Beneficios de tener un proceso para responder RFPs y licitaciones industriales

Antiguamente las compras importantes de las empresas industriales eran relativamente sencillas. Si una empresa requería un proyecto de ampliación o un servicio de ingeniería, simplemente se ponía en contacto con los proveedores o anunciaba que buscaba ofertas. El vendedor respondía a la llamada con una oferta detallada, que incluía información sobre su empresa, una descripción del producto o servicio, precios y plazos. Por supuesto, habían algunos problemas de seguridad, pero el entorno normativo era menos riguroso y, en general, resultaba más fácil encontrar expertos en la materia.

Esto no quiere decir que las cosas fueran fáciles. La mayoría de las solicitudes de propuestas de los primeros tiempos procedían de las administraciones públicas. Pero los procesos de respuesta estaban algo menos definidos y normalmente los gestionaba el departamento de ventas.

Hoy, el proceso para responder RFPs industriales representa una gran parte de los ingresos para muchas empresas que incluso tienen departamentos completos para preparar las respuestas a las licitaciones industriales. Aunque casi todos los demás departamentos, incluido el de ventas, disponen de hojas Excel y otros software para ayudarles a ser más productivos, muy pocas utilizan un software CRM para responder  RFPs y licitaciones industriales.

O bien las empresas no ven la viabilidad de tener un proceso para responder RFPs que sea robusto, o es una cuestión de dejadez. Sin embargo, las licitaciones son enormes oportunidades de generar ingresos, y un buen proceso para responder licitaciones industriales puede generar muchas ganancias a la vez que ahorra tiempo valioso y otros recursos de la empresa.

Si actualmente tu empresa está perdiendo oportunidades de responder RFP viables por falta de tiempo, o la tasa de éxito está por los suelos, es la señal clara de que es necesario implantar un proceso para responder RFPs. Los procesos para responder licitaciones ayudan a determinar en cuáles RFPs se va a participar, así como a organizar los plazos, los actores clave, etc. A continuación explicamos cómo establecer un proceso para responder RFP para que cualquier empresa tenga éxito.

¿Qué es un proceso para responder RFP?

En pocas palabras, un proceso para responder RFP describe el modo en que una empresa responde a una licitación. Primero se debe definir cómo decidir qué RFP merece la pena dedicarle tiempo, organizar el proyecto, consultar con los contactos clave dentro de la empresa del cliente que está lanzando la licitación y determinar cómo gestionar cualquier contenido nuevo producido durante la respuesta.

Un proceso para responder RFP debe constar de los siguientes pasos:

1. Calificación de la RFP

   Evaluar si apostar o no a la RFP al comienzo del proceso de respuesta. El equipo de ventas serán la voz cantante en localizar mucha de la información necesaria para responder la RFP, pero necesitarán de los equipos de preparación de las propuestas, y los gerentes para evaluar el riesgo, las posibilidades de éxito, el tiempo y el ajuste estratégico.

2. Proyecto inicial

   Para proporcionar claridad y rendición de cuentas al equipo completo de gestión de respuesta, incluidos los objetivos estratégicos hacia los que todos pueden trabajar.

3. Primera propuesta de respuesta

   Elaborar una respuesta inicial basada en contenido reutilizable. Este paso es mucho más rápido con un software CRM para responder a RFPs.

4. Segunda propuesta de respuesta

   Aprovechar los recursos para hacer nuevas preguntas y asignar segmentos que requieran personalización a las respectivas y requerimientos del cliente que te ha invitado a licitar.

5. Revisión

   Realizar revisiones internas para garantizar una respuesta de alta calidad. Vincular las solicitudes de revisión a fines específicos: ¿Se cumplen los objetivos estratégicos? ¿Las respuestas son precisas y de alta calidad? ¿Se respondió por completo al problema central que se plantea resolver?

6. Presentación

   Presentar la RFP revisada y hacer un seguimiento de si se recibió bien. Mantener a las partes interesadas al tanto de progreso.

7. Guardar y auditar

   Guardar las respuestas finalizadas en una ubicación centralizada y hacerse un compromiso con auditorías de contenido periódicas. Estas respuestas luego se pueden utilizar en futuras licitaciones.

8. Análisis final

   Ganar no siempre significa que el contenido fuera perfecto y perder no significa que haya sido una mala respuesta, por eso se debe evaluar lo que funcionó o no.

Cómo es un buen proceso para responder RFP

El porcentaje medio de solicitudes de propuestas ganadas suele ser muy bajo para algunas empresas que venden tecnología industrial. Con un proceso para responder RFP mejoras ese porcentaje porque permite centrarse en las RFP que se pueden ganar y que son rentables y por tanto, dedicar menos tiempo a cada respuesta, lo que le permite centrarse en elaborar ofertas ganadoras para las oportunidades deseadas.

Ventajas de un buen proceso para responder RFP

Un buen proceso para responder licitaciones industriales no sólo beneficia al equipo responsable de preparar la respuesta sino que beneficia a toda la empresa con mayores ratios de éxito, más ingresos y una base de conocimientos organizada y accesible.

Evitar perder o retrasar oportunidades

Las RFP son como la lotería: no se puede ganar si no se juega. Si un proceso para responder RFP está tan atascado que está provocando la pérdida o retraso de oportunidades viables, un buen proceso para responder licitaciones ayudará a desbloquearlo, ya que permitirá clasificar las oportunidades y poner las RFP adecuadas en las manos adecuadas.

