La Guía Definitiva para Vender y Negociar a los Gerentes de Compras

Para los vendedores, los gerentes de compras a menudo parecen ser un obstáculo insuperable en el camino hacia el éxito en las ventas.

Si bien es cierto que el área de compras generalmente tiene un gran poder e influencia, también es cierto que es posible aprender a trabajar con ellos de manera efectiva. Veamos cómo los equipos de ventas pueden planificar de manera activa para lograr colaboraciones fluidas y exitosas con el departamento de compras.

Colaborar con el equipo de compras puede ser un desafío, ya que su función principal es garantizar que la empresa obtenga los mejores términos y condiciones en las adquisiciones. Esto a menudo significa negociar precios y términos con proveedores y evaluar cuidadosamente las ofertas.

Sin embargo, en lugar de ver a los equipos de compras como adversarios, los vendedores pueden adoptar un enfoque estratégico para trabajar en conjunto de manera beneficiosa para ambas partes.

Una de las claves para una colaboración exitosa con el departamento de compras es comprender sus objetivos y prioridades. Los equipos de compras suelen estar enfocados en la reducción de costos, la gestión de riesgos y la garantía de la calidad. Por lo tanto, los vendedores deben estar preparados para demostrar cómo su producto o servicio puede ayudar a lograr estos objetivos.

Además, es fundamental establecer una relación de confianza con los gerentes de compras. Esto implica ser transparente en cuanto a los precios, términos y condiciones, y estar dispuesto a responder preguntas y abordar preocupaciones de manera honesta. Cuanta más confianza se construya, más fácil será llegar a acuerdos mutuamente beneficiosos.

También es esencial ser flexible en las negociaciones y estar dispuesto a adaptarse a las necesidades cambiantes de la empresa y del departamento de compras. La capacidad de ajustar las ofertas y los términos puede ser clave para cerrar acuerdos exitosos.

Aunque colaborar con el equipo de compras puede parecer un desafío, es posible aprender a trabajar con ellos de manera efectiva.

En este artículo veremos cómo comprender sus objetivos, establecer relaciones de confianza y ser flexible en las negociaciones, los equipos de ventas que sigan los consejos aquí expuestos pueden superar la aparente barrera que representan los gerentes de compras y lograr acuerdos exitosos que beneficien a ambas partes.

Gerente de Compras: ¿Amigo o Enemigo para los Equipos de Ventas?

Los vendedores tienden a considerar al gerente de compras como un adversario. Creen que los equipos de compras existen únicamente para negociar precios y presionar a los vendedores hasta someterlos (a menudo utilizando elementos como RFPs a ciegas, subastas inversas y tácticas de negociación agresivas).

Sin embargo, la relación entre ventas y adquisiciones no tiene por qué ser conflictiva. De hecho, muchos expertos en compras con los que hemos hablado afirman que prefieren trabajar en un enfoque colaborativo y de asociación con sus proveedores.

La verdad es que los profesionales de adquisiciones son practicantes capacitados que están haciendo lo mejor que pueden para ayudar a las empresas a lograr muchos de los siguientes objetivos:

1. Apoyar el crecimiento de ingresos y mejorar los márgenes de beneficio.
2. Gestionar el riesgo.
3. Apoyar los objetivos de la unidad de negocios.
4. Demostrar un retorno de inversión en inversiones estratégicas.
5. Evaluar proveedores para asegurar calidad, consistencia y capacidad de entrega.
6. Consolidar relaciones con proveedores y reducir la carga administrativa.
7. Gestionar los gastos generales de la empresa.
8. Controlar los costos.

Con esto en mente, los vendedores deben aprender a pensar en las compras como cualquier otro interesado y trabajar de manera colaborativa para ayudarles a cumplir con sus objetivos empresariales.

Estrategias Críticas para Cada Negociación con el Gerente de Compras

Un enfoque colaborativo automáticamente distinguirá a los vendedores y les proporcionará una ventaja en las negociaciones con el departamento de compras. Aquí hay 6 estrategias críticas que los vendedores deben llevar a cabo durante el proceso de ventas.

#1: Incluye a Compras como Parte de tu Mapeo de Negocios

Todo vendedor sabe que mapear la organización es parte de su debida diligencia al buscar un trato, sin embargo, muchos equipos de ventas no tienen en cuenta a compras como un interesado.

Según Gartner, el número promedio de interesados se ha más que duplicado en los últimos 10 años, pasando de 5 a más de 11, con algunas organizaciones teniendo casi 20 interesados. Es muy probable que compras sea uno de esos interesados, y su papel se está volviendo cada vez más destacado, incluso para tratos más pequeños. En consecuencia, los vendedores deben preguntar sobre el papel de compras temprano en el ciclo de compra.

#2: Ajusta tu Estilo de Venta a las Personalidades Típicas que son Atraídas a Compras

Por lo general, compras atrae a personas que les gusta prestar atención a los detalles. Estos son los contadores, profesionales de cumplimiento y analistas de datos hábiles en el estudio de hojas de cálculo y datos. Suelen planificar de manera metódica y prefieren mantener un sentido de control durante las negociaciones y los tratos.

