by El éxito en los momentos actuales de crisis radica en aprovechar eficientemente los recursos: tiempo, dinero y personas. Son recursos limitados y si queremos ganar debemos saber donde invertirlos. Hay dos conceptos que tendrás que pensar mientras lees este post: el aprovechamiento de los recursos y la gestión de los mismos.
La gente que es efectiva aprovechando sus recursos lo dedica a las cosas más importantes, las que le dan más beneficios. Los que aprovechan sus recursos piensan críticamente en cómo deberían emplearlos y tienen unos criterios claros para hacerlo.
La gestión de los recursos, por otro lado, es algo sobre lo que la mayoría hemos leído u oído hablar. Gestionar es disciplina, tiene que ver con la ejecución y la coordinación, es asegurarse de que no se desperdician recursos y de que de verdad se están haciendo cumplir los criterios para aprovecharlos.
Controlar los recursos del departamento técnico de ofertas es más que elaborar una lista de cosas por hacer, repartir el trabajo y verificar que salen ofertas como churros. Hay que saber decir que “NO” y trabajar sólo aquellas oportunidades que te acercaran a tus objetivos.
¿Sabes cuál es la diferencia entre aprovechar los recursos y controlarlos? Aprovechar los recursos significa que los estás utilizando de una forma inteligente para conseguir tus objetivos más importantes. Controlarlos es el proceso diario que utilizas para aprovecharlos. Si no tienes una estrategia, un plan y unos criterios claros para aprovecharlos, el control por si solo no siempre te ayudará a conseguir los objetivos. Es por eso que el primer paso en el viaje de construir la oferta ganadora es que sepas construir una estrategia y unos criterios que te permitan definir claramente cuales son tus prioridades.
No todos los clientes son buenos y no todos los prospectos valen la pena. Cada uno de ellos tiene un valor para tu empresa. Los clientes que compran habitualmente a tu empresa tendrán un valor en relación al número e importe de las transacciones que hacen durante el año. En cambio los prospectos que intentas conquistar, tendrán un valor en relación a la factibilidad que tengan de convertirse en un contrato firmado. La probabilidad de un prospecto de convertirse en una venta dependerá del número de criterios a los que éste se vaya ajustando y que vaya cumpliendo durante el proceso de venta.
En mi libro Manual de Ventas para Ingenieros y Técnicos puedes encontrar los principales criterios de calificación de prospectos, los cuales te servirán para establecer un estándar corporativo que te ayude a decidir con cuáles deberías invertir tus recursos.
Al igual que los clientes y los prospectos, no todas las ofertas son iguales y no todas son prioritarias para tu empresa. Debes discriminarlas para que no inviertas tus limitados y preciados recursos en ofertas estériles.
Muchos gerentes se obsesionan en controlar el número de ofertas que realizan al año como un indicativo de actividad. Luego comparan este valor con el número de ofertas aceptadas y ven que el ratio Ofertas aceptadas / Ofertas emitidas ha disminuido, buscan un culpable. El primero en la mira de los asesinos es el director comercial y luego los profesionales de la venta. Algo está pasando, el departamento de ofertas no para de sacar ofertas a la calle como una máquina de churros. Están todos agobiados por semejante volumen de trabajo y no se detienen a pensar ¿Por qué es tan bajo el número de ofertas aceptadas en relación al esfuerzo realizado? Han invertido sus recursos en ofertar proyectos que nunca se ejecutaran por falta de recursos, en proyectos que no se ajustan a las ventajas competitivas de tu empresa ni a tu tecnología, se ofertaron simples consultas de clientes que en el fondo solo querían una estimación. Puedo seguir dándote más y más razones.
Las consecuencias son evidentes, en primer lugar el departamento de ofertas con semejante volumen de trabajo y recursos tan limitados, no elabora ofertas con la calidad adecuada para convertirse en una oferta ganadora. En segundo lugar se entregan las ofertas fuera de plazo, se generarán malestares innecesarios en el cliente, se estudian las ofertas con tan poco tiempo, que no son capaces de responder adecuadamente a todos los requerimientos exigidos por el cliente, se agobian los técnicos de ofertas, se agobian los proveedores que asisten a los técnicos de ofertas y se contrata personal innecesario para que estudien ofertas estériles. El resultado final es un departamento de ofertas agobiado, un equipo comercial con la moral por los suelos y una rentabilidad gravemente disminuida.
