Reunión de ventas anual para arrancar el año con fuerzas

La reunión de ventas anual con el equipo de vendedores no es una reunión o evento de ventas habitual. Es una oportunidad única para reconocer los esfuerzos de tu equipo durante los últimos doce meses y perfeccionar las formas de aumentar el éxito de ventas en el próximo año.

Si bien podría decirse que es el evento de ventas más importante del año, algunas encuestas han encontrado que el 74 % de los asistentes no cree que la reunión anual de su empresa merezca una calificación «A» y un 29 %  asignaría a su  reunión de ventas anual con un «C» o menos.

Con la agenda de inicio de ventas correcta, puedes estar listo para crecer en el nuevo año. Todo lo que se necesita es una planificación dedicada y un seguimiento sostenido para generar entusiasmo entre tus vendedores y ayudar a todo el equipo de ventas a alinearse con las métricas, la estrategia y los procesos de ventas para el nuevo año.

En esta guía, explicaremos lo que necesitas saber para prepararte y estructurar una reunión de ventas exitosa que se convierta en un evento de lanzamiento de tu plan de acción comercial. También compartiremos algunos de los consejos más útiles y sugerencias para organizar una reunión de ventas anual en formato virtual.

Pero primero, aclaremos exactamente qué es una reunión de ventas exitosa.

¿Qué es una reunión de ventas anual?

La reunión de ventas anual para inicio de año es una reunión o evento anual para tu equipo de ventas, departamento de ventas y marketing o toda la organización. Normalmente programada para enero, esta importante reunión de ventas te permite concluir el final de un año fiscal y allanar el camino para el próximo año.

En parte inspiración, en parte educación, la mayoría de los eventos de ventas aprovechan una combinación de oradores, actividades y debates constructivos para ayudar a:

• Aumentar la moral del equipo.

• Resaltar valiosas estrategias de ventas y marketing o actualizaciones de productos

• Retransmitir iniciativas clave que se implementarán en el nuevo año.

• Construir una relación entre el equipo y los miembros del departamento.

Si quieres tener éxito en las ventas, comienza el año con una reunión que levante la moral y entusiasme a los vendedores. Una reunión de ventas impactante no sólo inspirará a los vendedores a captar  más clientes potenciales y cerrar más negocios cuando regresen al campo de batalla, sino que les brindará las herramientas y el conocimiento que necesitan para ayudar a que eso suceda.

Cómo prepararse para la reunión de ventas anual

Cada reunión de ventas necesita un propósito general. Es posible que desees celebrar victorias recientes, aclarar objetivos de ventas para el nuevo año o ayudar al equipo a que se sienta revitalizado y equipado para mejorar sus actividades de ventas.

Una vez que hayas descubierto cuál es el objetivo primordial de tu reunión de ventas anual, aquí hay algunos puntos clave de preparación que debes considerar.

¿Qué datos o información necesitarás para la reunión de ventas?

Para aprovechar al máximo las presentaciones de eventos o las sesiones de capacitación, puede resultar útil:

• Reunir datos para compartir sobre el pronóstico de ventas del año pasado, los resultados de ventas y los éxitos específicos.

• Aclarar dónde se encuentra tu departamento o empresa ahora y dónde te gustaría que esté para fin de año.

• Establecer puntos clave del evento que vinculen los objetivos de la empresa con los objetivos de los miembros del equipo comercial.

Muchas empresas envían contenido de la reunión o incluso tareas de trabajo previo con anticipación para involucrar y preparar a los participantes.

Si es relevante, no olvide verificar también la disponibilidad de lugares para realizar la reunión de ventas, oradores principales, puedes invitar a capacitadores de ventas y líderes de ventas clave dentro de la propia empresa que puedan presentar resúmenes informativos e inspiradores sobre las oportunidades de venta ganadas  y las pérdidas del año anterior.

¿Qué elementos físicos necesitarás para la reunión de ventas?

Asegúrate de tener a mano notas adhesivas, bolígrafo, papel y/u hojas de trabajo en caso de que los participantes prefieran tomar notas a mano en lugar de digitalmente.

Para eventos más grandes, es posible que necesites etiquetas de nombre o tarjetas de identificación, así como equipos audiovisuales como:

• Un sistema de sonido

• Una computadora portátil y un puntero láser.

