Cómo organizar una visita comercial: Consejos prácticos para vendedores y gerentes

Ya tienes un buen producto, una sólida propuesta de valor y una excelente técnica para conectar con tus clientes. ¿Qué sigue?

Planificar una visita comercial para aprovechar las oportunidades de negocio y alcanzar el éxito.

Una buena planificación previa a la visita es fundamental si queremos obtener buenos resultados y cerrar el mayor número posible de visitas con una venta. Las visitas comerciales no son un trabajo mecánico, aunque pueda parecerlo; el logro de objetivos se basa en una planificación estratégica de visitas de ventas.

¿Quieres sorprender gratamente a tus clientes y lograr visitas rentables? Para lograrlo, necesitas conocer a tu cliente, seguir una estrategia de ventas consultivas y aprender de ella. En este artículo, te mostraremos algunos consejos para preparar visitas comerciales óptimas en cuestión de minutos.

 

¿Cómo preparar visitas comerciales? ¿Qué información debo incluir en mi estrategia?

Si el vendedor organiza cada visita de manera más efectiva, aumenta su confiabilidad y su control sobre el cliente, lo que le facilita cerrar pedidos y aumentar las ventas. Para preparar visitas comerciales rentables, debemos conocer a fondo a cada usuario. Para ello, debemos ser capaces de recopilar cierta información estratégica:

1. Perfil del cliente: Qué hace, qué productos compra y a quién, quiénes son sus competidores y cuál es su modelo de negocio, etc. ¿Es una persona ocupada? ¿Qué rol desempeña en la empresa? ¿Qué valora en un proveedor? ¿Qué posibles problemas tiene? ¿Cuáles son las hipótesis de necesidades, retos y objetivos que puede tener?Toda la información que nos ayude a crear un perfil y una segmentación preliminar del cliente potencial, así como a lograr una posible conexión con él.
2. Sus gustos y necesidades: ¿Qué productos le hemos mostrado en el pasado y cuáles le parecieron interesantes? ¿Cuáles fueron sus dudas y objeciones? Estos aspectos nos ayudarán a determinar sus gustos y necesidades y adaptar la oferta en consecuencia.
3. Comparación de compras: Por ejemplo, sería muy útil conocer lo que el usuario compró el año pasado en el mismo período y compararlo con este año. De esta manera, sabremos si el cliente está adquiriendo más o menos productos/servicios en comparación con su historial de compras.

   Cuando hablamos de comparación de compras, nos referimos al proceso de analizar las compras previas de un cliente en un período específico y contrastarlas con las compras realizadas en un período posterior. Este enfoque estratégico puede proporcionar una visión clara de la evolución del cliente en cuanto a sus necesidades y preferencias.

   Ejemplos con clientes que han solicitado cotizaciones en el pasado:

   Cliente A, Empresa de Construcción:

   • En 2021, el Cliente A solicitó una cotización para materiales de construcción que incluía principalmente cemento y ladrillos.
   • En 2022, al comparar sus compras con el año anterior, notamos un aumento significativo en la cantidad de acero estructural y herramientas eléctricas adquiridas.
   • Este cambio indica una posible expansión en sus proyectos de construcción, lo que podría ser una oportunidad para ofrecer productos complementarios, como suministros de electricidad y protección personal para trabajadores de la construcción.

   Cliente B – Empresa de Fabricación de Componentes Electrónicos:

   • En 2020, el Cliente B solicitó una cotización para la compra de equipos de soldadura por ultrasonido para la fabricación de componentes electrónicos.
   • En 2021, al comparar sus compras con el año anterior, notamos un aumento significativo en la cantidad de máquinas de inspección óptica adquiridas.
   • Este cambio indica un enfoque en la mejora de la calidad y la inspección de productos, lo que podría ser una oportunidad para ofrecer servicios de mantenimiento y actualización de estas máquinas de inspección.

   Cliente C, Empresa de Tecnología:

   • En 2020, el Cliente C solicitó una cotización para equipos de oficina, principalmente computadoras portátiles y monitores.
   • En 2021, las compras se centraron más en servidores y soluciones de seguridad informática.
   • Este cambio sugiere que el cliente puede estar expandiendo su infraestructura tecnológica. Podrías ofrecer servicios de mantenimiento o actualización de servidores y sistemas de seguridad para satisfacer sus nuevas necesidades.

