Prácticas recomendadas para demostraciones de software SaaS: Checklist y consejos para el éxito

Imagina que estás en un concesionario de coches, preparado para probar el fantástico coche nuevo en el que has estado pensando durante meses.

Pero en lugar de invitarte a subir y probarlo, el vendedor te entrega un folleto y te dice: “confía en mí, es un coche genial”. ¿Estarías satisfecho con eso y lo comprarías sin más?

No. ¿Por qué? Porque quieres sentir la potencia del motor, probar sus funciones y ver cómo se comporta el vehículo antes de tomar una decisión.

De manera similar, las demostraciones de software SaaS son como una prueba de conducción para el software. Permite a los clientes potenciales examinarlo detenidamente, probar las funciones y ver cómo responde, y si es adecuado para sus necesidades antes de decidirse a adquirirlo.

En este artículo, veremos las mejores prácticas para demostraciones de software SaaS y cómo asegurarnos de que tu producto sea el mejor en el camino hacia el éxito.

Esta lista de verificación de las mejores prácticas para demostraciones de software SaaS incluye:

• Investigación previa a la reunión
• Visita de diagnóstico
• Reservar la demostración de SaaS
• Preparación para la demostración
• Durante la demostración
• Seguimiento
• Re-enganche (si es necesario)
• Conclusión

Cuando hablamos de “prospección”, nos referimos al proceso de investigación inicial en el cual el vendedor busca activamente clientes potenciales que puedan estar interesados en el producto o servicio ofrecido, y recopila información relevante sobre ellos para personalizar su estrategia de ventas en las demostraciones de software SaaS.

Este paso es importante para comprender en profundidad las circunstancias y requisitos específicos del cliente antes de proceder con las demostraciones de software SaaS.

 

Checklist y consejos para el éxito en las demostraciones de software SaaS

Investigación previa a la reunión

• Investiga la empresa: Busca en la página web de la empresa, en sus perfiles en redes sociales y en cualquier comunicado de prensa reciente o artículo de noticias para obtener una idea de su negocio, objetivos y problemas más importantes que puedan tener.
• Investiga el contacto: Busca al contacto en LinkedIn para conocer su trayectoria profesional, responsabilidades e intereses. Esto puede ayudarte a adaptar la conversación a sus necesidades y establecer una buena relación.
• Revisa cualquier material disponible: Si la empresa o el contacto han proporcionado algún material, como un folleto del producto o un caso de éxito, revísalos antes de la llamada para familiarizarte con sus ofertas y mensajes.
• Prepara una lista de preguntas: Utiliza la información que has recopilado para preparar una lista de preguntas relevantes para hacer durante la visita de diagnóstico. Esto puede ayudarte a mantenerte centrado y aprovechar al máximo la conversación durante las demostraciones de software SaaS.
• Prepara un breve resumen de la empresa y tu solución: Prepara un breve resumen sobre la empresa y su actividad comercial, destacando los puntos clave de su modelo de negocio y las áreas donde enfrentan problemas. Identifica los puntos problemáticos específicos que han enfrentado y cómo tu solución puede resolverlos de manera efectiva. Enfatiza cómo tu producto o servicio puede proporcionar soluciones prácticas y beneficios tangibles que aborden las necesidades y preocupaciones actuales de la empresa. Además, destaca cualquier caso de éxito relevante o testimonio que respalde la efectividad de tu solución en situaciones similares.
• Revisa el orden del día de la llamada: Antes de la llamada, acuerda un orden del día con el cliente. Revísalo y piensa en cómo puedes contribuir mejor a la conversación y lograr el resultado deseado al hacer tus demostraciones de software SaaS.

