by 
Enrique Vidal
Muchos equipos de ventas cometen errores al hacer el seguimiento comercial: No se trata de recopilar la mayor cantidad de métricas posible y arrojarlas en una hoja de cálculo o panel de cuadro de mando.
Así como contar las calorías no es la solución para perder peso, simplemente hacer el seguimiento de métricas comerciales no es la solución para mejorar tu proceso de ventas.
Es lo que haces con los datos lo que cuenta.
Por eso, el seguimiento real comercial implica tomar todos los datos relevantes y convertirlos en algo que puedas usar para ajustar tu proceso de ventas consultivo e incrementar las ventas.
Si deseas convertirte en un experto en el seguimiento comercial, estás en el lugar correcto. Al final de esta guía, sabrás exactamente cómo hacer el seguimiento de tus ventas con éxito y cómo utilizar esos datos para empoderar a tu equipo.
¿Qué es el Seguimiento Comercial?
El seguimiento comercial es el proceso de recopilar métricas esenciales de ventas, analizarlas y utilizar esos datos para mejorar tu proceso de ventas. Cuando se hace correctamente, el seguimiento comercial proporciona ideas profundas en cada etapa del proceso de ventas y te ayuda a alcanzar tus objetivos.
Tu proceso de ventas es como un rompecabezas. No es un rompecabezas infantil de 100 piezas, sino ese monstruoso rompecabezas de 5,000 piezas que tu abuela siempre tenía a medio terminar en la mesa del comedor.
Tantas métricas intrincadas conforman ese proceso, incluido el comportamiento de tus clientes, la generación de oportunidades, las actividades de venta, correos electrónicos, llamadas, demostraciones de producto, defender soluciones complejas frente a grupos de decisión, resolver objeciones y mucho más.
El seguimiento comercial es como analizar cada pieza de ese enorme rompecabezas y entender exactamente cómo encaja en la imagen general.
¿Por qué es tan importante el seguimiento comercial para tu negocio?
Aquí hay seis formas en que el seguimiento comercial puede beneficiar tanto a tu equipo de ventas como a tu negocio:
- Te proporciona ideas basadas en datos reales: ¡Nada de suposiciones! Además, si sigues los datos en tiempo real, podrás tomar decisiones rápidas en función de lo que está sucediendo con tus ventas en este momento, no de lo que ocurrió la semana pasada.
- Te ayuda a construir un camino claro hacia tus objetivos: Cuando entiendes exactamente cómo diferentes acciones afectan tus resultados finales, sabrás qué cambiar y cómo estructurar tu proceso para que tu equipo de ventas alcance consistentemente sus metas.
- Te permite rastrear síntomas antes de que los problemas se vuelvan críticos: ¿Alguna vez has sentido que una cierta acción o paso en tu proceso ya no está dando los resultados que solía dar? El seguimiento de métricas comerciales te brinda una vista clara de lo que dejó de funcionar, y tendrás tiempo para cambiar tu proceso antes de que el problema se vuelva crítico.
- Muestra a los gerentes de ventas lo que están haciendo sus vendedores: Diferentes tipos de seguimiento de actividades comerciales ayudan a los gerentes de ventas a ver qué miembros del equipo están cerrando más acuerdos y cuáles están teniendo dificultades. También muestra las fortalezas y debilidades de cada representante individual, lo que permite a los gerentes entrenar a sus representantes de manera más efectiva.
- Te permite probar rápidamente nuevas ideas y métodos: Por ejemplo, si agregas una nueva captura de oportunidades en tu sitio web, el seguimiento comercial te dirá casi de inmediato si eso está funcionando o no según la cantidad de nuevas oportunidades que llegan. Esto te permite probar nuevos métodos comerciales rápidamente y quedarte con los que funcionan.
- Te ayuda a ofrecer ofertas más personalizadas a tus clientes: Cuando rastreas el comportamiento del cliente y otras métricas relacionadas, sabrás exactamente qué ofrecer a ciertos clientes. También puedes identificar disparadores basados en el comportamiento y sincronizar mejor que nunca tus enfoques y seguimientos de cuentas clave.