• Una pantalla de presentación

También debes proporcionar un paquete de materiales resumen (impresos o en formato digital) que los miembros del equipo puedan llevar y consultar. Las investigaciones sugieren que olvidamos rápidamente gran parte de lo que aprendemos (50-80 % al día siguiente) a menos que se refuerce con el tiempo. Este será un material genial de refuerzo.

¿Quién necesita asistir a la reunión de ventas?

No sientas que debes limitar tu reunión solo a los vendedores. Para obtener una perspectiva más amplia y una presentación de las ideas iniciales de ventas, considera incorporar:

• Miembros de sus otros equipos como atención al cliente,inside sales, marketing y jefes de productos.

• Gerentes de departamento, fundadores o directores ejecutivos.

• Clientes (particularmente embajadores de la marca) o incluso inversores de la empresa.

Cuanto mejor comprendan las funciones de los demás las personas vinculadas a tu organización, más conectadas se sentirán con los objetivos compartidos.

¿Cuándo debes programar tu evento anual de ventas y cuánto tiempo debe llevar?

El momento y la duración de la puesta en marcha depende en gran medida de tu presupuesto, el tamaño de tu departamento de ventas y tus objetivos.

Una reunión de ventas anual  presencial puede desarrollarse en un solo día o menos en tu oficina, o en dos o tres días en el centro de conferencias de un hotel. Se puede programar para un día de la semana, durante un momento en que las ventas suelen ser lentas o durante un fin de semana para mitigar la interrupción del lugar de trabajo.

Independientemente de cómo programes tu reunión de ventas anual, fomentará una mejor retención de la información discutida y presentada si priorizas la calidad sobre la cantidad.

¿Qué debe llevar la gente que asistirá a la reunión de ventas?

En entornos de venta de lanzamiento pequeños e íntimos, es posible que desees que los miembros del equipo traigan sus computadoras portátiles para facilitar la lluvia de ideas o para transmitir webinars que haya obtenido o preparado. Como mínimo, deben traer algunos pensamientos personales o notas sobre las ideas de la reunión inicial para explorar en grupo.

Mientras tanto, los asistentes a eventos más grandes deben venir equipados para sesiones de intercambio de preguntas y respuestas con ideas o preguntas pertinentes sobre los temas en discusión. También puedes sugerir (con los permisos adecuados de los oradores invitados) que los asistentes vengan equipados con una aplicación o dispositivo de grabación.

Elegir un tema de inicio para arrancar la reunión de ventas

Sabemos bien que la cohesión en las ventas ayuda a generar una suma mayor que sus partes. Los equipos de ventas cohesionados no solo trabajan para eliminar la ambigüedad con comunicaciones abiertas entre departamentos, sino que también comparten soluciones y celebran sus éxitos juntos.

Los temas de la reunión de ventas y de la puesta en marcha de las ventas deben ser un reflejo de esa cohesión.

Organizar tu evento bajo un tema único y unificado no es solo la forma ideal de hacerlo más cohesivo, sino que te ayuda a concentrarte en tu propósito u objetivo primordial. Ya sea que estés interesado  principalmente celebrando el éxito, motivando a tu equipo o educando a tus vendedores, los temas correctos para las reuniones de ventas harán que tu evento sea significativo, memorable y entretenido.

Aquí hay algunos puntos a tener en cuenta al explorar los temas de inicio para la reunión de ventas.

El tema que elija debe alinear la estrategia de la empresa con los objetivos de la reunión.

Un tema de lanzamiento de las ventas para el nuevo año colorido y vibrante es una excelente manera de contar una historia sobre cómo será el éxito para tu equipo en los próximos meses.

Incluso el tema más creativo no puede crear un valor duradero si los temas de la agenda están dispersos

Ejemplos de temas para arrancar la reunión de ventas y conseguir  que tu equipo piense creativamente

Elegir un tema de arranque que reduzca el punto principal de tu evento a una sola idea les permite a los vendedores saber qué esperar del próximo año y puede ayudarlos a pensar de manera más creativa.

Decide qué es lo más importante para tu empresa en este momento (crecimiento, diferenciación, innovación), luego construye tu tema y agenda a partir de ahí.

Aquí hay algunas ideas de temas de arranque para ayudarte a comenzar.

