13 consejos para realizar una presentación de propuesta y cotización exitosa

La presentación de propuesta es uno de los pasos finales para cerrar una venta y es fundamental para responder a las preguntas persistentes, justificar los resultados de la solución y conectar con los responsables de la toma de decisiones.

Aunque existen varios aspectos a considerar en la presentación de cotización, igual de importante es la preparación previa a la reunión. Plantear preguntas clave al comprador y trabajar con el equipo interno dará la ventaja necesaria para eclipsar a la competencia.

Si se hace bien, la presentación de propuesta crea compenetración, refuerza la confianza y sirve como muestra experimental de lo que el comprador obtendrá.

A continuación compartimos los mejores consejos para ayudar a reforzar la confianza y aumentar las posibilidades de que la próxima presentación de propuesta sea un éxito.

Antes de la presentación de la propuesta

Conocer a los participantes

Se debería preguntar al contacto clave sobre los participantes en la reunión por su parte y concentrarse en lo que quieren oír y cómo quieren que transcurra la conversación.

Un factor importante es el equilibrio deseado entre presentación/monólogo y diálogo/colaboración. Si no se puede obtener esta información, se aconseja preparar una presentación de propuesta que sea monólogo y diálogo y estar preparado para calibrar sobre la marcha.

El diálogo suele ser mejor que el monólogo, ya que ofrece oportunidades para conectar y colaborar con los compradores. La mayoría de la gente se siente más conectada con los vendedores que mantienen una buena conversación y no se limitan a hablar durante una hora.

Investigar un poco

Conviene recordar que la estrella de la presentación de propuesta es el comprador, por eso hay que asegurarse de que lo que se dice y cómo va a impactar. Se aconseja buscar a los participantes que van a acudir a la reunión de presentación de la propuesta antes en LinkedIn, Google u otras herramientas de investigación, y tomar nota de las actividades profesionales, publicaciones, experiencia, etc.

Teniendo en cuenta que la mayoría de los compradores también buscarán información antes de la reunión, habrá que asegurarse de proyectar profesionalidad y demostrar valor en los perfiles públicos.

Definir las funciones del equipo de presentación de propuesta

Puede que en el equipo haya alguien que haga de maestro de ceremonias o que hayan expertos en un área técnica específica o que se traiga a un equipo de apoyo para que la presentación de propuesta técnica y de esta manera, se establezca una buena relación.

Conviene asegurarse de que haya una persona encargada de que todo salga bien y de que los demás rindan cuentas. Sean cuales sean las funciones, deben estar claras antes de la presentación de cotización.

Implicar a todo el mundo

Si acuden varias personas a la presentación, todos deben participar. A menudo, los compradores mencionan después de la presentación de propuesta que no eligieron a uno de los proveedores porque un miembro del equipo era demasiado dominante y todos los demás estaban demasiado callados. Puede que una persona sea la que más hable, pero todos deben tener un papel, aunque sólo sean presentaciones y charlas después de la reunión.

Preguntar por la logística

Se deben conocer todos los aspectos logísticos para asegurarse de que la reunión se desarrolla sin problemas. Preguntarse a uno mismo, al equipo y al comprador lo siguiente:

• ¿Dónde se celebra la reunión?
• ¿Dónde se encuentran todos los participantes?
• ¿La reunión es en directo y habrá alguien que participe virtualmente?
• ¿Hay material impreso o físico que deba enviarse por correo electrónico a los asistentes remotos con antelación?
• ¿Cuánto tiempo se asigna a la reunión? ¿Hay horarios de inicio/parada o comprobaciones técnicas?
• ¿Qué plataforma tecnológica va a utilizar? Si es posible, utilizar la propia.

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Vestirse formal o informal

El atuendo forma parte de la planificación. Por esta razón, se debe averiguar hasta qué punto la cultura del comprador es formal o informal. Si se trata de una gran empresa de servicios financieros con una cultura de camisa, corbata y traje, no quedará bien presentarse con vaqueros y un polo porque da mala imagen y se puede perder la venta incluso antes de empezar a hablar.

Por el contrario, si se va de traje en algunas empresas tecnológicas, puede que esto desanime a personas acostumbradas a un ambiente más informal. En cualquier caso, hay que conocer al comprador para acertar con la presentación de propuesta.

Presentar bien

Para que una presentación de cotización salga adelante, hay que asegurarse de que los presentadores tienen la capacidad general de dominar una sala. Si no es así, y la presentación es crítica, se debe pedir a otra persona que presente.

Si la persona que presenta no es de primera clase, se debe practicar la presentación de propuesta en casa con asistentes críticos y dejar que el presentador cometa errores y los corrija antes de la reunión, no delante del equipo de compras.

Ser estratégico

No todas las presentaciones de propuesta finalistas son una competición contra otras, pero suelen serlo. Si hay que enfrentarse a la competencia, hay que preguntar al comprador quiénes son.

Si el comprador no quiere decirlo y se tiene un promotor o defensor de tu solución dentro de la organización, habrá que preguntárselo discretamente. Si no se puede averiguar quién es la competencia, a menudo se puede averiguar el calendario de presentaciones.

Si todas las presentaciones de propuestas son el mismo día, suele ser mejor ir el primero. Los estudios demuestran que, en un mismo día, el que va primero es la referencia con la que se juzga a todos los demás, y se le recuerda más. Es el llamado efecto de primacía.

Si las presentaciones de cotización son en días diferentes, es mejor ir el último. Con el paso del tiempo, la gente recordará la última presentación y se sentirá más vinculada a ella. Este es el efecto de recencia.

Durante la presentación de la propuesta

Establecer una buena relación

Se debe atender a los principios básicos de la buena etiqueta en las reuniones con algunas de las siguientes acciones:

• Saludar
• Establecer contacto visual
• Romper el hielo
• Prepararse para entablar conversaciones triviales

Es recomendable tener a mano algunos temas de conversación para compartir. Esto puede ayudar a acercarse a los compradores y establecer sentimientos de camaradería y confianza.

Empezar con buen pie

Es importante dirigir la transición hacia el orden del día y dar el pistoletazo de salida a la reunión así como compartir una introducción que incluya el motivo de la reunión y establecer las expectativas. No es raro que las reuniones se tuerzan cuando la gente no sabe por qué está allí, o cree que está allí por motivos diferentes.

También se puede pedir opinión preguntando a los compradores si hay algo en particular que les gustaría que se tratara antes de que termine la presentación de propuesta. Cuanto más información se maneje, más se podrá adaptar el debate a la agenda y deseos.

Invitar a participar

Se debe preparar el terreno para que los compradores participen activamente en el proceso y no sean oyentes pasivos. Por eso, hay que pedirles que aporten sus ideas y preguntas en cualquier momento. También es importante confirmar el tiempo disponible para poder adaptarse a cualquier cambio, ya sean salidas anticipadas o incluso de tiempo adicional.

Antes de empezar la presentación de propuesta, se debe invitar de nuevo a las interrupciones o preguntas para convertirla en una conversación. Para transmitir un punto de vista, las mejores discusiones no suelen ser lineales y no implican que se hable con el comprador. Si se producen interrupciones, es señal de que el comprador está interesado.