Mayor ratio de éxito

Si se está respondiendo a muchas ofertas sin obtener los ingresos correspondientes, es hora de centrarse en la tasa de éxito. Un proceso para responder RFP eficaz permite dedicar más tiempo a las RFP viables, sacar información de manera efectiva y dar menos vueltas.

Concentrar los esfuerzos en el lugar adecuado

Si se sacrifica demasiado en una RFP no adecuada probablemente se perderá. Sin embargo, si se adopta un enfoque estratégico y sólo se apuesta en lo que se cree que se puede ganar, las probabilidades se inclinan a favor. En definitiva, poner tiempo y recursos para una RFP poco viable, quita tiempo y recursos a las licitaciones que se podrían ganar.

En un proceso para responder RFP se debe evaluar lo siguiente:

• ¿Se conoce al cliente?: ¿Existe ya una relación con el cliente potencial, o éste decidió enviar la RFP por motivos específicos? Si es así, las posibilidades son mucho mayores que si se trata de un proceso de licitación más abierto. Si tu empresa ha trabajado con anterioridad al cliente para impulsar la licitación, es una buena señal que indica altas posibilidades de ganar.
• ¿Es la empresa adecuada?: Si la solución de tu empresa no se ajusta a las necesidades del cliente, se debería pasar porque intentar encajar la solución hará perder el tiempo al cliente potencial y podría acabar molestándose. Aveces, aplicar una estrategia de plantear responder solo aquellas partidas donde tu empresa está segura de dar la mejor respuesta frente a otras alternativas, y el cliente acepta trabajar con varios proveedores y dividir la licitación, puede ser una buena estrategia.
• ¿Te puedes ajustar al presupuesto?: La fijación de precios es delicado. Por un lado, se quiere ganar la licitación, pero por otro, el acuerdo debe ser rentable para la empresa. Si no puedes satisfacer las necesidades del cliente dentro de un rango de precios razonable, hay que tenerlo en cuenta y pensar en declinar.
• ¿Se pueden satisfacer las necesidades del cliente?: ¿Es realista pensar que se dispone del tiempo y los recursos necesarios para atender al cliente? ¿Podemos dar respuesta a los requerimientos más importantes?
• ¿Se quiere el negocio?: Las oportunidades de negocio son una vía de doble sentido. ¿Encaja la empresa en la estrategia de desarrollo de productos o de negocio de tu empresa? ¿Ganar esta licitación abrirá nuevas oportunidades de negocio?
• ¿Se dispone del ancho de banda de tiempo suficiente para responder a la solicitud?: El número de solicitudes de propuestas aumenta cada año. A veces, incluso las RFP que se pueden ganar tienen que quedar relegadas a un segundo plano ante oportunidades mejores.

Menos tiempo por propuesta significa poder presentarse a más propuestas

Es obvio que si se tiene un proceso para responder RFP, se podrá responder a las RFP de forma más ágil y eficaz, y por tanto, se dispondrá de más tiempo para responder a más RFP.

Conocimientos internos revitalizados 

Los equipos responsables de dar respuesta a la RFP están perfectamente posicionados para convertirse en los guardianes del conocimiento de la empresa. Cuando registran y auditan periódicamente las respuestas que van usando en cada RFP en una base de conocimientos centralizada de la empresa, proporcionan a los gerentes la información que necesitan para tomar decisiones más informadas. También proporciona respuestas rápidas a cualquiera que las necesite, incluidos otros equipos de ventas.

Creación de equipos 

Los ejercicios de creación de equipos suelen ser divertidos y cuando un equipo trabaja unido por un objetivo común, la confianza y la amistad son inevitables.

Incluso más allá de eso, el proceso para responder RFP requiere la aportación de múltiples personas repartidas por toda la empresa. Un proceso de respuesta eficaz ayuda a acabar con los compartimentos estancos.

Generar más ingresos

Si el proceso para responder RFP no genera ingresos, no tiene sentido. Un buen proceso para responder licitaciones ayuda a identificar las oportunidades que aumentarán los ingresos.

¿Por qué una empresa podría querer reevaluar su proceso para responder RFP?

Tanto si el proceso para responder RFP funciona o no, siempre puede haber un margen de mejora. He aquí cuatro situaciones que deberían animar a que se analicen en profundidad los procesos para responder licitaciones:

• Si se ha contratado a un nuevo gestor de propuestas: La llegada de un nuevo gestor de propuestas es un buen momento para reevaluar los procesos para responder licitaciones con nuevos ojos.
• Si el proceso actual es mediocre: ¿El proceso para responder RFP actual permite ganar licitaciones? ¿El equipo trabaja duro pero se aburre respondiendo a preguntas que ya se han respondido 1.000 veces? ¿Son los procesos escalables para poder ganar futuras licitaciones?
• Si la empresa se ha fusionado con otra: ¿Qué empresa obtiene mejores resultados de los procesos para responder licitaciones?
• Si ha habido un cambio significativo en la empresa: ¿Hay nuevos productos que ofrecer? ¿Han cambiado los productos? Si es así, las preguntas y respuestas de la RFP también cambiarán. A veces conviene hacer borrón y cuenta nueva e introducir nuevos procesos para responder licitaciones.

Conclusiones de un proceso para responder RFP

Todas las empresas se benefician de los procesos para responder RFP de alta calidad, pero no necesariamente de la misma manera. Puede que los procesos para responder licitaciones necesiten una revisión completa o algunos retoques. Independientemente de las necesidades y objetivos, un proceso para responder RFP ayudará rápidamente a aumentar los ingresos y mejorar los procesos de cualquier empresa.