• El eslogan de tu empresa. El eslogan de tu empresa es un tema perfectamente útil para el arranque de una reunión de ventas, especialmente si está en la etapa de creación y este es tu primer evento de ventas anual. Considera realizar un evento más pequeño, estilo seminario, en tu oficina con el objetivo de aumentar la cobertura de ventas o establecer un modelo de ventas funcional. Tu lema puede servir como punto focal para pulir tu presentación corporativa, ayudando a tus vendedores a familiarizarse más con los productos o compartiendo lo que ha estado funcionando en el campo.
• [Nombre de su empresa] sigue impulsando su crecimiento. Este tema funciona bien si deseas centrarte en el desempeño estelar de tu empresa durante el último año y animar a tu equipo de ventas a aprovechar esos logros. La etapa de crecimiento de tu empresa, por ejemplo, es el momento ideal para reconocer, celebrar y aprender de los triunfos de ventas entregando premios de reconocimiento a los de alto desempeño, pidiendo a los vendedores que hablen sobre sus mejores logros y desglosando los éxitos clave paso a paso.
• ¡Enciende tus ventas! Este es uno de los mejores temas de lanzamiento para la reunión de ventas cuando el objetivo principal de tu reunión es presentar una nueva estrategia de ventas, producto, servicio o plan de compensación. La clave con este tema es motivar a los miembros del equipo describiendo con entusiasmo las novedades en ventas para el próximo año, mostrando exactamente cómo beneficiará a los vendedores (considera usar diapositivas o una presentación de PowerPoint) y demostrando formas prácticas de adoptar tu nuevo enfoque, producto o (quizás con la ayuda de un webinar).
• Subiendo el listón. Si estás introduciendo una herramienta de ventas, como un CRM industrial o una plataforma tecnológica de siguiente nivel, este tema preparará a tu equipo para un entorno de ventas más sólido. Es posible que desees invitar a un representante para hablar sobre los beneficios de la herramienta o tecnología (y lo que tu equipo puede esperar lograr con ella), compartir videos de la plataforma en acción, realizar una sesión de descripción general de la capacitación y organizar una sesión de preguntas y respuestas completa puede ayudar.

Creación de una agenda para la reunión de ventas

Para asegurarte de que tu reunión de ventas  anual funcione en el objetivo de mejorar las ventas de manera efectiva, comienza bien el año programando alguno o todos los siguientes eventos en la agenda de tu reunión.

1. Presentación del estado de las ventas. Una descripción general de la posición de tu empresa en términos de ventas, marketing, investigación y desarrollo o atención al cliente (puedes usar los cuadros de mando de tu CRM para mostrar la información que deseas)
2. Actualizaciones de Producto. Un resumen desde la perspectiva del cliente le dará a tu equipo una mejor comprensión de los desafíos y motivaciones del cliente descubiertos por tu empresa.
3. Análisis competitivo. Dónde está posicionada tu empresa en relación con sus competidores.
4. Desarrollo de habilidades de venta. Información, tácticas o capacitación para ayudar a los vendedores a superar sus mayores desafíos de ventas. Un curso sobre prospección de ventas les motivará a arrancar con ganas para llenar el embudo de ventas. 
   
5. Sesiones de estrategia de ventas. Estos deben basarse en éxitos del mundo real, ya sea dentro o fuera de tu empresa.
6. Casos de éxitos internos. Los vendedores pueden beneficiarse enormemente al escuchar los detalles detrás de escena de cómo sus colegas llevaron alguna oportunidad importante hasta el cierre y cómo cerraron su mejor trato de ventas.

Es posible que desees traer oradores invitados motivadores o incorporar presentaciones de video.

Solo asegúrate de programar también descansos regulares, junto con tiempo para sesiones de trabajo, discusión, trabajo en red o socialización, para que los miembros del equipo puedan tener la oportunidad de desarrollar amistades y colaboraciones profesionales.

Ejemplo de agenda de inicio para tu reunión de ventas anual

No importa la duración de la reunión de ventas, es aconsejable programar las actividades más creativas o mentalmente exigentes en la mañana cuando muchas personas piensan mejor. Mientras tanto, las sesiones individuales más cortas en general ayudarán a mantener la atención enfocada.