Investiga y comprende el trasfondo y el estilo de negociación de los actores clave en compras. Una forma de hacerlo es aprovechar los cursos de cierre de ventas y negociación para ver si pueden ayudarte a entender el panorama y los actores en compras. Estas capacitaciones pueden proporcionar información valiosa y pueden ayudarte a influir con el responsable de compras.

Cuando avances en la negociación, los vendedores deben entender que el entusiasmo ciego, el deslumbramiento y la publicidad exagerada no ganarán mucho terreno con el gerente de compras. Compras no aprobará una decisión de compra basada en un instinto, conexión emocional o sensación de emoción. El mejor enfoque es construir un sólido caso de negocio que demuestre al gerente de compras el valor de invertir en tu solución.

#3: Prepárate para Cambiar la Conversación hacia el Valor en lugar del Precio

A menudo, los equipos de compras intentan centrarse en el precio excluyendo el valor. Desde su perspectiva, esto tiene sentido: al evaluar a docenas de proveedores, el precio es la forma más básica de comparar una oferta con otra.

Desafortunadamente (tanto para compras como para los equipos de ventas), esta no siempre es la forma ideal de evaluar qué proveedor ofrecerá la mejor solución a los desafíos comerciales de la empresa. A menudo, el precio más bajo no representa el mayor valor. Esto significa que compras haría un mejor trabajo si los vendedores les ayudaran a entender el valor de su oferta.

Los vendedores que pueden hablar sobre temas como el período de recuperación, el costo total de propiedad (TCO), las relaciones costo/beneficio y el retorno de la inversión (ROI) estarán en una posición más sólida para negociar eficazmente con compras.

Es importante buscar equipos de compras dispuestos a mantener reuniones con los vendedores para discutir los detalles de una solicitud de propuesta (RFP). Cualquier equipo de compras que quiera evaluar tratos basándose únicamente en los datos proporcionados en un RFP probablemente no estará receptivo a una discusión sobre el valor. En estos casos, el trato probablemente no valga la pena para el vendedor a menos que tenga una sólida relación con el cliente empresarial, que puede ser un aliado del vendedor con compras.

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#4: Vende al Nivel Más Alto Posible

La mayor tendencia de los profesionales de ventas es vender a los niveles intermedios de la estructura de toma de decisiones, donde es más fácil acceder y desarrollar relaciones. Compras tendrá una influencia más fuerte cuando el vendedor no tenga un patrocinio ejecutivo sólido para el trato.

Quienes venden a los tomadores de decisiones de nivel superior disminuyen el impacto negativo de compras, ya que los tomadores de decisiones de nivel superior a menudo tienen el poder de pasar por alto a compras o reducir su influencia. Por eso, los vendedores más exitosos venden «alto, amplio y profundo» en la organización, obteniendo acceso y desarrollando relaciones con tomadores de decisiones en todos los niveles.

#5: Pregunta: «¿Cómo Podemos Prepararnos para Mantener Este Trato en Marcha una Vez que Compras se Involucre?»

¿Por qué los tratos se estancan con compras? A menudo, estos equipos evalúan docenas (si no cientos) de tratos y propuestas. No tienen incentivos para priorizar un trato sobre otro. Tampoco tienen un interés real en examinar tu trato en lugar de simplemente decir «no» (especialmente si no obtienen la información adecuada de los vendedores) y pasar al siguiente trato prioritario.

Los vendedores a menudo pierden con compras porque no demuestran tenacidad y capacidad de respuesta. Simplemente envían su propuesta y esperan a que el trato sea aprobado o denegado. Si alguien de compras solicita más información para evaluar el trato de la manera que desean, el vendedor a menudo no está preparado. En el tiempo que lleva responder, el trato pierde impulso. La falta de urgencia ha matado muchos tratos, ya que pueden ocurrir cosas malas mientras esperas a compras. Los retrasos pueden resultar en un cambio inesperado de patrocinador, fusiones o adquisiciones, cambios en las prioridades o recortes de presupuesto.

Para evitar que esto suceda, esquematiza el proceso de trabajo con compras desde la propuesta hasta el cierre. Establece un cronograma claro y pasos clave. Sé específico acerca de lo que compras necesitará de ti y comunica claramente con compras si necesitas algo de ellos. Establece fechas y plazos.

Piensa en los tratos con compras como un juego de tenis. Los vendedores deben estar preparados para devolver la pelota una vez que cruce la red y deben ser capaces de anticipar dónde terminará la pelota. Un plan de negociación bien pensado identificará opciones que se pueden intercambiar cuando se haga una demanda y al mismo tiempo protegerá el valor inherente del trato. Los vendedores que sean receptivos y tenaces impresionará al gerente de compras y evitarán que su trato se pierda en el desorden.

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#6: Pregunta: «¿Qué Debemos Hacer para Convertirnos en un Gran Socio para el Gerente de Compras?»

Comprender lo que es importante para los equipos de compras y sus prioridades puede ayudar a los vendedores a crear un mensaje que resuene eficazmente.

Por ejemplo, tal vez el equipo de compras quiere que muestres cómo tu solución puede reducir los costos mientras aumenta los ingresos generales. O tal vez compras busca una solución que pueda proporcionar resultados empresariales medibles en una área específica.

