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Si deseas disponer de un equipo de ventas eficaz hoy, debes disponer de de los datos necesarios y tener una estrategia de reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos de forma eficaz y rigurosamente probada.
En este contenido, destacamos cómo usar estos reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos e ingenieros en ventas y, qué hacer para descubrir información invaluable para que tu equipo pueda alcanzar sus objetivos comerciales. Además, describimos algunos ejemplos de reportes de ventas para empresas que venden tecnología y equipos industriales que pueden usar para revisar, evaluar y pronosticar mejor los objetivos del equipo comercial.
- Por qué los informes de ventas son tan importantes para las empresas industriales
- Ejemplos de informes de ventas que se pueden usar para gestionar ingenieros en ventas
- ¿Cuáles son algunos KPI importantes para los informes de ventas?
- Cómo asegurarse de que sus informes de ventas sean efectivos
¿Por qué los reportes de ventas son tan importantes para gestionar vendedores técnicos?
Lo único que podemos gestionar con certeza, es la cantidad de trabajo y actividad comercial que realizan nuestros ingenieros en ventas. Los reportes te permiten saber cómo modificar lo que están haciendo para prospectar, gestionar cuentas clave, conseguir que un contrato se cierre o gestionar un territorio de ventas.
Estos son algunos de los beneficios generales de los reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos:
- Los informes de ventas ayudan a alinear los objetivos del equipo de ventas y la empresa en general.
- Más transparencia y responsabilidad entre los vendedores. Los informes nos ayudan a hacer Benchmarking.
- Fomentar una cultura de trabajo en equipo y colaboración para alcanzar los objetivos comerciales
- Puedes tener previsiones de ventas y establecimiento de objetivos más precisos
Estos reportes ayudan a alinear los objetivos de su equipo de ventas y la empresa en general
Cuando los objetivos de ventas y marketing están alineados, las empresas que venden tecnología industrial tienen mayores probabilidades de alcanzar o superar los objetivos de ingresos. Nuestra experiencia con la venta de soluciones técnicas en sectores como automotriz, alimentación, farmacia, química, oil and gas y manufactura en general es que puede llegar a ser de 2 a 3 veces superior. Los departamentos que priorizan la colaboración cruzada y la comunicación tienen más probabilidades de obtener resultados positivos.
El establecimiento de objetivos en términos de objetivos de ventas y cuotas se basa en los datos recopilados. Hasta que tus vendedores sepan cuáles son esos objetivos y puntos de referencia, no estarán en la oscuridad.
Los reportes de ventas aportan más transparencia y responsabilidad entre tus vendedores
Los gerentes de ventas deben saber quiénes son sus mejores vendedores. Si no sabe quién impulsa a su equipo hacia adelante o quién lo detiene, quién va a 120 Km/h y quién va a 80 Km/h no podrá reproducir el comportamiento productivo a nivel comercial deseado ni realizar las mejoras necesarias.
Tus ingenieros en ventas necesitan saber dónde se encuentran en todo momento. El compromiso de los empleados está directamente relacionado con qué tan bien los gerentes desarrollan a sus trabajadores.
Un buen proceso de gestión de ventas te ayudará a coordinar las operaciones de ventas, motivar al equipo y, en última instancia, impulsar el rendimiento. A través del uso de reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos, informes de progreso dentro del embudo de ventas y controles de actividad comercial como llamadas, vistas, emails, demostraciones, entrevistas con decisores, entrevistas para justificar la venta, etc, los vendedores pueden reflexionar sobre tus estrategias comerciales, para que, en lugar de perder la motivación, estén capacitados para mejorar con el tiempo que dedican a vender.
Los informes de ventas para ingenieros fomentan una cultura de trabajo en equipo y colaboración.
Todos los involucrados en el departamento comercial deben trabajar hacia el mismo objetivo: ganar acuerdos.
Compartir datos como: Conseguir 5 nuevos proyectos al trimestre en el sector F&B y farmacéutico, o prospectar a 450 responsables de producción con tu equipo de ventas, ayuda a crear un sentido de motivación muy necesario para que los vendedores se reúnan y alcancen sus cuotas. Tus datos de rendimiento resaltan la expectativa de hacerlo bien.
Los reportes de ventas ayudan a tener previsiones más realistas y establecer de objetivos más precisos
En una época en la que solo la mitad de los vendedores cumplen con sus cuotas anuales de ingresos, cualquier equipo puede beneficiarse de una mejor previsión de ventas. Para tomar decisiones.
