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Para alcanzar un objetivo de ventas no basta con tener una cuota o incluso fijarse metas, sino que hay que saber exactamente qué hacer cada día para alcanzarlos. Mientras que algunos vendedores sólo tienen una vaga idea de cómo alcanzar esas cifras, otros tienen un conocimiento sólido de las actividades de prospección necesarias para alcanzar los objetivos, pero no están seguros de cómo obtener resultados predecibles.
Para alcanzar y superar los objetivos de forma fiable, se debe comenzar con un conocimiento sólido de las métricas del embudo de ventas y saber cómo analizar las cifras de prospección.
¿Cómo alcanzar los objetivos de nuevos clientes y ventas con un CRM para prospectar?
Antes de iniciar cualquier campaña de prospección, se debe contar con un plan específico que responda a las siguientes preguntas:
- ¿Cuántas reuniones para generar nuevas oportunidades de negocio se necesitan establecer para alcanzar los objetivos de ventas en un plazo definido?
- ¿Cuánto tiempo se necesita dedicar a la prospección para generar esas reuniones?
- ¿Cómo deben ser las métricas de conversión de un proceso de ventas para convertir esas reuniones en ventas suficientes para superar los objetivos?
Sólo cuando se tenga una idea de cómo llegar al objetivo, se podrá empezar a planificar las acciones con el uso de un CRM para prospectar.
Para ello, se puede empezar por desglosar las cifras que pueden revelar la siguiente información:
- A cuántas cuentas y contactos dentro de esas cuentas debe dirigirse la campaña de atracción para generar suficientes reuniones.
- Cuántas reuniones se deben concertar con los objetivos para generar nuevos negocios.
- Cuántas de estas reuniones llegarán al embudo de ventas en forma de oportunidades en lugar de no generar nada.
- Cuántas de estas oportunidades necesitan ser cualificadas y proponer nuevas oportunidades de negocio.
- Cuántas ventas se conseguirán por cada propuesta entregada, y a qué niveles de ingresos, para poder alcanzar el objetivo.
Ante esta situación, algunos vendedores piensan que no son capaces de realizar ese cálculo simplemente porque no son hábiles con las matemáticas.
Llegados a este punto es donde entra en juego las herramientas de CRM para prospectar. El CRM industrial que implantamos desde VAO ayudará a que tus vendedores puedan desglosar los números y eliminar las conjeturas.
¿En qué consiste el uso de un CRM para prospectar?
A continuación veremos en detalle el funcionamiento de un CRM para prospectar y lo que se necesita para empezar.
Métricas del Embudo de ventas en cifras
Antes de empezar a hacer números, existen algunas métricas preliminares de prospección que habrá que introducir en el CRM para prospectar para empezar. Cada una de estas métricas está representada por una celda.
- Objetivos
- Los objetivos se convierten en reuniones
- Las reuniones se convierten en oportunidades
- Las oportunidades se convierten en propuestas
- Porcentaje de oportunidades propuestas ganadas
- Tamaño medio de las ventas
- Ingresos por prospección
- Ingresos procedentes de otras fuentes
- Ingresos totales previstos
Al principio, se deben introducir el número de clientes potenciales que se desee (50, 200, 500) y rellenar el resto de los datos con suposiciones. Es simplemente para hacerse una idea de cómo funciona el CRM para prospectar y cómo afectan los distintos cambios a los resultados.
Si no se tiene una base para hacer estimaciones, se recomienda hablar con compañeros experimentados y con el jefe de ventas para encontrar un punto de partida. Más adelante, se pueden comprobar y contrastar los números con el jefe para consolidar el plan.
En cualquier caso, una vez introducidas estas cifras iniciales, el CRM para prospectar se encarga del resto.
Cómo analizar las cifras de prospección de ventas con un CRM para prospectar
Para ver más en detalle las ventajas de un CRM para prospectar, veamos un ejemplo de cómo funciona.
Supongamos que se necesita vender 2 millones de dólares antes de final de año. La empresa cree, basándose en sus datos de repetición de negocios, que puede confiar en los clientes existentes para obtener alrededor de 1,2 millones de dólares de ingresos. Esto significa que necesita generar 800.000 dólares en nuevos negocios. El tamaño medio de sus ventas es de 75.000 dólares, lo que significa que necesita cerrar 11 nuevos negocios (800.000 / 75.000). Como se sabe que la tasa media de éxito en una propuesta de nuevo negocio es del 50%, se necesitan entonces 22 propuestas (11/0,5).