6 Tipos de Seguimiento Comercial (y Qué Métricas Importan)
Para comenzar a rastrear tus ventas, debes decidir qué tipo de seguimiento necesita tu equipo. Aquí hay seis tipos diferentes de seguimiento que deberás considerar, además de las principales métricas que necesitarás para cada uno:
Seguimiento del rendimiento de ventas
Esto es ideal para los gerentes de ventas que desean rastrear el desempeño de los vendedores en su equipo.
Echa un vistazo a métricas como:
- Llamadas en frío realizadas
- Correos electrónicos enviados
- Duración de las llamadas
- Correos electrónicos abiertos
- Respuestas a correos electrónicos
- Mensajes de texto enviados
- Oportunidades perdidas totales
- Reuniones completadas
- Reuniones rechazadas, canceladas o ausentes
- Valor total creado
- Oportunidades ganadas
- Tiempo total dedicado a actividades de venta
Al analizar estas métricas y separarlas por vendedor, los gerentes de ventas pueden identificar quiénes están teniendo éxito, quiénes están teniendo dificultades y en qué áreas están teniendo más dificultades esos representantes.
Con la plataforma de seguimiento comercial de VAO, los gerentes de ventas pueden ver fácilmente estas métricas mostradas por vendedor en el informe de Comparación de Actividades. También puedes personalizar cómo visualizas este gráfico para ver sólo las métricas que son más importantes para ti.
Seguimiento de Prospectos
El seguimiento comercial efectivo de prospectos implica tomar métricas sobre su comportamiento, compararlo con comportamientos de prospectos anteriores y calcular qué acciones tendrán más impacto en su decisión de compra.
Esto implica rastrear métricas como:
- Fecha del último contacto
- Próxima acción o tarea
- Tamaño del acuerdo
- Fecha de cierre del proyecto
- Comportamiento del prospecto (visitas a tu sitio web, acciones en redes sociales, etc.)
- Puntuación del prospecto
- Estado del prospecto
Cuando rastreas estas métricas, podrás identificar los prospectos más valiosos en tu lista y redirigir tus esfuerzos para nutrir esos prospectos de manera efectiva y cerrar más acuerdos.
Seguimiento comercial de Objetivos de Ventas
Alcanzar tus objetivos no ocurre por casualidad. Si no estás haciendo un seguimiento de tu progreso, será mucho más difícil ver si lograrás o no tus metas hasta el último momento.
Si sientes que siempre estás luchando desesperadamente para cerrar ventas al final de cada trimestre, el seguimiento de objetivos de ventas te ayudará a adoptar un enfoque más equilibrado.
Básicamente, necesitas estas cuatro métricas para configurar el seguimiento comercial de objetivos:
- Meta de ingresos total
- Metas mensuales, semanales y diarias
- Totales de ventas diarias
- Totales acumulados de ventas
El rastreador adecuado de objetivos de ventas te proporciona una vista visual de cuán cerca estás de alcanzar tus metas y la cantidad de prospectos o ventas que necesitas para lograr tu objetivo.
Seguimiento comercial del Embudo de Ventas
¿Quieres saber exactamente qué está sucediendo con tus ventas, hasta el último minuto? Eso es lo que puede hacer el seguimiento comercial de tu embudo de ventas. Obtén datos en tiempo real sobre cómo está progresando cada acuerdo al rastrear métricas como:
- Oportunidades abiertas totales
- Oportunidades perdidas por día/semana/mes
- Velocidad del embudo
- Tasa de éxito
- Duración del ciclo de ventas
- Crecimiento de ventas mensual
Estas métricas te dirán cuánto dinero está pasando por tu embudo en cualquier momento dado, así como te ayudarán a pronosticar futuras ventas con mayor precisión.
Seguimiento comercial de Actividades de Ventas
Para rastrear tus actividades de ventas, estarás siguiendo las mismas métricas que utilizaste para el rendimiento de ventas, como llamadas, correos electrónicos, reuniones, demostraciones de productos, etc.
Pero esta vez, en lugar de separar por vendedor, analizarás la tasa de éxito de las propias actividades.
Por ejemplo, ¿cuántos de los correos electrónicos de tu equipo están recibiendo respuestas? ¿Cuál es la duración promedio de las llamadas de ventas de tu equipo? ¿Cuántas oportunidades nuevas se crearon este mes en comparación con el mes pasado? ¿Esa cifra se correlaciona con la cantidad de llamadas realizadas o correos electrónicos enviados?