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Visita de diagnóstico

• Comienza con una agenda: Esto garantizará que ambas partes estén alineadas y que la visita se centre en los temas más importantes.
• Establece una conexión: Inicia la visita preguntándole sobre su trayectoria y sus intereses, y busca puntos en común para establecer una conexión.
• Escucha activamente: Presta atención a las necesidades y puntos problemáticos del cliente. Haz preguntas abiertas y permítele hablar sobre sus problemas.
• Adapta la conversación: Utiliza la información que recopiles durante la visita para adaptar la conversación a las necesidades del cliente. Aborda sus problemas y objetivos específicos y explica cómo tu producto o servicio puede ayudar.
• Utiliza argumentos y casos de éxito: Emplea buenos argumentos para que tu solución sea más fácil de entender y recordar. Utiliza casos de éxito o testimonios de clientes para resaltar cómo tu solución ha ayudado a otros clientes.

  Durante tus demostraciones de software SaaS, utiliza ejemplos o casos prácticos relacionados con tu producto o servicio para ilustrar cómo puede resolver los problemas del cliente. En lugar de simplemente enumerar características, contar historias sobre cómo otras empresas han utilizado tu solución con éxito puedes hacer que la información sea más relevante y fácil de entender para el cliente.

• Aborda objeciones: Comprende sus objeciones y muéstrales cómo tu solución puede resolver sus inquietudes y por qué es una buena opción para ellos.
• Identifica a los tomadores de decisiones: La manera más fácil de hacerlo es simplemente preguntar. “¿Quién más está involucrado en el proceso de toma de decisiones para este proyecto?” “¿Quién será responsable de tomar la decisión final sobre esta compra?”
• Finaliza con un próximo paso claro: Esto podría ser una llamada de seguimiento, una demostración o una propuesta. Asegúrate de resumir las conclusiones principales y los próximos pasos en un correo electrónico de seguimiento.

Reserva de la demostración

• Incluye una opción sencilla para agregar la cita al calendario: Al proporcionar una opción de programación para tus demostraciones de software SaaS con un solo clic, facilitas que el cliente potencial reserve un horario que le venga bien, sin necesidad de enviar múltiples correos electrónicos o hacer llamadas telefónicas.
• Incluye una agenda: Esto ayudará a garantizar que tanto tú como el cliente estén en sintonía sobre lo que se tratará durante la demostración, y también ayudará a mantener la conversación enfocada y en la línea correcta.
• Crea una encuesta previa a la demostración: Puede ser una breve encuesta con preguntas de opción múltiple o abiertas, y te ayudará a comprender mejor las necesidades y expectativas del cliente. De esta manera, puedes adaptar las demostraciones de software SaaS a sus intereses específicos y asegurarte de mostrar las características y beneficios más relevantes de tu software.