Aquí hay una agenda simple de muestra para una reunión de ventas anual de un solo día:

8:00-9:00: Café, desayuno y tiempo para socializar

9:00-9:30: Revisión del año anterior. Además de resumir en números el último año de ventas, esta presentación es el momento ideal para celebrar victorias, resaltar tendencias de la industria o discutir cambios clave dentro de tu organización.

9:30-10:15: Ponente interno. Con el tema de tu evento en mente, elige a un miembro de tu equipo de ventas o marketing para compartir una historia de éxito personal, proporcionar una actualización de marketing o demostrar un nuevo producto.

10:15-10:30: breve descanso

10:30-11:00: orador invitado, compilación de videos de comentarios de los clientes o presentación de análisis competitivo

11:00-12:00: Taller temático, sesión de lluvia de ideas o capacitación en ventas o productos

12:00-1:15: Almuerzo, trabajo en red y la oportunidad de ponerse al día con los negocios del día.

1:15-2:00: actividad de trabajo en equipo o evento grupal

2:00-3:00: Conferencia magistral u orador invitado motivacional. Su presentación debe relacionarse con tu tema central de una manera inspiradora o educativa.

3:00-3:15: breve descanso

3:15-4:00: Taller o discusión guiada en torno a la presentación de tu orador invitado

4:00-4:30: video alegre de la compañía

4:30-5:00: Resumen de la reunión anual de arranque de ventas

Si tu reunión de ventas exige una cobertura más profunda que la que se describe aquí, puedes extender tu agenda a un evento de dos días considerando:

• Extender los tiempos de sesión (pero limitándose a no más de una hora)

• Agregar un segundo discurso principal o un orador interno.

• Intercambio de talleres, estrategias de ventas o sesiones de capacitación sobre productos con debates, paneles de preguntas y respuestas o videos de equipo personalizados.

Ten en cuenta que las agendas de las reuniones de ventas de varios días generalmente requieren una mayor planificación logística en términos de alojamiento y comidas grupales, y pueden incluir reservas de hotel, happy hours, eventos de redes nocturnas o ceremonias de entrega de premios.

Ideas y mejores prácticas para la reunión de ventas anual

Ya sea que estés planeando una conferencia de ventas o un evento interno de un solo día, ¿cómo puedes hacer que tu agenda anual tenga el mayor impacto posible? Aquí tienes algunas excelentes ideas para que las reuniones de ventas sean eventos relevantes, atractivos y memorables.

1. Entrega valor a tus vendedores

   Lo que realmente distingue a las mejores reuniones de ventas  de las mediocres es asegurarse de brindarle a tu equipo de ventas algo más valioso de lo que tenían antes de iniciar el evento.

   Por ejemplo, puedes contratar un entrenador en ventas que hable sobre la superación de obstáculos prácticos (cómo ayudar a los vendedores a cerrar más tratos) ayudándoles a definir el comportamiento que desean cambiar y participar en juegos de rol u otros escenarios interactivos.

2. Hazlo interactivo

   Las conferencias pueden ser aburridas. Te recomendamos mantener a tu equipo comprometido agregando componentes interactivos a la reunión de ventas.

   “Aprovechar tantos sentidos como sea posible ayuda a alcanzar todos los estilos de aprendizaje. Por ejemplo, los videos, la música, los accesorios en mesas, requieren que participen diferentes partes del cerebro. Esto ayuda con la retención de la información y la eventual aplicación en el campo”.

3. Historias inspiradoras  que se peguen

   El 63 % de los asistentes recuerda historias después de una presentación, mientras que solo el 5 % recuerda estadísticas. Cuenta más historias. El storytelling es una de las técnicas más poderosas que tenemos para comunicar y motivar.

   Al gurú de la gestión empresarial Peter Drucker se le atribuye a menudo la frase: «Lo que no se puede medir, no se puede mejorar». Así que encuentra una manera de alentar a los miembros del equipo a tomar medidas medibles basadas en las lecciones aprendidas durante la reunión de ventas.

