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En la transformación digital actual, la clave es guardar y optimizar tus procesos de ventas, y para ello la automatización de las ventas es fundamental.
Las tecnologías digitales pueden simplificar el trabajo de tus vendedores, pero también exigen habilidades y energía cada vez mayores para mantenerse al día. Incluso si estás muy preparado, tendrás que lidiar con la innovación continua y la necesidad de actualización constante.
¿Por qué deberías considerar la automatización de ventas? Porque te permite ahorrar tiempo, optimizar tus esfuerzos y aumentar el ratio de cierre de nuevos contratos. Al automatizar tareas como el seguimiento automático de leads, el envío de correos electrónicos y la gestión de contactos, puedes concentrarte en las actividades que realmente importan para un vendedor: cerrar ventas y hacer crecer tu negocio.
Si estás buscando una forma efectiva de aumentar tu productividad y tus ventas, puedes encontrar la respuesta en dos palabras simples: automatización de las ventas.
Olvídate de actividades costosas y exigentes, días completos dedicados a copiar datos o responder a las solicitudes de los clientes.
¿Mantenerse al día con la transformación digital para los equipos de ventas parece un gran desafío? De hecho, es la tecnología la que viene al rescate de los vendedores y los equipos de marketing.
Últimamente hemos oído hablar de inteligencia artificial ( AI ), No hace falta ocultarlo: la inteligencia artificial está abriendo posibilidades que solo hace unos años parecían imposibles.
Los equipos de marketing y ventas son los primeros receptores de inteligencia artificial en la empresa. Esto puede acompañarlos en todas las actividades que realizan y, si están bien implementadas, les permite organizar mejor el tiempo disponible.
Esto significa que al delegar parte de los procesos comerciales a un sistema automatizado basado en inteligencia artificial, los equipos de ventas pueden dedicarse con un mayor compromiso a las actividades más importantes, como las estrategias de generación de lead, hablar con clientes, hacer demostraciones de producto o cerrar tratos, por ejemplo.
Anatomía y función de la automatización de ventas: qué es y por qué es importante
Las ventas son el objetivo central de cada empresa y requieren un gran compromiso. Debemos analizar cuidadosamente al cliente, estudiar su comportamiento de compra y predecir sus movimientos.
El departamento de ventas ahora debe poder mezclar bien la intuición y la capacidad de respuesta para satisfacer las necesidades del cliente.
Si la comunicación preliminar con el cliente potencial es fundamental, se puede decir lo mismo de la entrada de datos en el CRM.
Un estudio sobre automatización en la venta ha señalado que la introducción de datos en el CRM es considerada “la tarea más detestada por los vendedores”. Y es en este punto que la inteligencia artificial y las herramientas de automatización de ventas entran en juego como una oportunidad para aligerar la carga del equipo de ventas.
¿Sabías que en promedio, un vendedor dedica solo el 35.2% de su tiempo a vender? es lamentable este dato.
Si hace diez años era legal enfrentar el progreso con más calma, hoy el marketing ya no tiene tiempo para esperar y debes ser capaz de aprovechar las posibilidades que ofrece la transformación digital para seguir siendo competitivo.
Las herramientas de hoy están ahí y tu tarea es reconocer las que mejor se adaptan a tus necesidades.
Automatización de las ventas y la competencia humana: una combinación
La automatización de las ventas significa literalmente la automatización de las actividades comerciales.
Como habrás entendido con esta expresión, nos referimos a estrategias que utilizan software de inteligencia artificial y aprendizaje automático para darte una gran mano como cliente.
¿Cómo? Simple, automatizando actividades largas y aburridas en sí mismas, como la entrada de datos.
La automatización elimina la necesidad de confiar estas tareas a los equipos humanos. De esta manera, tu equipo tendrá más tiempo para dedicar a actividades que son difíciles de automatizar y de alto valor estratégico para el proceso de ventas.
¿Y qué tal si consideras usar chatbots para comunicarte con tus clientes? Estos son los nuevos jugadores top en el mundo digital.
Si tu empresa es más tradicional y prefieres el marketing cara a cara, no verás tanto beneficio en automatizar tus ventas. Pero ojo, eso no significa que no lo debas considerar. Es importante entender cómo te puede servir.
