedores que mantienen sus registros actualizados y contribuyen al éxito del equipo de ventas.
- Realiza un seguimiento y retroalimentación: Para optimizar la gestión del embudo de ventas, programa reuniones regulares para revisar el progreso de las actualizaciones en el CRM. Proporciona retroalimentación constructiva y resalta ejemplos de cómo mantener el CRM actualizado ha conducido a resultados positivos. Al seguir esta lista de verificación y mantener un enfoque disciplinado en la gestión del embudo de ventas, tu equipo estará mejor preparado para impulsar oportunidades y lograr un mayor éxito en las reuniones de ventas.
- Involucra a los vendedores en la toma de decisiones: Permite que los vendedores tengan voz en la configuración del CRM y en la elección de las características que faciliten su uso. Esto puede aumentar su sentido de propiedad y compromiso.
- Fomenta una cultura de colaboración: Destaca cómo la actualización del CRM beneficia a todo el equipo y fomenta una cultura en la que todos trabajen juntos para lograr el éxito.
- Evalúa el proceso: Regularmente, revisa y ajusta el proceso de actualización del CRM en función de la retroalimentación de los vendedores y los resultados obtenidos.
Al seguir estos pasos y enfocarte en los beneficios tanto individuales como colectivos de optimizar la gestión del embudo de ventas y mantener el CRM actualizado, puedes motivar a tus vendedores a realizar actualizaciones regulares y precisas en el sistema. Esto, a su vez, mejorará la calidad de las reuniones de ventas y aumentará la eficacia de todo el proceso de ventas.
Trata tu CRM como una fábrica personal de comisiones
Al observar el embudo y el CRM, debemos alentar a los vendedores a verlo como su propia “fábrica de comisiones”. En otras palabras, el CRM es una línea de ensamblaje que fabrica ingresos y debe gestionarse en cada etapa. En la parte superior se encuentran las materias primas (clientes potenciales), y al final del proceso están los productos terminados (negocios cerrados y comisiones).
Debemos ayudar a los vendedores a optimizar su línea de producción para que genere más comisiones. Eso comienza mostrándoles los importantes beneficios de gestionar su embudo diaria o semanalmente. El CRM ayuda a:
- Mejorar las tasas de cierre al centrarse en las oportunidades más calificadas.
- Ser más efectivo al priorizar actividades y eliminar “cargas muertas”.
- Ahorrar tiempo con una lista de recordatorios de compromisos y próximos pasos.
- Identificar deficiencias en las cuotas temprano con resaltados de embudo ponderados.
- Mostrar dónde puede ser necesaria asistencia para cerrar negocios con rapidez y nivel de actividad.
Una vez que los vendedores vean el valor de mantener su embudo, el siguiente paso es una lista de verificación que ayuda a tu equipo de ventas a actualizar el embudo regularmente.
Utiliza una lista de verificación para un embudo de ventas ordenado
Adapta esta lista de verificación para satisfacer los requisitos específicos de tu CRM y, para optimizar la gestión del embudo de ventas, anima a tu equipo a utilizarla. Establece la expectativa de que cada elemento se revisará y actualizará antes de cada reunión de ventas. Si los vendedores no prestan atención a estos detalles, pueden estar operando su ‘fábrica generadora de comisiones’ por debajo del potencial de producción.
Para mantener un embudo optimizado y limpio, cada semana, tu equipo de ventas debe:
- Revisar cada oportunidad comenzando en la parte inferior del embudo.
- Priorizar las oportunidades clave por tamaño, fecha de cierre, potencial estratégico, etc.
- Revisar la etapa, los días en la etapa y la antigüedad general. ¿Está en la etapa apropiada según las acciones del cliente? ¿Se mueve con velocidad en comparación con los acuerdos promedio de este tamaño? Los acuerdos estancados en una etapa más tiempo que el promedio deben ser una señal de advertencia de que esta negociación está en peligro.
- Centrarse en la próxima acción o fecha de la próxima reunión. ¿Hay una? ¿Has identificado la próxima acción tangible que esperas del cliente para mostrar que la negociación está progresando?
