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La administración utiliza, como fórmula principal de licitación, el concurso público, el cual, es “público” y lo puede localizar en los diferentes boletines del estado. Preparar y presentar una propuesta para un concurso público consume mucho esfuerzo, tiempo y recursos. Para ser exitoso, debe seguir la regla básica para ganar toda solicitud de propuesta (RFP), ya sea de naturaleza privada o pública. Y es que todo concurso se gana mucho antes de que éste sea publicado. Esto significa que, usted ha debido de trabajar previamente al cliente y al resto de individuos internos y externos que influyen en la decisión. El concurso debería llevar su marca de influencia con el objetivo de que se encuentre bien posicionado, de cara a ganar el concurso.
En casi todos los países existen tres procedimientos básicos para la adjudicación de un contrato público:
La licitación pública: Esta forma de adjudicación se realiza mediante convocatoria de un concurso, donde la empresa licitante presenta libremente sus dos propuestas: la técnica y la económica, cada una en un sobre cerrado debidamente rotulado. Los sobres serán abiertos públicamente, a fin de asegurar al gobierno las mejores condiciones disponibles en cuanto a precio, financiamiento, oportunidad, etc. El problema que presenta este tipo de licitación, es que nadie sabe qué resultado va a dar al final del proceso. Aunque usted haya colaborado con un funcionario, para diseñar un pliego de condiciones que se ajuste a su propuesta perfectamente, siempre puede ocurrir algo que pueda invalidar su propuesta o que pueda hacer ganar a un tercero.
Licitación por invitación: Es el proceso mediante el cual, las dependencias y entidades de la administración pública convocan a, por lo menos, tres proveedores diferentes, que tengan capacidad de respuesta inmediata y que posean los recursos técnicos y financieros para participar en la prestación de bienes y/o servicios requeridos por la administración.
Este tipo de licitaciones están normalmente limitadas por el importe de licitación, que por lo general es mucho menor a de la licitación por concurso.
Si su empresa está interesada en participar bajo este esquema, una condición necesaria, es que debe ser conocida por la administración con antelación y en muchos casos, es requisito estar inscrita como proveedor autorizado en la base de datos del organismo publico en cuestión. Conseguir estar entre los tres proveedores invitados, será gracias al resultado de todas las entrevistas y presentaciones realizadas con anterioridad a los funcionarios del organismo al cual está interesado en venderle para ganarse el derecho de la invitación. La mayoría de estas visitas tenían el objetivo de crear unas bases sólidas de credibilidad y confianza que motivarán la invitación de su empresa. Todas estas visitas realizadas con anterioridad a la invitación son una gran oportunidad de establecer de antemano su marca de influencia, pero no se relaje y tenga en cuenta que su competencia puede estar haciendo lo mismo.
Cuando su empresa se encuentra introduciéndose en nuevos mercados y ha trabajado duramente para ganarse el derecho de ser invitado, aunque usted y su empresa observen que no tienen oportunidad de ganar, mi recomendación es que se presente de igual forma, para de esta forma, ir ganado más confianza y visibilidad dentro de la administración. Si de algo puede estar seguro, es que usted deberá presentarse a varios concursos con el mismo organismo antes de que empiecen a adjudicarle algo. Para muchos organismos públicos es una cuestión necesaria, ya que necesitan conocerle.
Lo importante es empezar a presentarse y mantener una buena gestión de contactos que le sirva para ganarse la confianza de los principales funcionarios.
Adjudicación directa: es el proceso mediante el cual una dependencia o entidad de la administración pública, adjudica a un proveedor la prestación de un servicio o bien, sin necesidad de una licitación pública; es decir, no se informa públicamente la licitación, y no se publican las bases para concursar. En España básicamente, se trata de un listado de bienes (y algunos servicios) que han pasado un proceso de selección previa realizado por la administración y por tanto pueden comprarse con muy pocos requisitos formales. El punto a tener en cuenta en este tipo de contrato, es que usted debe conseguir que sus productos se encuentren referenciados en el catálogo de la administración, para de esta forma se vean obligados a comprar los bienes homologados del catálogo. Por lo tanto, si usted consigue colocar sus productos en este listado, ha ganado la partida.
Tenga en cuenta que para entrar en este grupo de privilegiados, se necesitan muy buenos contactos y haber generado vínculos de confianza y credibilidad con cada uno de ellos, lo cual se traduce en muchas entrevistas, acciones de marketing y tiempo.
Mi recomendación, para vender por primera vez a la administración pública, es intentarlo con un contrato por invitación. Los requisitos formales son bajos y el contratista que figura, es su empresa. La realidad, es que a medida que vaya acumulando más experiencia, puede ir aspirando a contratos más sustanciosos.