Los datos del mundo real significa tener proyecciones más precisas con respecto a los ingresos, que influyen en todo, desde tu estrategia de ventas hasta la contratación de vendedores y más.
Además, los informes de ventas para ingenieros que destacan el desempeño y las actividades exitosas que estos realizan, pueden ayudar al director comercial a priorizar las acciones que resultarán en acuerdos cerrados. A su vez, podrás apuntar mejor a objetivos de ventas más precisos que sean alcanzables para tus vendedores.
Ejemplos de informes de ventas para ingenieros que tu equipo puede usar
Ten en cuenta que probablemente necesitarás más de una plantilla de informe de ventas para tener una visión completa de la estrategia comercial de tu empresa.
Cualquier combinación de los siguientes reportes de ventas puede ayudarte a predecir y pronosticar mejor el desempeño de tu equipo de ventas en el futuro.
- Informe de valor del Embudo de Ventas
El informe de valor del Embudo de Ventas cubre el estado y el progreso de las oportunidades de tu equipo, todos desglosados por fecha. Este informe representa una forma sencilla de predecir y pronosticar los contratos que se van a cerrar y es muy sencillo de conocer a través del uso de un CRM industrial para vendedores técnicos.
En lugar de profundizar en los detalles específicos del embudo de ventas y el desempeño individual del equipo, esta plantilla de informe de ventas se preocupa más por mostrar el panorama general. Sin embargo, un CRM industrial como el ofrecido por VAO permite conocer el rendimiento individual, comparándolo con el rendimiento general para ayudar a los vendedores más rezagados a lograr la velocidad de ventas adecuada.
- Informe de ventas semanal
Los informes de ventas semanales te permiten descubrir tendencias en tu equipo de ventas. Además, los datos de cierre de ventas aquí pueden representar puntos de conversación durante las reuniones de seguimiento comercial semanales o en las reuniones de coaching.
Los reportes de ventas semanales para gestionar vendedores técnicos deben centrarse principalmente en las acciones y el rendimiento de los vendedores de manera individual. Por ejemplo, ¿quién gana más oportunidades de venta? ¿Quién realiza más llamadas outbound? ¿Quién hizo más presentaciones de producto?
Mientras tanto, también puede utilizar reportes de ventas semanales para vigilar el total de reuniones y conversiones para asegurarse de que el equipo esté operando con la máxima productividad.
- Informe de ventas Mensual / Trimestral
Aquí se centra en las tendencias generales, la salud general del embudo de ventas y los ingresos.
La ventaja de los reportes mensuales de ventas para gestionar ingenieros es que le ha dado a tu equipo de ventas un tiempo suficiente para recopilar datos procesables. Si deseas determinar qué funciona y qué no, un mes o dos suele ser más que suficiente.
Por ejemplo, una caída constante en las conversiones o de las conexiones de llamadas a puerta fría realizadas mes a mes es definitivamente un motivo de alarma, mientras que un aumento en las ventas o el ratio de cierre le muestra que está haciendo algo bien; los informes precisos te ayudarán a determinar qué y cómo para seguir haciéndolo.
- Informe de progreso individual (o en equipo)
Elaborar reportes de ventas para ser gestionados directamente por los vendedores de manera individual es una decisión inteligente. Hacerlo permite que los vendedores sean dueños de sus datos e inculca un sentido de responsabilidad sobre sus resultados. Al final de todos, ellos solo pueden gestionar lo que hacen: llamadas, envío de email, visitas, demostraciones etc y el resultado de esto deriva en más captaciones, más oportunidades, menos tiempo para cerrar la venta y en definitiva más ingresos, amplitud de cuota de mercado y rentabilidad.
Al menos, los informes individuales deben brindar una visión clara del rendimiento de cada vendedores y lo que están haciendo bien.
- Informe de objetivos con cuentas clave
En algunos casos, es posible que necesites reportes de ventas para gestionar vendedores dedicados a un solo cliente potencial o cuenta clave que normalmente al año genera muchas oportunidades de negocio.
Monitorear el estado de tu cuenta clave significa vigilar cada interacción individual que los acerca a convertirse finalmente en clientes o conseguir que compre más y en repetidas ocasiones. Dicho informe brinda una lista de tareas pendientes y de los próximos pasos en términos de preparar a tus clientes potenciales más valiosos para que empiecen a comprar.
- Informe del plan de ventas anual
Es difícil predecir el futuro (especialmente en el clima actual). Aun así, la elaboración de un plan de acción es fundamental.