   Una forma de hacer esto es utilizar una hoja de trabajo que esté disponible durante todo el evento para que los asistentes identifiquen sus tres conclusiones personales principales, junto con formas prácticas en las que pueden aplicarlas en los próximos doce meses. Luego, pide que tus vendedores que rindan cuentas midiendo y discutiendo regularmente estos compromisos planteados en la reunión de ventas anual de arranque

Cómo ejecutar una reunión de ventas anual en formato virtual

Si bien los eventos presenciales son ideales, una reunión de ventas  virtual es completamente factible y, a veces, es necesario cuando las circunstancias dictan que los miembros del equipo trabajen de forma remota. Esto se ha vuelto más pertinente que nunca desde el comienzo de la pandemia, ya que una mayor cantidad de reuniones anuales de ventas se han realizado a través de plataformas virtuales.

Además del marcado aumento en las ventas remotas debido a COVID-19, existen beneficios al realizar el evento de ventas anual virtualmente, incluso si no necesitas hacerlo:

• Es más rentable que una reunión de ventas presencial, ya que no pagarás por una sala de conferencias, hotel, transporte o comidas.

• Es más efectivo en el tiempo, ya que los vendedores y otros miembros del equipo no tendrán que invertir valiosos días para vender u horas de productividad para viajar o asistir varios días.

• La reunión de ventas se puede grabar y revisar después del evento.

Si realizar una reunión de ventas virtual es tu opción preferida o única, asegúrate de crear una agenda que se mueva más rápido e incluye más elementos interactivos que una versión en vivo. Eso ayudará a compensar las distracciones y la reducción de la capacidad de atención que a menudo experimentan los asistentes remotos.

Aquí hay algunas cosas más a tener en cuenta al planificar y ejecutar una reunión de ventas virtual.

• Logística: encuentra una aplicación de videoconferencia con la que tú y tu equipo se sientan cómodos (Zoom, que se puede integrar con una plataforma CRM industrial, es una opción popular)
• Tiempo: Considera cuidadosamente las fechas y las horas de inicio y finalización, especialmente si los participantes se encuentran en diferentes zonas horarias.
• Preparación: envía contenido atractivo y relevante por adelantado (consigue que tu departamento de marketing te ayude) para energizar y preparar a los miembros de tu equipo. Google Docs es una excelente manera de compartir y comunicar acerca de las conclusiones previas al trabajo o del evento.
• Programación: mantén los tiempos de sesión cortos para evitar agotar a los espectadores que estarán sentados en sus computadoras la mayor parte del día. Una aplicación de agenda de reuniones simple como Fellow App puede ayudar a crear, compartir y cumplir un horario.
• Compromiso: inserta juegos, acertijos, cuestionarios o encuestas de opinión de forma intermitente en tu agenda para ayudar a los participantes a mantenerse entretenidos y comprometidos. La plataforma de aprendizaje basada en juegos de Kahoot, por ejemplo, está diseñada específicamente para aumentar la participación.
• Descansos: programa descansos con más frecuencia de lo que lo harías durante un evento presencial, comparte capturas de pantalla pintorescas, música relajante y un temporizador de cuenta regresiva para la próxima conexión. Intenta rastrear uno de los muchos temporizadores de cuenta regresiva gratuitos disponibles en línea y muéstralo en Zoom usando un simple video compartido de pantalla.

También puedes aprovechar la opción de chat de tu plataforma de videoconferencia, para habilitar sesiones de preguntas y respuestas.

Conclusiones finales sobre la reunión de ventas anual

Ahora que sabes cómo organizar una reunión de arranque de año para tu equipo de ventas, recuerda que la planificación cuidadosa, la ejecución atractiva y el seguimiento son componentes clave de un evento exitoso. La mejor manera de comenzar el nuevo año con fuerza es asegurarse de que su inicio incorpore los tres.

Es posible que puedas planificar una reunión de ventas más efectiva, por ejemplo, enviando una encuesta u organizando una reunión de equipo para obtener información de tus vendedores sobre los desafíos específicos que enfrentaron durante el último año.Reunión de ventas

Luego, en lugar de enfocarte en los mismos conceptos básicos, puedes recibir el nuevo año de la siguiente manera:

• Encontrar información sobre las últimas y mejores herramientas, estrategias y tendencias de ventas.

• Contratación de un consultor con experiencia en ventas relevante

• Obtener o crear contenido instructivo o seminarios web visualmente estimulantes

Finalmente, asegúrate de hacer un seguimiento de tu evento obteniendo comentarios de los participantes, monitoreando los resultados de ventas posteriores al trabajo y encontrando formas de incorporar su mensaje de inicio de ventas a lo largo del nuevo año fiscal.