   La comparación de compras te permite adaptar tus ofertas y estrategias de ventas de acuerdo con la evolución de las necesidades de tus clientes. Esto no solo fortalece tu mensaje de ventas durante la visita comercial con los clientes existentes, sino que también puede abrir oportunidades para ventas adicionales al identificar productos o servicios complementarios que se ajusten a sus cambios en el patrón de compra. Es un enfoque estratégico que beneficia tanto a los clientes como a tu negocio.

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4. Hábitos de consumo: Gracias a ellos, podremos determinar la frecuencia de compra, la cantidad de artículos específicos, los descuentos obtenidos, etc. Así, podremos preparar una oferta final adaptada a cada cliente que nos ayude a aumentar el volumen de su pedido y recomendarle productos relacionados que tal vez no recuerde.
5. Motivos de no compra/objeciones: Debemos considerar las razones de las no ventas y las objeciones como oportunidades que el cliente nos ofrece para conocer mejor sus necesidades y preocupaciones y, en consecuencia, aprender a abordarlas de mejor manera. Además, pueden sernos útiles para identificar las necesidades recurrentes de nuestros usuarios y abordarlas en futuras visitas, incluso antes de que el cliente las mencione.

Con una adecuada planificación de visitas comerciales, puedes aumentar tus posibilidades de éxito y construir relaciones más sólidas con tus clientes.

 

Cómo prepararse para una visita comercial

Haz tu tarea

Asegúrate de encontrar tiempo para conocer a la empresa con la que planeas reunirte, entender su mercado y las personas con las que te reunirás. Esto no solo demostrará tu compromiso con su causa, sino que también limitará cualquier riesgo de que te tomen por sorpresa.

Un estudio de Forrester Research encontró que el 70% de los vendedores no están preparados para responder preguntas del comprador durante una reunión de ventas y que el 77% no comprende completamente los problemas del comprador.
Para prepararte completamente para la reunión de ventas, recuerda:

• Lee detenidamente el sitio web de la empresa y asegúrate de comprender su misión y objetivos.
• Echa un vistazo a todas las noticias recientes de la empresa, publicaciones de blog y artículos.
• Descubre quiénes representarán a la empresa en la reunión de ventas y busca sus perfiles en las redes sociales, como LinkedIn, para identificar su posición en la empresa, sus intereses y antecedentes (una excelente manera de conectar a un nivel más personal podría ser hablar sobre conexiones mutuas en LinkedIn).
• Intenta investigar dónde se encuentra esta empresa en su mercado respectivo y cómo se posiciona en relación con sus competidores.
• Una vez que hayas recopilado esta información, trata de no abrumar al cliente potencial con tus conocimientos recién adquiridos (a nadie le gusta un sabelotodo). Usa esta investigación cuando te hagan preguntas, en lugar de incluirla toda en tu presentación.

Revisa tu discurso de ventas

Lo primero es lo primero: querrás asegurarte de conocer el discurso de ventas de memoria. Observa el discurso de manera objetiva, o pide a un compañero sin conocimientos previos que lo lea y elimina cualquier parte que no tenga sentido. Presta mucha atención a tu lenguaje a lo largo del discurso: ¿es coherente? ¿Es fácil de entender? Es común que los discursos se vuelvan complicados y estén llenos de clichés y palabras de moda como “pensamiento avanzado”, “dinámico” y “sinergia” que pueden no tener ningún significado para el cliente potencial.

Si no estás seguro de qué agregar o quitar, aquí tienes algunas preguntas que te ayudarán a preparar tu discurso de ventas:

• ¿Tu discurso aborda todos los requisitos y satisface las necesidades del cliente potencial?
• ¿Has demostrado que tu empresa comprende la industria?
• ¿Está claro por qué deberían elegirte a ti por encima de todos los demás candidatos/proveedores?
• ¿Qué preguntas podrían surgir durante el discurso?

Prepara tus preguntas de ventas

Antes de la visita comercial, crea una lista de preguntas de ventas abiertas para hacer. Diseña tus preguntas cuidadosamente para conocer más sobre las necesidades y requisitos de la empresa y para demostrar que has dedicado tiempo a investigar.

Ten en cuenta que tus preguntas pueden, a su vez, provocar más preguntas por parte de la otra parte. Considera si las preguntas agregan un valor real a la conversación o aumentan la posibilidad de complicaciones.