Este tipo de seguimiento comercial te dice exactamente qué métodos están funcionando para tu equipo. De esta manera, puedes asegurarte de que dirijan sus esfuerzos hacia los métodos que realmente traen resultados.
Seguimiento comercial de los procesos de ventas
Si sientes que alguna parte de tu proceso de ventas no está funcionando bien, el seguimiento comercial de los procesos te dirá en qué punto se encuentra el problema.
Tomando las diferentes etapas de tu proceso, analiza métricas como:
- Total de prospectos entrantes
- Total de prospectos salientes
- Cantidad de prospectos calificados por mes
- Tasa de conversión para cada etapa
El seguimiento de estas métricas te ayuda a ver si tus prospectos entrantes realmente están calificados para tu producto y qué efectividad tiene tu generación de prospectos salientes. Además, el seguimiento de las tasas de conversión te mostrará si hay una etapa en la que se pierden muchos prospectos u oportunidades. Entonces, podrás concentrarte en mejorar tus esfuerzos en esa etapa o cambiar los métodos para seguir impulsando a los prospectos hacia una venta.
Cómo Realizar un Seguimiento de Ventas en 5 pasos
Probablemente ya estés recopilando datos sobre tus ventas y tal vez hayas estado haciendo un seguimiento de algunas de las métricas que discutimos anteriormente.
Pero, ¿cómo puedes organizar esos esfuerzos en un sistema de seguimiento de ventas simple que pueda ser comprendido y compartido fácilmente?
Aquí tienes 5 pasos para el éxito en el seguimiento de ventas:
- Decide cuáles son los KPIs y métricas que necesitas rastrear
Como acabamos de ver, los diferentes tipos de seguimiento de ventas requieren diferentes métricas. Además, tu negocio probablemente tiene sus propios KPIs únicos que te brindan una rápida visión de la salud de tu canal de ventas.
Pero recopilar más métricas no siempre se traduce en un mejor seguimiento de ventas. Recuerda, la complejidad no es difícil de lograr; es difícil resistirse a ella.
Así que en este momento, elige las métricas y KPIs que empoderen a tu equipo para dar lo mejor de sí. Selecciona aquellas directamente relacionadas con tus objetivos específicos y quédate con ellas.
Intenta comenzar con menos de 10 métricas clave. Siempre puedes agregar más métricas en el futuro, pero por ahora, mantenlo simple.
- Define tu proceso de ventas y configura tu canal de ventas
Para que tu seguimiento de ventas sea accionable, necesitarás un proceso y un canal para aplicar esas ideas.
Si aún no lo has hecho, dedica un tiempo a establecer tu propio proceso de ventas único. Observa a tus clientes actuales y analiza el recorrido que realizaron desde que se convirtieron en un prospecto hasta tomar una decisión de compra. Luego, define ese recorrido en los pasos específicos para ganar esa venta.
Una vez que tu proceso esté completo, puedes crear tu propio canal de ventas. Esto toma las diferentes etapas de tu proceso de ventas y te permite ver dónde se encuentran tus prospectos en cada etapa.
Consejo profesional: ¿Quieres adentrarte más en la construcción de tu propio proceso y canal de ventas personalizado? Echa un vistazo al curso de ventas consultivas para empresas B2B donde te enseñamos cómo diseñar el proceso de ventas que arrojará mayores ratios de cierre para tus vendedores. Aprende todo lo que necesitas saber sobre cómo construir, mantener y optimizar tu canal.
- Reúne tus datos en una única fuente de verdad
Si bien la mayoría de los datos que necesitas provendrán de tu CRM, algunos datos pueden provenir de otras herramientas.
Para establecer un seguimiento de ventas sencillo, debes reunir esos puntos de datos en un solo lugar. De esta manera, puedes analizar e interpretar fácilmente esos datos sin tener que cambiar de pestaña o aplicación constantemente.
Comienza por definir dónde se almacenan los datos de tus métricas clave. Luego, elige el lugar al que deseas enviar esos datos (por ejemplo, una herramienta de tablero de ventas).
Si tu fuente elegida de verdad se integra con las herramientas donde se almacenan tus datos, ¡configura las integraciones y comienza! Si no es así, utiliza Zapier para establecer automatizaciones que lleven tus datos al lugar correcto sin necesidad de introducción manual de datos.
- Convierte tus datos en ideas accionables
Una vez que hayas reunido tus ideas, es hora de convertirlas en algo que puedas utilizar.