- Informe de ventas y marketing
¿Recuerdas las estadísticas anteriores que muestran que cuando los equipos de ventas y marketing alinean sus esfuerzos, los ingresos se disparan? Informar sobre el desempeño de ambas operaciones en los mismos reportes de ventas para gestionar vendedores te ayuda a monitorear el progreso.
La capacidad de realizar un seguimiento de tus acciones y canales de marketing más valiosos va de la mano con ofrecer un mejor ROI para los esfuerzos de ambos departamentos. Esto es válido para varios esfuerzos, incluidos los anuncios pagados, correo electrónico, publicaciones de blog, redes sociales y todo lo demás.
El departamento de ventas de tu empresa debe esforzarse por colaborar con el de marketing en lo que respecta tanto a la estrategia como a los reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos. Esto no solo agiliza tu proceso de ventas, sino que también te permite recopilar datos valiosos sobre el rendimiento de tus clientes potenciales captados por correo electrónico en comparación con los clientes potenciales de otras fuentes como las llamadas, el marketing de contenido técnico, LinkedIn, etc.
- Reporte diario de ventas
Los reportes diarios de actividad de ventas deben ser breves y sencillos. En lugar de preocuparte por las tendencias, estos informes se centran en los hechos literales del día.
Por ejemplo, ¿cuántas reuniones reservó ayer? ¿Quién logró cerrar un trato? El seguimiento de las actividades de ventas diarias es importante para realizar un rastreo del éxito tanto individual como del equipo a corto plazo.
- Informe de actividades comerciales
Los informes de actividades comerciales permiten obtener una visión en profundidad de la productividad de tu equipo de vendedores y qué actividades te están ayudando a generar más ventas.
Con un informe de actividades preciso, puedes ver quién en su equipo completó la mayoría de las actividades y obtener una descripción general de las actividades planificadas, y luego realizar un seguimiento de la cantidad de trabajo planificado que se completó.
¿Cuáles son algunos KPI importantes para los informes de ventas?
Hay toneladas de métricas de ventas para ayudar a medir el éxito. No puedes encajarlos todos en los reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos (ni deberías intentarlo).
A continuación, se muestra un resumen de los KPI importantes que debes observar a lo largo de tus informes para asegurarte de que puedes traducir esos datos en acción.
Correos electrónicos enviados y / o llamadas realizadas
La importancia de rastrear correos electrónicos y llamadas es doble. No solo estás tratando de determinar qué tan productivos son tus vendedores, sino también cuántas de estas acciones resultan en citas, demostraciones y cotizaciones.
Actividades completadas por los vendedores
Según las actividades de ventas completadas, puedes determinar qué acciones son más valiosas y qué vendedores están superando sus cuotas.
Nuevas propuestas agregadas
Por el bien de tus vendedores e ingresos, lo ideal sería agregar nuevas propuestas de manera constante. De lo contrario, debes volver a la mesa de dibujo y hacer otra estrategia de cómo generar más clientes potenciales en tus embudos de ventas.
Valor de las nuevas propuestas
Por supuesto, más propuestas no necesariamente significan mejores ofertas. Monitorear el valor pone tus acuerdos en contexto y determina cuál de ellos debes priorizar.
Ofertas ganadas
En resumen, ¿qué se necesita para que alguien a través de tu embudo de ventas eventualmente se convierta en un contrato firmado? Encontrar hilos comunes entre las ofertas ganadas puede ayudar a refinar la estrategia de tu departamento de ventas con el tiempo.
Ofertas perdidas
Así como deseas celebrar tus victorias, debes anotar tus pérdidas. Si las ofertas están cayendo en la misma etapa de tu embudo de ventas, eso no es algo que se pueda ignorar.
Tasa de conversión de clientes potenciales
Las tasas de conversión son cruciales para evaluar la eficiencia de tu estrategia de ventas y determinar si tus objetivos de ingresos son realistas.
Tiempo medio de conversión
Ten en cuenta que casi todos los reportes de ventas para gestionar vendedores anteriores se basan en un período de tiempo particular. Si comprendes cuánto tiempo tarda un vendedor en realizar una conversión en promedio, puedes moderar sus expectativas en términos de rendimiento de ventas.
Ventas por fuente
Nuevamente, hacer la distinción de dónde provienen realmente tus compradores permite priorizar los canales de venta adecuados y las inversiones en marketing.