Aquí te dejamos unas preguntas que debes hacerte para saber si la automatización de ventas es lo tuyo:
- ¿Tus ventas dependen mucho de las llamadas diarias o mensuales? Si tu empresa hace muchas llamadas en frío, automatizar el proceso puede ser de gran ayuda. El CRM industrial para ingenieros de VAO que te dejan marcar automáticamente los números de teléfono. Sólo enciendes tus audífonos y das clic al botón “llamar”, el programa hace todo lo demás.
- ¿Tus equipos de marketing y ventas se la pasan haciendo tareas aburridas y repetitivas? Tienes que hacer una lista de prioridades y establecer una jerarquía de actividades. Si tus equipos pasan mucho tiempo transfiriendo información de una base de datos a un CRM, corren el riesgo de no dedicar suficiente tiempo a tareas realmente importantes de ventas.
- ¿Cuánto dinero deberías invertir para implementar la automatización de ventas? Es importante que sepas cuál es tu presupuesto antes de evaluar la inversión. ¿Ganarás más de lo que inviertas? Hay programas con funcionalidades excepcionales, pero también cuestan más. ¿Te conviene a ti y a tu empresa? Calcula cuántas horas por semana tus equipos gastan en tareas que podrían automatizarse y divide esas horas entre sus salarios. ¿Cuánto estás perdiendo?
Con esta información podrás tomar una decisión cuidadosa sobre si la automatización de ventas es lo que necesitas.
Necesitas tener tus objetivos claros para saber cuál es la mejor manera de implementar la automatización en tu empresa. Hay que hacerlo de la manera correcta y en los momentos adecuados.
Ventajas de la automatización de ventas.
Por ejemplo, una empresa Mexicana de automatización industrial ha utilizado un chatbot basado en el sistema de inteligencia artificial para mejorar su servicio de atención al cliente. Gracias a esta herramienta, ahora el chatbot maneja el 26% de las llamadas entrantes y las envía al vendedor adecuado, además ha aumentado las conversiones en un 10%.
Por otro lado, la automatización de ventas ayuda a eliminar errores humanos, acelerar y simplificar procesos. Los chatbots son solo un ejemplo de las herramientas de automatización.
La automatización de ventas mejora las diferentes etapas del proceso comercial, como la preventa. Los rastreadores web automatizados recopilan datos sobre los clientes y posibles clientes, mientras que el uso del aprendizaje automático genera automáticamente listas de Clientes calientes y ayuda a los vendedores a usar los argumentos correctos en el momento adecuado.
En cuanto a la venta, las herramientas CRM para ingenieros reducen los tiempos de respuesta a cualquier licitación y solicitud de propuestas (RFP), mientras que las herramientas de aprendizaje automático generan información sobre acciones y comportamientos asociados con altas tasas de cierre.
Implantación de la automatización de las ventas
Un estudio apunta que el 63% de las empresas han vencido a la competencia gracias a la automatización de ventas.
No hay duda de que la automatización de las ventas ofrece muchas ventajas para casi todos los tipos de empresas.
Sin embargo, muchas empresas todavía están indecisas sobre si implementarlo o no.
Algunos temen que no tengan equipos suficientemente competentes o fondos insuficientes para asumir nuevos recursos o la capacitación de los empleados.
De hecho, crear un equipo dedicado a la planificación y gestión de la automatización de ventas puede parecer al principio una tarea bastante costosa.
Entonces, veamos algunas estrategias que tu empresa puede usar para implementar la automatización de ventas sin demasiado esfuerzo.
Planifica hoy para tener éxito mañana
Para implementar con éxito la automatización de ventas, tu empresa debe planificar el proceso con mucha anticipación.
Dependiendo del nivel de organización y la capacidad de mapear procesos, hay tres caminos que se pueden tomar.
Tu empresa puede:
- Corregir y optimizar los procesos antes de automatizar. Este procedimiento se recomienda para todas aquellas empresas que no se han actualizado durante años. La automatización corre el riesgo de ser un fracaso sensacional si la empresa no tiene ideas claras sobre lo que quiere y cómo obtenerlo. Sin una estructura corporativa firme y compacta, la automatización será un caos.