- Comprobar el importe de la oportunidad. ¿Se basa en lo que sabes sobre la negociación? ¿Ha cambiado a medida que ha avanzado la negociación?
- Revisar la fecha de cierre, ¿es realista según las acciones y los próximos pasos? ¿Has verificado la fecha de decisión con los interesados? ¿Puedes trazar los pasos desde donde estás ahora hasta ganar el negocio para la fecha de cierre esperada?
El resultado de revisar el embudo debería ser una lista de acciones para impulsar las oportunidades hacia adelante. Y como resultado de la revisión, los vendedores deben comprometerse con ellos mismos y con el equipo, “si el cliente no responde la próxima semana, descalificaré esta oportunidad o la sacaré del embudo activo”. Tener un embudo limpio mejora la calidad de las reuniones de ventas y reenfoca a todos en lo que es importante.
Lista de Verificación para un Embudo de Ventas Ordenado
Antes de cada reunión de ventas, asegúrate de que:
- Revisar cada oportunidad
- Priorizar oportunidades clave: Identifica y clasifica las oportunidades según su tamaño, fecha de cierre, potencial estratégico y otros criterios relevantes.
- Revisar la etapa de la oportunidad: Asegúrate de que cada oportunidad esté en la etapa adecuada según las acciones y el compromiso del cliente. Las oportunidades que han estado en una etapa durante demasiado tiempo deben ser evaluadas críticamente.
- Evaluar la velocidad de movimiento: Compara el progreso de las oportunidades con el promedio de acuerdos de tamaño similar. Identifica las oportunidades que se están quedando atrás en términos de velocidad y actividad.
- Definir la próxima acción o reunión: Para cada oportunidad, especifica la próxima acción o la fecha de la próxima reunión con el cliente. Asegúrate de tener un plan claro para avanzar en cada oportunidad.
- Verificar el importe de la oportunidad: Confirma que el valor de la oportunidad refleje con precisión la información actualizada sobre la negociación. Ajusta el valor si es necesario en función de los cambios en la negociación.
- Revisar la fecha de cierre prevista: Verifica si la fecha de cierre es realista y basada en las acciones y pasos próximos. Comunica y confirma la fecha de decisión con los interesados si es necesario.
Al final de la revisión del embudo, asegúrate de:
- Generar una lista de acciones: Crea una lista de acciones específicas para avanzar en cada oportunidad. Esto garantiza que haya un plan claro para cada una.
- Compromiso con las acciones definidas: Los vendedores deben comprometerse a seguir las acciones definidas y mantener el progreso en cada oportunidad.
- Implementar medidas de seguimiento: Establece recordatorios y seguimientos para asegurarte de que las acciones se lleven a cabo según lo planeado.
- Eliminar oportunidades no viables: Si una oportunidad no muestra progreso o no responde, considera descalificarla o moverla fuera del embudo activo para mantener un embudo limpio y enfocado en oportunidades reales.
- Comunicar el estado del embudo: Para optimizar la gestión del embudo de ventas, proporciona actualizaciones periódicas sobre el estado del embudo de ventas en las reuniones de equipo para mantener a todos informados y enfocados en los objetivos. Esto garantiza que todos estén al tanto de los avances y contribuye a una gestión más efectiva del embudo de ventas.
Al seguir esta lista de verificación y mantener un enfoque disciplinado en la gestión del embudo de ventas, tu equipo estará mejor preparado para impulsar oportunidades y lograr un mayor éxito en las reuniones de ventas.
Ofrece Apoyo Continuo
Mantener el embudo actualizado requiere disciplina, capacitación y refuerzo. Para optimizar la gestión del embudo de ventas, haz de la revisión del embudo una prioridad discutida frecuentemente en reuniones de equipo y en reuniones individuales. Proporciona retroalimentación directa si no se está llevando a cabo y refuerza por qué es importante y qué se espera. No esperes cambios radicales ni cumplimiento de la noche a la mañana; brinda apoyo y coaching para crear el cambio de comportamiento necesario.
