Cómo disponer de informes de ventas más precisos

Si has trabajado en ventas durante algún tiempo, es probable que hayas oído la frase: «Las ventas son un juego de números». Y es cierto. Un buen equipo de ventas se basa en el análisis cuidadoso de las métricas de éxito, los datos de rendimiento comercial y los reportes de ventas.

Si tus informes de ventas son incompletos, inexactos o simplemente erróneos, el resultado es sencillo: ventas equivocadas e ineficaces.

Afortunadamente, hay formas de prevenir los errores en los reportes antes de que afecten a tu equipo. A continuación se presentan tres factores a tener en cuenta que te ayudarán a generar informes de ventas más precisos y a ejecutar una estrategia comercial más rentable.

Tecnología adecuada para generar informes de ventas más exactos

Las herramientas y plataformas CRM, desempeñan un papel fundamental en la precisión de tus informes de ventas y, si son adecuadas, pueden simplificar, automatizar y agilizar partes importantes del proceso de ventas, dejando a tu equipo más tiempo para vender.

Sin embargo, si tienes unas herramientas inadecuadas, puede pasar exactamente lo contrario, haciendo que la información importante sea más compleja e inaccesible. Por esta razón, debes considerar cuidadosamente cada herramienta que uses para realizar los informes de ventas. El CRM INDUSTRIAL para vendedores técnicos de VAO ofrece más de 15 cuadros de mando y reportes para gestionar con eficiencia el trabajo de los vendedores.

Ten en cuenta los tres factores siguientes:

• Facilidad de uso e implantación: Si una herramienta es difícil de usar o integrar en un flujo de trabajo existente, será de poca utilidad para tu equipo de ventas. Si tus vendedores consideran que una herramienta es una pérdida de tiempo, pensarán en formas de evitar dicha plataforma. Esto provoca malos entendidos entre los equipos, lagunas en los datos y un caos general.

  En lugar de elegir las herramientas más caras o conocidas, reúnete con las principales partes interesadas para identificar el software CRM y las plataformas que serán fáciles de aprender para realizar un buen informe de ventas.

• Integraciones y flexibilidad: ¿En qué medida tu equipo de ventas se desenvuelve bien con las plataformas y softwares de los que dispones? ¿Comparten datos? ¿Utiliza cada plataforma las mismas métricas estandarizadas para todas ellas? Si no conoces las respuestas a estas preguntas, o si la respuesta es negativa, es hora de reconsiderar un cambio tecnológico en tu empresa.

  Si tus datos o métricas de informes de ventas se mantienen esparcidos en diferentes plataformas, es difícil obtener una visión completa del rendimiento de las ventas. Los informes obtenidos de plataformas distintas también son mucho más susceptibles a errores humanos, ya que hay que extraer, combinar y ordenar los datos.

• Funciones y automatización: El objetivo de la mayoría de las herramientas es simplificar tu trabajo de alguna manera y, en este contexto, el objetivo de los softwares para la gestión del trabajo comercial que usas es eliminar el error humano y agilizar todos los procesos que afectan a los informes de ventas. Considera herramientas que automaticen la recopilación, la introducción y el análisis de datos.

Por supuesto, hay otras consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de seleccionar tu plataforma de capacitación de ventas. Pero los tres puntos clave mencionados anteriormente pueden mejorar drásticamente la calidad y precisión de tus informes de ventas.

Alineación de la empresa

Dependiendo del tamaño y la estructura de tu empresa, existen múltiples departamentos y equipos que influyen en el éxito de las ventas. Para garantizar la precisión de los informes de ventas, cada uno de estos equipos debe estar alineado. No se trata solo de equipos dentro del departamento de ventas: la alineación de ventas y marketing también es fundamental.

Piénsalo de esta manera: un cliente potencial entra en la parte superior de tu embudo de ventas y sigue el mismo recorrido del comprador antes de convertirse finalmente en cliente. Cualquier equipo o departamento que influya en este proceso debe colaborar estrechamente para garantizar la coherencia en todos los ámbitos.

He aquí cómo podrías enfocar este proceso:

• Elabora estrategias con los directivos: Inicia la alineación de la empresa reuniéndose con tu equipo directivo. Habla de las principales metas y objetivos de la empresa y pregunta qué tipo de informes le gustaría ver a cada miembro del equipo.