Preguntar a compras acerca de sus objetivos y adaptar tu solución para alinearse con estas prioridades puede mejorar tus posibilidades de ganar un trato y establecer una asociación a largo plazo. Un vendedor que pregunta: «¿Puede decirme acerca de su organización y qué podemos hacer para ser un gran socio?» y «¿Cuáles son sus tres principales criterios mientras revisa propuestas?» destacará entre tal vez docenas de otros vendedores que compiten por un trato.

Cómo Colaborar con el Gerente de Compras

¿Estás listo para colaborar con el gerente de compras? cuando trabajas con equipos de compras, la capacidad de respuesta es importante. Una respuesta oportuna a una solicitud de información o un simple correo electrónico para impulsar el trato puede marcar la diferencia entre avanzar al siguiente paso para cerrar el trato y ver cómo el acuerdo se estanca por completo.

Con frecuencia, las grandes organizaciones publican sus políticas de compras y describen cómo se involucran con los proveedores y los pasos para convertirse en un proveedor aprobado o para obtener la aprobación de un proyecto. Los vendedores deben comprender esos pasos y averiguar qué deben hacer para ser aceptados como proveedores y qué pueden hacer para ser identificados como socios preferidos para trabajos futuros.

Con esto en mente, no es necesario reinventar la rueda cada vez, ya que los equipos de compras generalmente quieren ver la misma información. Los vendedores inteligentes tendrán esta información lista una vez que se enteren de que compras será un interesado en el trato.

Aquí tienes una lista de preguntas útiles que debes hacerte antes de entrar en negociaciones con  el gerente de compras:

• ¿Sabes con quién trabajarás en compras y has investigado sus antecedentes y estilos de negociación?
• ¿Conoces todos los pasos para concretar este trato y has trazado un cronograma?
• ¿Tienes la documentación adecuada, incluyendo certificados de seguros corporativos, verificaciones de antecedentes, certificaciones y divulgaciones financieras?
• ¿Has revisado todos los documentos legales estándar y estás preparado para aceptar los términos y condiciones estándar o hacer excepciones?
• ¿Estás preparado para negociar y has considerado tus opciones para hacer concesiones si hay problemas negociables que no se han resuelto?
• ¿Has definido tus términos mínimos aceptables y sabes cuándo estás dispuesto a retirarte si no puedes lograr este nivel de acuerdo?

¿Qué busca un Gerente de Compras en sus proveedores?

Compras busca negociar el mejor trato posible para su empresa. Sin embargo, a menudo también buscan específicamente asociarse con un proveedor que posea las siguientes características.

Capacidad de Entrega

Compras quiere que los proveedores entreguen de manera constante productos y servicios de alta calidad que cumplan con los requisitos de la empresa. Compras no quiere verse avergonzado o sorprendido por un proveedor que no cumple con los plazos o el presupuesto.

Comunicación

Es importante que el proveedor sea accesible y proactivo en la comunicación con compras. Sí, todas las relaciones comerciales enfrentan desafíos de vez en cuando. Los equipos de compras observan cuidadosamente cómo los vendedores abordan y resuelven dichos desafíos. Compras busca un socio que sea receptivo y solucione problemas cuando ocurran.

Viabilidad empresarial y escalabilidad

Compras no quiere involucrarse con un proveedor que esté luchando por sobrevivir o que pueda quebrar al entregar una solución o producto importante. Quieren saber si el proveedor estará disponible para respaldar el producto y si será capaz de expandirse más allá del trato individual. Idealmente, compras no desea evaluar a nuevos proveedores cada vez que haya una nueva solicitud; prefieren utilizar proveedores con un historial comprobado de éxito.

Cultura y ética de la empresa

Compras busca socios que se adapten bien a la cultura de la empresa y que puedan ser confiables para hacer lo correcto por el negocio. La compatibilidad cultural y la ética son difíciles de evaluar en una solicitud de propuesta (RFP), pero son uno de los «intangibles» más importantes que pueden marcar la diferencia en qué proveedor la organización elige inicialmente y continúa haciendo negocios en el futuro. Comprender la cultura de la organización y demostrar comportamientos que indiquen ética, colaboración y comunicación pueden contribuir en gran medida a consolidar una relación a largo plazo.

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Por qué Vender el Valor es Importante con el Gerente de Compras

Los vendedores que se preparan adecuadamente y establecen las bases para colaboraciones efectivas encontrarán que las negociaciones con compras son mucho menos estresantes y difíciles. Una relación sólida con compras, a su vez, permitirá oportunidades para que los vendedores presenten un sólido caso de negocio. Esto presionará a compras a considerar el valor y evitará que evalúen el trato únicamente en función del precio.

Como vendedor, debes estar preparado para planificar, aprovechar tus relaciones y reforzar los intereses compartidos y la propuesta de valor en la que has trabajado arduamente para desarrollar para tus clientes. Un enfoque colaborativo en las negociaciones y la venta basada en el valor evitará la commoditización y ayudará a los equipos de ventas a obtener consistentemente la aprobación de compras.