Acciones clave para optimizar tu Embudo de Ventas
La razón por la que el embudo de ventas es tan poderoso radica en su capacidad para proporcionar una visión instantánea del estado de todos los prospectos y en qué etapa se encuentran en el ciclo de ventas. El tamaño y la forma del embudo reflejan la complejidad del proceso de ventas utilizado por su empresa para la venta de sus productos.
El embudo de ventas debe estar dividido en varias fases lógicamente interconectadas. Cada fase debe estar asociada y alineada con un conjunto específico de criterios de ventas únicos para cada empresa. Estos criterios de ventas en cada fase definen el proceso de ventas ideal que su empresa debe seguir con el nicho de mercado objetivo.
Tanto las fases del embudo de ventas como los criterios de ventas deben seguir un orden cronológico. Esto significa que, cuando se cumple o satisface un criterio de ventas específico para una fase determinada, el prospecto puede avanzar al siguiente nivel del embudo. De esta manera, los prospectos fluyen a través del embudo hasta llegar al fondo y se convierten en ventas.
Por otro lado, algunos prospectos pueden ser eliminados del embudo de ventas si no cumplen con los criterios establecidos. Por ejemplo, si un prospecto no satisface algún criterio en la fase 1, no podrá avanzar a la fase 2. Identificar las razones por las cuales un prospecto queda estancado en una fase del embudo es crucial, ya que permite ayudar al prospecto a avanzar en su camino hacia la compra.
Entonces, ¿por qué es necesario descartar o abandonar a un prospecto estancado en el embudo de ventas? Cuando se confirma que un prospecto no tiene los fondos ni el presupuesto necesario para el proyecto, debe ser descartado. Del mismo modo, si un prospecto ha estado en el ciclo de ventas durante mucho tiempo sin mostrar señales de decisión, debe ser abandonado.
El tiempo y los recursos son limitados, y no se pueden invertir en prospectos con pocas posibilidades de convertirse en ventas. El estado de los criterios de ventas en cada fase refleja la posición de cada prospecto en el ciclo de ventas. Si los criterios no se cumplen, es necesario eliminar a estos prospectos o redirigirlos para volver a incorporarlos al embudo.
Además, es importante definir el porcentaje de probabilidad y las previsiones de ventas en el embudo de ventas para optimizar la gestión del embudo de ventas. El porcentaje de probabilidad refleja la precisión de las previsiones de ventas al asignar un porcentaje a cada fase del embudo. Este porcentaje debe aumentar a medida que los prospectos avanzan en el embudo, indicando que se están cumpliendo más criterios de ventas. Esto garantiza que las previsiones de ventas sean más precisas y alineadas con el progreso real en el embudo de ventas.
Este porcentaje se basa en los datos proporcionados por el propio embudo de ventas. Por ejemplo, la fase 1 podría asignarse un 10% de probabilidad si, en promedio, el 10% de los prospectos que llegan a esa fase terminan comprando al final del embudo. La última fase podría asignarse un 90% de probabilidad si la mayoría de los prospectos que llegan a esa etapa terminan comprando en un período determinado.
Es importante evitar asignar porcentajes basados en la intuición o el “feeling” de los vendedores, ya que las previsiones de ventas deben basarse en criterios específicos de ventas y en el número de criterios satisfechos. Cada profesional de ventas en su empresa debe utilizar el mismo porcentaje de probabilidad para indicar cuántos criterios se han cumplido; de lo contrario, el porcentaje carecerá de sentido y precisión en las previsiones de ventas.
Resumen
Cuando los vendedores consideran su CRM como su propia “fábrica de comisiones”, es más probable que se mantengan al día con su embudo de ventas. Asegúrate de brindar apoyo continuo y entrenamiento para garantizar que los vendedores estén al tanto de sus negociaciones y comprendan el valor de gestionar su embudo. Con revisiones periódicas del embudo y una lista de verificación que anima a los representantes a priorizar sus oportunidades, les resultará más fácil cerrar más negocios.
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