La mejor manera de hacerlo es analizar regularmente las métricas que has guardado y usarlas para responder preguntas específicas. Dedica tiempo cada mes o trimestre para revisar tu análisis y utilizar los resultados para adaptar tu proceso.
Por ejemplo:
- ¿Hay acciones específicas que tu equipo está realizando que están produciendo menos resultados?
- ¿Qué vendedores están alcanzando su cuota de ventas? ¿Cuáles no?
- ¿Se puede vincular el logro de objetivos a una acción de ventas específica?
- ¿Dónde se pierden o quedan atascados los prospectos en el embudo?
- ¿Qué acciones están tomando los vendedores en estas etapas donde los prospectos no avanzan?
- ¿Dónde los prospectos avanzan más rápido en el embudo? ¿Por qué allí?
- ¿Hay vendedores que tienen dificultades con ciertas actividades de ventas, como llamadas en frío o demostraciones de productos?
- ¿Cómo afectan los cambios que has realizado a las tasas de conversión en general?
- ¿Qué comportamientos específicos indican que un prospecto está a punto de darse de baja?
Al observar los datos y hacerte estas preguntas, puedes identificar oportunidades de mejora y tomar medidas.
Por ejemplo, si ves que muchos prospectos se atascan en la etapa de reunión, puedes profundizar en el motivo. ¿Los prospectos simplemente no están interesados en tener la reunión? Si es así, tal vez puedas ayudar a tus vendedores a vender el valor de la reunión en sí misma en lugar de simplemente intentar concertar una cita.
- Comparte estas ideas con otros equipos
Una vez que hayas configurado tu sistema de seguimiento de ventas, es hora de compartir esas ideas.
Las ventas no trabajan solas para obtener clientes: tu equipo trabaja junto a marketing, servicio al cliente, departamento técnico e incluso desarrollo de productos.
Entonces, tus ideas sobre el proceso de ventas y el recorrido del cliente pueden mejorar cómo trabajas con estos otros equipos y cómo trabajan contigo.
Por ejemplo: supongamos que tu sistema de seguimiento comercial te muestra que muchos prospectos se pierden en la etapa de calificación. ¿Ha configurado marketing recientemente un nuevo anuncio en redes sociales u otro método de generación de prospectos? Estas métricas podrían indicar que esos esfuerzos están atrayendo prospectos no calificados.
Configurar un sistema de seguimiento comercial que pueda compartirse fácilmente entre los equipos ayudará a todos a trabajar juntos de manera más fluida y mejorar los procesos en el camino.
Ejemplos de decisiones a partir del seguimiento comercial
Aquí tienes algunos ejemplos de decisiones que tanto el gerente de ventas como los vendedores podrían tomar basadas en estas métricas:
Llamadas en frío realizadas
- Gerente de Ventas: Si un vendedor está realizando muchas llamadas en frío pero no está generando muchas oportunidades, el gerente podría decidir brindarle entrenamiento adicional en prospección y habilidades de llamadas o ajustar la lista de prospectos para que se enfoque en leads más cualificados.
- Vendedor: Si un vendedor nota que está teniendo éxito en la generación de oportunidades después de cierto número de llamadas en frío, podría establecer metas personales para alcanzar esa cifra.
Correos electrónicos enviados
- Gerente de Ventas: Si al realizar el seguimiento comercial un vendedor envía una gran cantidad de correos electrónicos pero no obtiene muchas respuestas, el gerente podría sugerir un enfoque diferente en la redacción de correos electrónicos para aumentar la tasa de respuesta.
- Vendedor: Si un vendedor recibe muchas respuestas positivas después de enviar correos electrónicos, podría identificar qué tipo de contenido o enfoque funciona mejor y ajustar su estrategia en consecuencia.
Oportunidades perdidas totales
- Gerente de Ventas: Si se observa un aumento en las oportunidades perdidas, el gerente podría analizar las razones detrás de estas pérdidas y trabajar en técnicas para mejorar el cierre de la venta y abordar esos problemas.
- Vendedor: Si un vendedor nota un aumento en las oportunidades perdidas, podría reflexionar sobre su proceso de ventas y buscar áreas de mejora en su enfoque de venta.