- Automatizar y corregir más tarde, encontrando soluciones rápidas para superar las brechas y debilidades. Evalúa esta solución si tu empresa, a pesar de algunos defectos en la organización y los procesos, sabe lo que quiere y cómo obtenerlo.
- Corregir y subcontratar. Es decir, mejorar los procesos y luego delegar la gestión de cambios a proveedores externos especializados en automatización. Aunque es menos arriesgado, es importante tener en cuenta que se pierde un cierto grado de control en el proceso. Sin embargo, contar con profesionales capacitados puede asegurar un resultado exitoso.
Las mejores estrategias de automatización de ventas.
Vamos a ver en la práctica cómo puedes articular una estrategia exitosa de automatización de ventas, más allá de la teoría.
A continuación, te presento algunos principios que han surgido de la observación de empresas que han logrado un gran éxito gracias a la automatización:
- Rediseño completo del proceso: Empieza por aquí. ¿Cuáles son las actividades que realmente aportan valor a tu empresa? ¿Cuáles no aportan nada o incluso son contraproducentes? Automatizar procesos ineficientes es inútil, ya que solo transferirán la ineficiencia del proceso de la gestión humana a la de los algoritmos. Incluso corres el riesgo de amplificar la ineficiencia. Necesitas analizar en detalle el proceso de ventas y entenderlo a fondo, sus pros y contras, para evitar implementar herramientas de automatización de ventas que no den resultados.
- Desarrolla actividades comerciales capacitando a tus empleados: Para obtener mejoras sustanciales en la productividad mediante la automatización de ventas, es crucial desarrollar habilidades comerciales en tus empleados. Sin embargo, si la implementación de la automatización supera las habilidades o capacidades de los expertos, el problema puede volverse más complejo. Tienes dos opciones para abordar esta situación. La primera es adaptar la automatización de ventas a las habilidades de tus empleados, llevándola a cabo según sus necesidades y habilidades. Aunque es la opción menos arriesgada, también es la menos exitosa, ya que corres el riesgo de establecerte en una zona de confort que no generará mejoras sustanciales en los resultados. La segunda opción es capacitar a tus empleados según los objetivos que te has fijado y planificar una estrategia de automatización de ventas verdaderamente ganadora. Para lograr esto, tendrás que capacitar a tus empleados y hacerlos competentes rápidamente en los procesos que supervisarán. Aunque esta opción es más exigente, también es la única que posiblemente garantice el éxito.
- Establece objetivos claros y plazos estrictos para la automatización de las ventas: Algunas empresas se enfocan en obtener ganancias rápidas de bajo valor, lo que les hace perder oportunidades valiosas de automatización. Otras tienen una visión cortoplacista que se centra únicamente en los costos y no considera los beneficios que la automatización de las ventas puede aportar en términos de velocidad, eficiencia y flexibilidad. Por lo tanto, es importante que definas objetivos claros para determinar la mejor manera de implementar la automatización en tu empresa, y que lo hagas de forma correcta y en el momento adecuado. Para lograrlo, debes establecer plazos concretos y detallados planes de acción. Para saber qué y cómo automatizar, es fundamental que sepas qué deseas lograr en primer lugar.
- Organiza soporte de TI receptivo: El término Tecnología de la Información (TI) se refiere a los métodos y tecnologías necesarios para el uso de cualquier ordenador, servidor, mainframe, sistema de almacenamiento, redes, equipo de telecomunicaciones (centro de datos, enrutador, teléfonos inteligentes, tabletas, GPS) y otros dispositivos físicos, infraestructuras y procesos para crear, procesar, almacenar, proteger e intercambiar datos electrónicos en cualquier formato. TI juega un papel clave en la capacitación de los trabajadores.
Necesitas analizar detalladamente el proceso de ventas y comprenderlo a fondo, tanto sus ventajas como desventajas, para evitar que la implementación de herramientas de automatización de ventas resulte en una pérdida de tiempo y dinero.
Herramientas exitosas útiles para la automatización de las ventas exitosas
¿Cuáles son las herramientas que necesitas para implementar la automatización de ventas de manera efectiva?
- Los salesbots y chatbots basados en inteligencia artificial son una excelente opción.