Preparar la demostración

• Comprende el papel de todos los participantes en la demostración: Identifica quiénes estarán en las reuniones en tus demostraciones de software SaaS, qué cargos tienen y cuáles son sus metas y objetivos para la demostración. Esto se puede hacer investigando sus perfiles de LinkedIn o realizando una búsqueda en Google.
• Adapta la demostración a la audiencia: Cada cliente potencial es diferente; lo que funciona para uno puede no funcionar para otro. Adapta la demostración a las necesidades e intereses específicos de la audiencia. Esto se puede hacer destacando diferentes características o casos de éxito que se alineen con sus necesidades y objetivos específicos.
• Revisa las conversaciones anteriores con el cliente potencial: Antes de las demostraciones de software SaaS, revisa cualquier conversación anterior que hayas tenido con el cliente potencial. Esto te ayudará a refrescar tu mente sobre sus problemas actuales y lo que están buscando lograr con tu producto.
• Prepárate para las objeciones basadas en conversaciones anteriores: Si conoces las objeciones que el cliente potencial ha tenido en el pasado, podrás estar mejor preparado para abordarlas durante la demostración. Esto te ayudará a construir confianza y credibilidad con el cliente potencial, y aumentará las posibilidades de cerrar el trato.
• Inicia sesión en tu cuenta de demostración: No esperes hasta estar en la reunión para iniciar sesión. Lo repetimos, NO hagas eso. Inicia sesión antes de la reunión para evitar cualquier problema técnico durante la misma. Esto debe hacerse en todas las demostraciones de software SaaS para que transcurran sin problemas.
• Configura un perfil separado para las demostraciones: Establecer un perfil específico para las demostraciones puede contribuir a mantener tu espacio de trabajo de demostración ordenado y organizado. Esto simplificará la localización de las funciones y la información correcta, evitando confusiones para tu audiencia.
• Ten todas las pestañas/materiales de referencia necesarios abiertos: Ten todas las pestañas y materiales de referencia necesarios abiertos antes de la llamada. No querrás preocuparte por buscar información y perder tiempo frente a tus prospectos.
• Investiga a los competidores: Si el cliente potencial está utilizando actualmente el producto de tu competidor, es una buena idea investigarlo con anticipación (incluso si ya lo has hecho antes). Conocer las características, beneficios y limitaciones del producto de tu competidor te ayudará a posicionarte mejor en tus demostraciones de software SaaS.
• Pausa las notificaciones de la aplicación: Que aparezcan notificaciones durante la llamada puede dar mala imagen y causar distracción (especialmente si es tu compañero de equipo enviándote un GIF gracioso). Pausa las notificaciones de aplicaciones de mensajería antes de la llamada para mantenerte centrado y darle toda tu atención al cliente potencial.

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Durante la demostración

• Confirma la agenda con el cliente: Antes de iniciar la presentación, repase la agenda para establecer expectativas claras. Recuerda el propósito de tu presencia, los objetivos para la reunión y asegúrate de que estén alineados con los planes acordados para la reunión.
• Enfócate en los puntos problemáticos y beneficios: En lugar de hablar sobre características genéricas y alardear sobre lo fantástico que es tu producto, muestra a tu prospecto cómo tu software puede ayudar a resolver sus problemas específicos y/o alcanzar sus objetivos con él.
• Involucra a tu prospecto con una historia de éxito real: Esto se puede hacer haciendo referencia a un caso de éxito o ejemplo del mundo real, demostrando cómo tu producto ha ayudado a otros clientes como ellos. Esto puede ayudar a establecer una idea de cómo funcionará tu producto en su empresa y hacerlo más relatable.

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• Establece un diálogo con tu prospecto: En lugar de monopolizar la conversación en tus demostraciones de software SaaS, fomenta un diálogo activo con tu cliente potencial. Realiza preguntas, pide su opinión y escucha atentamente sus inquietudes. Este enfoque contribuirá a establecer una relación de confianza y credibilidad con el cliente potencial.
• Destaca cualquier integración/relevante información de cumplimiento: Esto podría incluir certificaciones, asociaciones o cumplimientos específicos del sector.
• Establece los próximos pasos: Define los próximos pasos al final de la reunión y elabora un plan de acción mutuo. Esto garantizará que ambas partes estén alineadas y que el prospecto sepa qué va a suceder a continuación.
• Toma notas: Durante las demostraciones de software SaaS, toma notas y apunta cualquier pregunta a la que no tengas respuesta. Puedes hacer un seguimiento con el prospecto después de la reunión y proporcionarle la información que necesite.

Hacer seguimiento

• Envía un resumen + respuestas a las preguntas sin responder: Después de las demostraciones de software SaaS, es importante enviar un correo electrónico de seguimiento que resuma los aspectos más destacados de la reunión y queden claras las respuestas a cualquier pregunta pendiente que no se haya abordado. Utilizar una plantilla de correo electrónico adaptable te permite cubrir de manera efectiva todos los puntos clave discutidos durante la demostración, asegurando una comunicación clara y completa con el cliente.
• Incluye una encuesta en el correo electrónico de seguimiento: Incluir una encuesta en el correo electrónico de seguimiento puede ser una excelente manera de recopilar comentarios del prospecto.
• Añade los comentarios en futuras demostraciones: Después de recopilar comentarios, tómate el tiempo para revisarlos e incorporarlos en futuras demostraciones de software SaaS. Esto ayudará a garantizar que estén adaptadas a las necesidades específicas de tus prospectos y que sean más efectivas para abordar sus principales problemas y preocupaciones.