  El objetivo es que todos los jefes de departamento estén de acuerdo. Empezar desde arriba con este debate garantizará que todos los departamentos participen y se tengan en cuenta durante cualquier cambio que se realice en los informes.

• Estandariza tus métricas: Antes de empezar con los informes de ventas, debes decidir sobre varios puntos cruciales, como los objetivos de toda la empresa, los KPI y las métricas de ventas utilizadas para determinar el éxito. Sé específico en este punto. Cualquier ambigüedad o confusión acabará conduciéndote por un camino lleno de imprecisiones.

  Utilizar los mismos objetivos y métricas en todos los equipos y departamentos facilita la estandarización de los flujos de trabajo y permite conocer mejor los éxitos y fracasos de una empresa.

• Estudia tus resultados: Incluso después de establecer los objetivos y las métricas, el trabajo no está hecho. Desgraciadamente, la precisión de los informes de ventas no es una tarea del tipo «lo haces y te olvidas». Por el contrario, debes reunirte con el mismo equipo directivo para analizar los resultados, solucionar discrepancias y optimizar aún más el proceso de elaboración de informes.

  Aunque los informes de ventas inexactos se producen por multitud de razones, la confusión y la incoherencia entre departamentos contribuyen en gran medida a ello. Al alinear los distintos equipos y darle importancia a la comunicación, se evitan en gran medida los errores por descuido en los informes.

Calidad de los datos

En el ámbito específico de las ventas, los datos de los clientes, potenciales o no, son fundamentales para el éxito de los procesos de contacto y seguimiento. Sin esta información, sería imposible para tu empresa identificar a los compradores potenciales, redactar los mensajes para conectar con ellos y, en última instancia, convertirlos en clientes de pago.

Tanto si trabajas con datos incompletos o incoherentes para elaborar tus informes de ventas como para ponerte en contacto con tu próximo cliente potencial, los datos de mala calidad pueden obstaculizar casi cualquier función esencial en tu empresa. Considera estas estadísticas:

• El 62% de las empresas se dejan llevar por datos de marketing que son hasta un 40% inexactos.
• Hasta el 25% de los contactos de las bases de datos B2B contienen errores críticos.
• El 40% de los objetivos de la empresa fracasan debido a la inexactitud de los datos.
• Cuesta 1 dólar verificar un registro cuando se introduce, 10 dólares borrarlo más tarde y 100 dólares si no se hace nada.

Ahora bien, los datos del CRM industrial y los que se suelen utilizar para crear informes de ventas son muy diferentes. ¿Qué tiene que ver un número de teléfono de un cliente potencial con medir la capacidad de un equipo para alcanzar sus objetivos?

Ten en cuenta lo siguiente: la mayoría de las herramientas de ventas son inteligentes, permiten la gestión del embudo, automatizar el flujo de trabajo, gestionar documentos y mucho más. Pero, para que esa función funcione correctamente, estas herramientas requieren datos de CRM completos y correctos. Después de todo, cosas como el puntaje de clientes potenciales, su enrutamiento y el seguimiento automatizado se activan por uno o más puntos de datos de un contacto.

Por eso, es importante dar prioridad a que los datos internos estén correctos. Tanto si realizas una auditoría de la base de datos como si trabajas con un proveedor profesional de datos de contacto, es fundamental revisar y actualizar periódicamente los datos de tu CRM industrial antes de que empiecen a ser erróneos. Y no te equivoques, tus datos tendrán errores en algún momento. De hecho, incluso las estimaciones más conservadoras citan que los datos B2B tendrán algún error, como mínimo, del 30% al año.

Principales conclusiones para tener informes de ventas más precisos

En un entorno de ventas cada vez más competitivo, la mayoría de las empresas están recurriendo a una estrategia de ventas basada en datos. Esto significa esencialmente que departamentos enteros dependen de esos datos y de los informes para fundamentar todas y cada una de las decisiones de ventas. Como resultado, nunca ha sido tan importante tener acceso a informes de ventas precisos.

Los pequeños errores se escaparán inevitablemente, pero con un poco de previsión y comunicación, podrás evitar los fallos de información más catastróficos.

No dejes que tus informes de ventas causen estragos en tu negocio. Ten en cuenta las consideraciones anteriores y toda tu empresa saldrá beneficiada. Solicita una Demo del CRM industrial para ingenieros y vendedores técnicos y comprueba cuáles son los informes de ventas y cuadros de mando que puedes usar para gestionar a tus vendedores.