Realiza una “reunión de práctica”

Ningún intérprete principal o atleta ganador se presentaría en el escenario o en el campo sin un ensayo y calentamiento, y los vendedores exitosos no son diferentes. Siete días antes de tu reunión de ventas, lleva a cabo una “reunión de práctica” con tu director de ventas o con un compañero del equipo comercial para asegurarte de que tu discurso de ventas sea claro y, si algún compañero te acompañará en la reunión, para que todos estén en la misma sintonía.

No dejes esta reunión para el último momento, ya que podrías encontrar que necesitas hacer más trabajo en tu discurso de ventas según sus comentarios, y darte a ti y a tus compañeros tiempo suficiente garantizará que tu trabajo no se haga apresurado ni se comprometa.

Confirma la ubicación de la reunión

En los días previos a la reunión, verifica la ubicación, la hora y la fecha. Y si alguien ha reservado los arreglos de viaje en tu nombre, asegúrate de que sean correctos. Puede sonar como sentido común, pero una encuesta realizada sobre la puntualidad en el lugar de trabajo encontró que el 56% de todos los empleados admitieron no asistir a reuniones y otros eventos relacionados con el trabajo a tiempo al menos una vez a la semana. Además, el 23% admitió que tuvo un mal desempeño en las reuniones después de llegar tarde, y el 11% dijo que la mala gestión del tiempo resultó en la pérdida de un posible nuevo cliente. Llegar tarde no solo puede afectar tu rendimiento en la sala de reuniones, sino que también puede contribuir a la pérdida de ventas.

Puedes enviar un email unos días antes de la reunión e incluir la agenda de los puntos que vas a tratar. En ese mismo email puedes preguntarle qué le parece la agenda y si quiere incluir algún punto adicional. Esto te permite preparar este punto antes de la reunión y así conseguirás mejores resultados de la visita comercial.

Aunque hay mucha investigación sobre errores efectivos en las ventas que puedes usar para tener una reunión de ventas exitosa, en su mayoría se reduce al sentido común: duerme bien, no llegues tarde y haz tu tarea.

Así que, antes de tu próxima reunión de ventas, tómate el tiempo para entender los desafíos que enfrenta tu prospecto, practica tu discurso de ventas con colegas, duerme bien la noche anterior y planifica cuidadosamente la ruta que tomarás para llegar temprano y a tiempo.

Luego, justo antes de entrar en la reunión, mantén la cabeza en alto y respira profundamente, confiado en ti mismo por haberte preparado con éxito para la reunión de ventas. ¡Buena suerte!

 

Funcionalidades para preparar una visita comercial en solo unos minutos

Herramientas de ventas online como el CRM Industrial incluyen un conjunto de funcionalidades y características que hacen que planificar una visita comercial y estructurar una visita comercial sea más sencillo, con una gran cantidad de información clave para conocer mejor al cliente y vender más. Estas son:

• Análisis de operaciones: analiza y calcula valores promedio para la cantidad total de operaciones realizadas por cada vendedor, por día y semana, incluyendo información sobre incidentes, rendimiento, velocidad y resultados generales en el proceso de organizar una visita comercial.
• Análisis de visitas: analiza automáticamente y calcula valores promedio para las visitas realizadas por nuestro personal de ventas, por día y semana, relacionándolas con los montos de pedidos, lo que facilita la planificación de una visita comercial efectiva.
• Seguimiento de acciones realizadas y pendientes. Podemos encontrar diversas tablas y gráficos basados en los parámetros que deseamos analizar durante la planificación de una visita comercial.
• Motivos de no venta: el CRM  almacena y analiza la razón por la cual las operaciones no se concretan, con el fin de determinar patrones o aprender las razones detrás de una oportunidad de venta perdida, lo que ayuda a estructurar una visita comercial más efectiva en el futuro.
• Conversión de esfuerzos de venta: la herramienta estudia los informes y los relaciona con la fuente de contacto, la acción realizada, el interés mostrado por el cliente en soluciones, productos y servicios específicos y/o sus objeciones, así como el resultado de la visita (incidentes, rendimiento, velocidad y resultados generales en la organización de una visita comercial).
• Relación actividad-resultados: estudia la relación entre el número de visitas realizadas (tanto en general como por vendedor) y las negociaciones o transacciones cerradas durante la visita comercial.
• Promedio visitas-resultados: mide los valores promedio de las visitas realizadas y los compara con el número de operaciones ejecutadas o resultados (ventas) obtenidos durante la planificación de una visita comercial.
• Seguimiento de objetivos: las plataformas CRM incluye un completo panel de control que permite hacer un seguimiento de los KPI para una adecuada supervisión, gestión y estructuración de visitas comerciales del equipo de ventas.