Volver a involucrarse (si es necesario)

• Mantente en contacto: Incluso si no parecen muy interesados inmediatamente después de las demostraciones de software SaaS, no te des por vencido. Mantente en contacto con correos electrónicos de seguimiento automatizados que creen un sentido de urgencia (por ejemplo, “¿Alcanzarás tu objetivo del primer trimestre de {meta principal} si {problema} no se ha resuelto?”).
• Envía una solicitud de reunión de seguimiento: Programa una reunión de seguimiento para revisar cualquier duda/objeción persistente que puedan tener y para reiterar cómo tu solución puede ayudarles a alcanzar sus objetivos.
• Envía una encuesta de seguimiento: Utiliza encuestas de un solo clic incorporadas en correos electrónicos para obtener una respuesta rápida y evaluar su nivel de interés, y adapta tu estrategia en consecuencia.
• Envía documentos y guías para seguir aprendiendo: Envía casos de éxito relevantes, guías o videos para ayudarles a aprender más sobre tu producto y sus capacidades.

 

Cómo evitar el silencio del prospecto después de las demostraciones de software SaaS

Tus demostraciones son un éxito, pero tus prospectos se vuelven pasivos con el tiempo y no muestran interés. Veamos otras prácticas para demostraciones de software SaaS con el fin de aumentar el compromiso y evitar el incómodo silencio.

Formas de actuar mejor en las demostraciones de software SaaS

Todos hemos estado en esa situación y hemos sentido ese dolor después de las demostraciones de software SaaS. Hicimos una gran demostración, sentimos que el cliente estaba comprometido, y luego no pudimos volver a contactarlos.

Entonces, la pregunta que haría es, ¿qué esperábamos que sucediera como resultado de esa demostración? En otras palabras, ¿qué acción específica esperábamos que tomara el cliente?

Pueden estar de acuerdo en seguir adelante, pero no podemos volver a contactarlos, o pueden acordar hacer algo, pero no obtuvimos un gran compromiso. Nuestros objetivos de prospección deben ser muy claros desde el principio; debemos decirle al prospecto qué esperamos que suceda después de esta demostración.

Solicita algo a cambio

Estás comprometiendo tu tiempo y esfuerzo para mostrarles el producto. Entonces deberías pedirles algo a cambio.

Podrías decir algo como: “Durante esta demostración, mi objetivo es repasar sus necesidades principales y demostrar cómo nuestra plataforma puede solucionarlas. Estoy aquí para responder cualquier pregunta que tenga y, lo más importante, si vemos que la demostración cumple sus expectativas, planificaremos una reunión de seguimiento para discutir los detalles de precios y cómo implementar la solución. ¿Qué le parece esta propuesta? ¿Tiene sentido para usted?”

Es importante asegurar su compromiso con este proceso al finalizar todas las demostraciones de software SaaS y establecer una comprensión clara de lo que va a suceder. No dejes esto al azar. Además, asegúrate de reservar tiempo al final de la demostración para acordar el próximo paso, incluso si esto implica omitir algunas características o acortar la demostración. Por lo tanto, sugiere una fecha y, si no recibes respuesta, podrías decir: “¿Qué le parece si hacemos seguimiento la próxima semana a la misma hora? Le enviaré una solicitud de reserva, por favor avíseme si le parece bien. ¿Y a quién más deberíamos invitar?”

Sería prudente asegurarse de tener programada al menos una reunión de seguimiento, en lugar de intentar contactarlos y darse cuenta de que han perdido interés.