Sin embargo, no todas las oportunidades de la cartera de oportunidades se convertirán en propuestas. Suponiendo que la tasa de conversión de oportunidades en propuestas sea del 65%, entonces se necesitarán 34 oportunidades (11/0,65).
En este momento es cuando empieza el análisis de la prospección con el CRM para prospectar. No todas las reuniones que se establecen a través de los esfuerzos de prospección se traducen en una oportunidad en cartera. Por tanto, hay que preguntarse cuántas entrarán en la cartera de oportunidades en un breve periodo de tiempo y cuántas dirán “gracias, pero no” o “tal vez en el futuro, pero ahora no”.
Suponiendo que 3 de cada 10 reuniones dan como resultado un cliente potencial interesado, esto equivale a decir que el 30% de ellos entran en la cartera de clientes potenciales. Por tanto, esto significa que necesita 113 reuniones iniciales de prospección a lo largo de un año para generar 34 oportunidades.
Ahora se debe determinar a cuántas personas hay que dirigirse y llegar para generar esas reuniones.
Suponiendo que por cada campaña de atracción que se realice, se establecen reuniones con el 15% de los objetivos. Esto significa que se necesitan 750 objetivos únicos para generar 113 reuniones.
Si bien esto puede parecer un objetivo inalcanzable para algunas personas, todo depende del negocio y la situación. Sin embargo, si se desglosa este número lo hace mucho más manejable. Si se tienen 750 objetivos, significa que sólo se necesita iniciar contacto con 188 por trimestre. Es decir, sólo 62 al mes y poco más de 14 nuevos clientes potenciales contactados a la semana.
El número en sí depende de cada situación. Existen casos de vendedores que sólo tienen 50 objetivos, pero el negocio con cada objetivo vale millones.
Perfeccionamiento de las métricas del Embudo de Ventas con el uso de CRM para prospectar
Al usar una plataforma CRM para prospectar, veamos qué ocurre si se mejoran las métricas de prospección y conversión de oportunidades. En lugar de llegar al 15% de los compradores, se puede conectar y establecer reuniones con el 20%. En lugar de que el 30% entre en la cartera, ahora es el 35% porque las habilidades de conversación en la reunión inicial han mejorado. Esto significa que si antes se generaban 800.000 dólares de ingresos, ahora se generan 1,3 millones.
Si se conocen las cifras, se puede planificar el alcance para lograr los objetivos en consecuencia con el uso del CRM para prospectar.
También se debe tener en cuenta otros factores, como:
- Cuánto se tiene ya en cartera: ¿Qué se puede contabilizar ya este año y eliminar de esos cálculos?
- La rapidez con la que se consiguen negocios: Un mayor índice de negocio repetido reducirá la cantidad que se necesita traer del exterior.
- Calendario del ciclo de ventas: Si se necesitan todos los clientes potenciales para generar ingresos este año y el ciclo de ventas es de 100 días, se necesitará tenerlos todos en la cartera 100 días antes de fin de año. Por lo tanto, las reuniones tendrán que fijarse antes si no se tienen suficientes contactos en cartera para cerrar la brecha.
Además, hay que tener en cuenta que los clientes potenciales obtenidos a través de la prospección suelen tener parámetros diferentes a los de los clientes potenciales entrantes, como tasas de conversión más bajas y ciclos de ventas más largos.
En cuanto a por dónde empezar, muchas personas tienden a pensar que se puede empezar con los clientes promedios. La realidad es que hay que tener cuidado con los promedios, ya que varían drásticamente entre diferentes empresas, industrias y roles.
Es mucho mejor empezar con los datos de la empresa para conocer las métricas reales de la media y de los mejores vendedores.
Por tanto, antes de empezar a enviar correos electrónicos de prospección y hacer llamadas a puerta fría, se deben desglosar los objetivos con el uso de un CRM para prospectar. De esta manera se puede estimar cuántas reuniones se necesitan generar cada mes y se podrá organizar el tiempo y energía para adelantarse a los objetivos. Si quieres saber más sobre cómo el CRM para vendedores técnicos te puede ayudar contacta con un asesor de VAO y solicita una demo gratis de la plataforma CRM.
Publicado originalmente el 19 enero 2023, actualizado el 1 septiembre 2023