 

Recomendaciones al llevar a cabo visitas comerciales

Además de aprovechar las herramientas y aplicaciones para vendedores, como las aplicaciones de seguimiento comercial, existen una serie de consejos relacionados con el factor humano que debes tener en cuenta al organizar una visita comercial:

• Sé conciso y preciso: Para optimizar cada visita comercial, es fundamental ser conciso y capaz de resumir de manera clara y exhaustiva. Incluye datos específicos, métricas y gráficos en tu presentación que te ayuden a mostrar el rendimiento, las experiencias de otros clientes y las historias de éxito de tu empresa.
• Ofrece soluciones: Debes ser capaz de resolver al menos un problema que tenga tu cliente. Lo importante es mostrar que entendemos sus preocupaciones y que podemos abordarlas de manera efectiva.
• No critiques a tus competidores: Por el contrario, aprende de ellos. Demuestra que tu producto es bueno por sí mismo y que no necesitas desacreditar a otros para destacarte.
• Habla sobre su mercado: Esto puede ser útil para que el cliente comprenda problemas que incluso podría no haber sido consciente de que tenía y para ofrecerle nuevos beneficios y soluciones. Además, ayudará a que tu cliente te vea como un experto en su mercado y confíe en ti.
• Sé sincero: Proporciona valor al cliente con respuestas honestas; utiliza una comunicación abierta y transparente y no mientas. De esta manera, lograrás mantener tu credibilidad.
• Aprende de la experiencia: Utiliza los informes para anotar toda la información relevante para la visita comercial, que puede ser útil tanto en futuras interacciones con el mismo cliente como para establecer patrones de comportamiento.

CONTENIDO ÚTIL – Cómo realizar visitas comerciales productivas para añadir valor al cliente

Estas recomendaciones son esenciales para mejorar la efectividad de tus visitas comerciales. No se trata solo de herramientas y tecnología, sino también de la forma en que te relacionas con los clientes y cómo les ofreces soluciones concretas a sus necesidades.

 

Qué hacer para mejorar tu preparación de visitas comerciales

¿Quieres llevar tus habilidades de ventas al siguiente nivel y dominar el arte de organizar visitas comerciales efectivas? Nuestro curso de ventas para empresas te ofrece una oportunidad única para convertirte en un experto en la planificación y ejecución de visitas comerciales que realmente generen resultados.

Lo que obtendrás con nuestro curso:

• Estrategias Comprobadas: Aprenderás estrategias probadas y técnicas avanzadas para organizar visitas comerciales que destaquen y se traduzcan en ventas exitosas.
• Conexión con el Cliente: Descubrirás cómo establecer conexiones genuinas con tus clientes, entender sus necesidades y construir relaciones sólidas que generen confianza y lealtad.
• Planificación Efectiva: Dominarás la planificación de visitas comerciales desde cero, incluyendo la investigación previa, la preparación de un enfoque personalizado y la gestión del tiempo para obtener el máximo rendimiento.
• Resolución de Objeciones: Aprenderás a superar objeciones de manera efectiva y a cerrar acuerdos de manera convincente, transformando incluso las situaciones más desafiantes en oportunidades de ventas.
• Técnicas de Comunicación: Mejorarás tus habilidades de comunicación y negociación, lo que te permitirá comunicar tus propuestas de valor de manera persuasiva y efectiva.
• Casos Prácticos: Aplicarás lo que aprendas a través de ejercicios prácticos y estudios de casos reales, para que puedas enfrentarte a situaciones comerciales del mundo real con confianza.
• Apoyo Continuo: Obtendrás acceso a recursos y apoyo continuo, incluyendo material de referencia, asesoramiento personalizado y actualizaciones de la industria para mantenerte al día.

Al unirte a nuestro curso de ventas consultivas, estarás un paso más cerca de convertirte en un vendedor altamente efectivo que puede organizar visitas comerciales de manera estratégica y aumentar tus tasas de éxito en ventas.

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