Valor total creado y oportunidades ganadas
- Gerente de Ventas: Si durante el seguimiento comercial un vendedor tiene un alto valor total creado pero una tasa baja de oportunidades ganadas, el gerente podría explorar si el equipo está enfocándose en las oportunidades más adecuadas y si la estrategia de cierre es efectiva.
- Vendedor: Si un vendedor se da cuenta de que ciertos tipos de oportunidades tienen un mayor valor total creado y una mayor tasa de cierre, podría dirigir sus esfuerzos hacia ese tipo de oportunidades.
Tiempo total dedicado a actividades de venta
- Gerente de Ventas: Si un vendedor está invirtiendo mucho tiempo en actividades de venta pero no está viendo resultados, el gerente podría ayudarlo a identificar áreas donde se puede optimizar el tiempo y concentrarse en actividades más efectivas.
- Vendedor: Si un vendedor encuentra que ciertas actividades de venta le brindan un retorno más alto en comparación con otras, podría administrar su tiempo de manera más eficiente al enfocarse en las actividades más productivas.
Estos ejemplos ilustran cómo las métricas de seguimiento de ventas pueden guiar tanto al gerente de ventas como a los vendedores en la toma de decisiones informadas para mejorar el proceso de ventas y lograr mejores resultados.
Oportunidades abiertas totales
- Gerente de Ventas: Si se observa un aumento en el número de oportunidades abiertas, el gerente podría considerar si el equipo tiene la capacidad de manejar todas esas oportunidades de manera efectiva y si se necesita ajustar los recursos para garantizar un seguimiento adecuado.
- Vendedor: Si un vendedor tiene un gran número de oportunidades abiertas, podría enfocarse en priorizar las más prometedoras y dedicar más tiempo a las que tienen mayor probabilidad de éxito.
Oportunidades perdidas por día/semana/mes
- Gerente de Ventas: Si al realizar el seguimiento comercial se detecta un aumento en el número de oportunidades perdidas en un período específico, el gerente podría investigar si hay algún problema recurrente en el proceso de ventas o si se necesita mejorar la capacitación del equipo en ciertas áreas.
- Vendedor: Si un vendedor nota que está perdiendo oportunidades a una tasa más alta en ciertos períodos, podría analizar si su enfoque necesita ajustes y si necesita trabajar en mejorar su argumento de ventas.
Velocidad del embudo
- Gerente de Ventas: Si la velocidad del embudo es lenta en ciertas etapas, el gerente podría revisar si hay cuellos de botella en el proceso y cómo se pueden eliminar para acelerar el avance de las oportunidades.
- Vendedor: Si un vendedor ve que las oportunidades están pasando lentamente por el embudo, podría centrarse en identificar y abordar las áreas donde las oportunidades tienden a estancarse.
Tasa de éxito
- Gerente de Ventas: Si se observa una tasa de éxito baja en una etapa particular del proceso de ventas, el gerente podría investigar qué está causando la baja tasa y trabajar en estrategias para mejorarla.
- Vendedor: Si un vendedor experimenta una baja tasa de éxito en una etapa específica, podría evaluar su enfoque y buscar oportunidades para mejorar su capacidad para cerrar acuerdos en esa etapa.
Duración del ciclo de ventas
- Gerente de Ventas: Si los ciclos de ventas son más largos de lo deseado, el gerente podría explorar si hay oportunidades para agilizar el proceso, como mejorar la comunicación con los prospectos o eliminar pasos innecesarios.
- Vendedor: Si un vendedor nota que los ciclos de ventas son más largos de lo que solían ser, podría considerar si está tomando medidas adicionales para nutrir y guiar a los prospectos a lo largo del proceso.
Crecimiento de ventas mensual
- Gerente de Ventas: Si el crecimiento de ventas es constante o en aumento, el gerente podrá celebrar los éxitos y considerar cómo mantener ese impulso. Si el crecimiento disminuye, podría buscar nuevas estrategias para reavivar.
- Vendedor: Si un vendedor experimenta un crecimiento constante en sus ventas mensuales, podría investigar qué estrategias y enfoques están contribuyendo a ese éxito y replicarlos en otros prospectos.
Estos ejemplos demuestran cómo estas métricas de seguimiento de ventas pueden guiar las decisiones tanto a nivel de gerente de ventas como de vendedor, permitiendo ajustes y mejoras continuas en el proceso de ventas para lograr un rendimiento óptimo.
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