- Las herramientas de IA son útiles para generar interés en la parte alta del embudo de ventas. Esta etapa es crucial para el éxito de cualquier venta, ya que sin clientes potenciales, no hay conversiones. Utilizando herramientas de automatización de ventas para rastrear la entrada de clientes potenciales en el embudo, es posible segmentarlos y llegar a ellos con campañas más personalizadas. También es posible utilizar el análisis de datos completamente automatizados para administrar mejor los clientes potenciales y convertirlos en clientes leales.
- Organización de equipos de ventas. La automatización de las ventas proporciona acceso directo a los datos del cliente, lo que ayuda a los gerentes de ventas a organizar a sus equipos y asignar tareas específicas a cada uno de los miembros. Además, el proceso de ventas se vuelve más rápido a través de la automatización del flujo de trabajo. Los equipos pueden utilizar un sistema unificado para administrar actividades, almacenar y organizar datos. La posibilidad de acceder a ellos desde cualquier dispositivo y aprovechar las plataformas que mantienen a los diferentes miembros del equipo en contacto donde sea que estén, es el futuro del departamento de ventas.
Implementa una estrategia de automatización de ventas con VAO
Mantenerse actualizado con la innovación parece ser cada vez más desafiante. A muchos les resulta difícil adaptarse a los nuevos escenarios.
No se puede negar que el mercado es cada vez más competitivo y que las habilidades necesarias para sobresalir de la competencia se multiplican día a día. Tampoco se puede negar que la velocidad a la que se mueve la innovación trae un poco de desorientación y confusión dentro de las empresas.
Pero como todos los cambios de época, la transformación digital también ofrece ventajas extraordinarias. Con la condición, sin embargo, de que no todo se haga solo.
Lo que más me asusta es la necesidad de destacar realmente de los demás, un imperativo categórico del mercado actual.
¿Qué necesito para tener un buen producto si los clientes potenciales no lo saben y no ven las diferencias con las de mi competidor? Por esta razón, nuestro equipo corporativo debe estar constantemente capacitado y actualizado sobre las nuevas posibilidades que ofrece la transformación digital.
La automatización de ventas es indudablemente una iniciativa que involucra diversos recursos y habilidades profesionales. Es de gran importancia debido a su impacto en toda la empresa, logrando que revolucione y se restructure desde adentro para prepararla para el gran salto hacia el futuro.
Para hacer esto, debemos tener una visión clara del cliente y un único objetivo obligatorio: su plena satisfacción.
Pero, ¿cómo podemos lidiar mejor con la automatización de ventas? podemos conseguir capacitando personal interno y eligiendo las mejores herramientas en relación con nuestras necesidades. En pocas palabras, dependiendo de profesionales del sector.
En VAO hemos estado trabajando durante años para acompañar a las empresas en las rutas de implementación de automatización de sus ventas.
El primer paso es el asesoramiento personalizado, el segundo es la identificación de la estrategia óptima para tu empresa. Con un equipo de más de 20 expertos, hemos estado a la vanguardia durante veinte años para difundir la cultura digital y ayudar a las empresas a implementar las tecnologías de CRM y marketing automático en sus procesos comerciales.
Automatización de Ventas y el futuro, una combinación inseparable
Mirando hacia el futuro, solo hay una certeza: será digital. Tú seguirás siendo un gran protagonista, pero la tecnología ofrecerá ventajas y oportunidades cada vez mayores. Desde inteligencia artificial hasta aprendizaje automático, desde el Internet de las cosas (IoT) hasta los chatbots.
Hoy en día, la innovación es más rápida que la fantasía. Lo que parecía ciencia ficción ayer, hoy es una realidad y mañana será historia.
Subirte al tren en marcha no es fácil. Debes hacerlo correctamente, pero tienes que hacerlo. Ya no es posible esperar.
Si piensas que no puedes hacerlo solo, confía en los expertos adecuados, capaces de guiarte con mano firme y competencia en el proceso de digitalización y automatización de tus actividades comerciales.
Mira hacia el futuro con optimismo y acepta el desafío digital. El camino puede ser complejo y desafiante, pero la oportunidad de crecimiento es inmensa. Si te interesa mejorar el trabajo de tus vendedores aquí tienes una Guía para automatizar el trabajo comercial de los vendedores técnicos
Publicado originalmente el 2 mayo 2023, actualizado el 1 septiembre 2023