Plantilla de correo electrónico de seguimiento

Te recomendamos que tengas una plantilla o formato que utilices después de todas las demostraciones de software SaaS que realices para resumir todos los puntos tratados. Ese mensaje debería enviarse lo antes posible después de tu reunión. O al menos al final del día.

Asigna tiempo en tu calendario para recapitular todas las reuniones que hayas tenido y proporciona un seguimiento claro.

Resumir sus prioridades

Aquí tienes un guión de ejemplo: “Gracias por su tiempo. Ha sido un placer haber conocido más sobre sus prioridades y mostrarle un poco sobre nuestra solución.” Luego, resume sus prioridades: “Estuvo de acuerdo en que sus requisitos más importantes son “X” e “Y”, y también comentó que ____ es muy importante para usted.” Recuérdales que lo que dijeron era importante.

Luego, habla un poco sobre la demostración:  “Pareció especialmente interesado en la característica de ____ o la capacidad de ____, y discutimos cómo eso podría ayudar en su situación. También confirmó que la plataforma cumplía con sus necesidades e incluso mencionó que pensaba que era mejor que varias otras soluciones que había probado.” Recuerda esa conversación y recuérdales lo entusiasmados que estaban por ver tu producto.

Preguntas de seguimiento

Entonces, asegúrate de abordar cualquier pregunta abierta, problema o inquietud que tengan después de las demostraciones de software SaaS. “Ha mencionado que no estaba claro el asunto de ______ o que no entendía cómo _____ funcionaría en su empresa.” Entonces, haz un seguimiento. Responde esa pregunta. Proporciona un enlace a recursos o házles saber que te volverás a reunir con ellos después de que puedas obtener la información que necesitan.

Próximos pasos

Por último, el elemento más importante es recapitular los siguientes pasos acordados durante las demostraciones de software SaaS.

“Entonces, acordamos reunirnos la próxima semana a las 11 a.m. Antes de esa reunión, mencionó que compartiría sus impresiones de la demostración con su equipo, aclararía su presupuesto y nos contactaría nuevamente con cualquier pregunta adicional. De esta manera, hay un compromiso mutuo sobre lo que ocurrirá y cómo avanzaremos.”

Es aceptable que este correo electrónico sea más extenso que los anteriores. Se trata de un seguimiento de alto valor, ya que resume los acuerdos y acciones acordadas durante la demostración. Es importante tener en cuenta que es probable que este correo electrónico sea compartido dentro de la empresa del prospecto, e incluso podría ser leído por el superior directo de la persona con la que has estado en contacto.

Además, para muchos destinatarios, esta podría ser la primera interacción con información sobre tu empresa, por lo que es fundamental que el contenido sea claro, completo y capaz de transmitir el valor de tu producto o servicio por sí mismo.

En conclusión, obtén ese compromiso desde el principio de lo que sucederá si tus demostraciones de software SaaS tienen éxito. Luego, continúa con un correo electrónico claro que resuma la conversación y los resultados acordados. Estarás en una posición mucho mejor para obtener esa próxima reunión y mantener esa oportunidad avanzando.

 

Conclusiones para preparar las demostraciones de software SaaS con éxito

Concluir exitosamente las demostraciones de software SaaS es un paso fundamental para cerrar una venta y transformar clientes potenciales en clientes reales.

Aspectos a tener en cuenta:

• Siempre adapta tu demostración a tu cliente potencial.
• Enfócate en las necesidades y objetivos de tu prospecto en lugar de alardear sobre sus características.
• Investiga a todos los que participen en la llamada.
• Emplea las funciones de compromiso de ventas, como las reuniones con un solo clic, las encuestas y los sondeos, a tu favor.

Al recordar estas mejores prácticas para demostraciones de software SaaS, puedes asegurarte de cubrir todos los elementos importantes en tu presentación y de proporcionar a tu prospecto toda la información necesaria para que tome una buena decisión.