Valor de por vida del cliente (LTV)
El valor de un cliente en el tiempo (LTV) es una predicción de cuánto vale un cliente para tu negocio durante todo el período de su relación. Lo que se necesita para adquirir o retener a un cliente, mejorar su LTV y generar ingresos recurrentes debe ser una prioridad. Además, el LTV es una métrica clave para la previsión de ventas ya que indica los ingresos totales que una empresa puede esperar obtener de una cuenta de un cliente. Esta métrica considera el valor de ingresos de un cliente y lo compara con la vida útil del cliente prevista por la empresa. Las empresas usan esta métrica para identificar los segmentos de clientes más importantes y valiosos.
Cómo asegurarte de que tus reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos sean efectivos
Supongamos que ajustaste tus reportes de ventas para gestionar vendedores. ¿Ahora qué?
A continuación, se ofrecen algunos consejos clave para asegurarte de que tu equipo trate tus datos como algo más que números en una hoja de cálculo.
Comparte tus informes de rendimiento de ventas con su equipo
Como se señaló anteriormente, los datos de desempeño no son algo que los gerentes de ventas deban guardar para sí mismos. Para mejorar tu estrategia y mantener a tus compañeros comprometidos, debes compartir la riqueza del conocimiento.
Afortunadamente, todos los reportes de ventas para gestionar vendedores mencionados anteriormente son excelentes para ser compartidos.
Una forma muy útil de compartir informes y datos de desempeño con los vendedores, es programar correos electrónicos semanales o mensuales que destacan tus informes de ventas clave y sean recibidos de forma personalizada e individualizada por cada grupo de vendedores de una zona o vendedor particular. En el CRM industrial que ofrece VAO puedes ver cómo se pueden construir reportes personalizados y programarse para ser enviados automáticamente.
El concepto aquí es simple: da a tus reportes de ventas un pulso sobre lo que está sucediendo y cómo pueden mejorar. Los informes son una forma eficiente de proporcionar esas respuestas de un vistazo.
No ahogues a tu equipo con datos
Informar puede ser casi adictivo. Cuanto más se sumerja en sus datos, más profundo desea profundizar en términos de detalles y especificidades.
Sin embargo, trata de ceñirte a hechos cuando compartas datos con tu equipo. De lo contrario, corres el riesgo de abrumarlos. Esto significa que eres responsable de determinar qué KPI compartes y también con qué frecuencia decides enviar informes.
Una vez más, no existe un enfoque único para todos los informes de ventas usados para gestionar vendedores técnicos en términos de frecuencia. Los equipos más pequeños pueden discutir los datos de ventas durante su reunión diaria, mientras que los equipos más grandes pueden revisar los informes con mayor detalle al final de la semana. Mientras reflexionen sobre sus datos, estarán en el camino correcto.
Recuerda: ningún informe de ventas puede contenerlo todo. Si necesitas dividir tus datos e informes en varios reportes, que así sea.
Traduce tus datos en actividades prácticas
El objetivo final debe ser algún tipo de acción en nombre de tu equipo. Tal vez eso signifique repensar el volumen de llamadas o invertir más en un canal determinado.
De cualquier manera, nunca sabrás qué hacer a continuación hasta que hables sobre los datos. Eso significa establecer los próximos pasos y prioridades claramente definidos en función de lo que ya sabes.
Más allá de simplemente compartir reportes de ventas para gestionar vendedores, tu equipo es responsable de responder lo siguiente:
- ¿Estamos en camino de alcanzar nuestros objetivos de ventas?
- Si no es así, ¿qué cambios debemos hacer? Si es así, ¿qué estamos haciendo bien?
- ¿Cómo podemos tener mejores conversaciones con nuestros clientes?
Con estas preguntas en mente, puedes señalar elementos de acción para guiar tu estrategia de ventas en el futuro. Durante la implantación del CRM para ingenieros que ofrece VAO enseñamos a determinar las acciones necesarias para revertir un mal dato.
Conclusiones
La presentación de reportes de ventas para gestionar vendedores técnicos es una obligación absoluta para los equipos comerciales que buscan la excelencia en un mundo tan competitivo. Con la ayuda de estas orientaciones, puedes comenzar a organizar tus datos lo antes posible.
Es de esperar que estos ejemplos, KPI y consejos te pongan junto a tu equipo en el camino hacia la propiedad de los datos, que seguramente te ayudará a entender mejor los reportes de ventas para gestionar tus vendedores técnicos.
Publicado originalmente el 25 enero 2021, actualizado el 1 septiembre 2023
