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Intentemos explicar la metodología de prospección Outbound con un ejemplo de una lista de 400 prospectos para un sector industrial vertical. Recordemos que la metodología de prospección outbound consiste en prospectar (Interrumpir) a personas que no esperan ser contactadas y se encuentran haciendo su trabajo diario. Esa interrupción debe incluir un mensaje de mucho valor para que esta persona se detenga de su labor diaria y se interese por tu mensaje para querer escuchar más en una entrevista comercial con uno de tus vendedores.
Supongamos que comenzamos con una lista de 400 prospectos, ubicados principalmente en España. Es importante definir bien el perfil del cliente ideal así que los tamaños de las empresas van desde pequeñas empresas con facturación de 5 a 10 millones hasta las empresas líderes de la industria con facturación por encima de los 50 millones. Las verticales eranAlimentación y bebidas; química básica y farmacéutico. Ninguno de los prospectos tenía algún contacto anterior con mi cliente, pero un pequeño número si que tenía una idea general o había oído hablar de la solución de mi cliente: La implantación de una solución de automatización para la trazabilidad muy ligada a la industria 4.0 que proporciona colaboración en tiempo real entre sus usuarios y el cumplimiento normativo. El trabajo de prospección se realizó a lo largo dedal Q4 del 2018. Cada prospecto recibió un máximo de cinco impactos y cada impacto siguió la misma secuencia de metodología de prospección outbound.
Cada impacto se desglosa a continuación.
Día 0 – Primer Intento
Si se logra la comunicación: Presentar la solución, Cualificar, crear interés vendiendo el valor y establecer una reunión para uno de los ingenieros en ventas.
No logramos el contacto: Si existe una extensión con contestador dejamos un breve mensaje de voz solicitando que devuelvan la llamada, sino dejamos mensaje en recepción. Envíamos a continuación un correo electrónico con el esquema de la solución y solicitando una llamada de seguimiento.
Día 4 – Segundo intento
Esperemos 4 días antes de contactar otra vez con el mismo prospecto.
Si se logra la comunicación: Presentar la solución, Cualificar, crear interés vendiendo el valor y establecer una reunión para uno de los vendedores.
No logramos el contacto: dejamos un breve mensaje de voz solicitando que nos devuelvan la llamada o dejamos mensaje en recepción. Envíamos un correo electrónico que incluya el correo electrónico original y hacemos referencia a su agenda ocupada
Día 8 – Tercer intento
Esperamos 4 días más antes de volver a contactar con el mismo prospecto.
Si se logra la comunicación: presentamos la solución, pequeño diagnostico, resaltamos el presente y establecemos una reunión.
No logramos el contacto: enviamos un correo electrónico con más información sobre la solución y mencionamos nuestros intentos para llegar a ellos.
Día 15 – Cuarto intento
Espere 7 días más para contactar al mismo prospecto.
Si se logra la comunicación: presentamos la solución, pequeño diagnostico, resaltamos el presente y establecemos una reunión.
No logramos el contacto: dejamos un mensaje de voz mencionando los correos electrónicos o lo comunicamos a la recepcionista. Enviamos un correo electrónico que inyecte algo de humor ante la situación de no poder contactarle.
Día 29 – Quinto y último intento.
Esperamos dos semanas para contactar al mismo prospecto.
Si se logra la comunicación: presentamos la solución, pequeño diagnostico, resaltamos el presente y establecemos una reunión.
No logramos el contacto: enviamos un correo electrónico que mencione los correos electrónicos anteriores, hacemos una broma acerca de que están demasiado ocupados. Mencionamos que intentaremos conversar en el próximo trimestre si no recibimos respuesta alguna.
Buena parte del éxito de esta metodología de prospección Outbound radica en los modelos email y guiones utilizados en conjunto con herramientas para automatizar la ventas como el CRM y plataformas de marketing automático.
Con la metodología de prospección outbound el número total de prospectos disminuye en el transcurso de los cinco impactos. Algunos se convertirán en citas de ventas, otros se cualificarán consiguiendo más información sobre su situación actual para tocarlos más adelante, otros quedarán descartados definitivamente y una buena parte serán incubados para ser contactados en el siguiente trimestre. Para el caso del ejemplo tendremos el siguiente orden en los cinco impactos: 400 – 382 – 368 – 358 – 328.
Análisis de los datos después de aplicar la metodología de prospección outbound
Después de recopilar y evaluar los datos, es evidente que hay un aumento en las tasas de respuesta con cada impacto adicional. El primer intento tuvo una respuesta decente, con algunos cierres de citas generados y una cantidad sustancial de prospectos que fueron descalificados.
Los intentos 2 y 3 vieron una ligera caída en las respuestas con algunos contactos cualificados que fueron adquiridos. Las citas aumentaron desde el primer intento, pero luego quedaron paralizadas en el tercer intento. El cuarto intento mostró un aumento sustancial en las respuestas y logramos cualificar y descartar a una gran mayoría . El quinto intento mostró un aumento drástico en las respuestas. Una gran cantidad de esos eran prospectos descalificados, pero este intento produjo más del doble de cierre de citas que el impacto más alto de este lote de prospección.
Después de cada impacto, los prospectos que respondieron con una cita fueron eliminados de los intentos futuros, sin embargo, aquellos quedaron mostraron un aumento drástico en las tasas de respuesta en impactos posteriores, tanto positivos como negativos. En el primer impacto, las tasas de respuesta no fueron superiores al 5% para todas las categorías, mientras que los clientes potenciales con citas cerradas representaron menos del 2%. En el quinto intento, las tasas de respuesta fueron superiores al 20%, con clientes potenciales con citas cerradas que alcanzaron un máximo del 5%. El tercer intento muestra una caída importante en las tasas de respuesta de impactos anteriores. Esta situación pudo haber sido debido a varios factores. El correo electrónico utilizados hacían referencia a intentos anteriores de intentar llegar a la perspectiva. Dicho esto, el quinto intento hizo una jugada sobre la forma en cómo se puede estar sintiendo esta persona en su día a día con los problemas de clasificación rápida de productos y las dificultades para compatibilizar la identidad del producto entregado. También el ultimatum que mencionó que serían contactados el próximo trimestre si no se recibía respuesta, pudo ayudar.
Cuando eres consistente en el uso de la metodología de prospección outbound, tienes muchas más posibilidades de éxito. Gracias a la información recopilada en este análisis, ahora puedes tener mayores evidencias sobre los resultados que puedes conseguir contratando un servicio externo de cierre de citas. Al comparar el primer impacto con el resultado final, está claro que los toques constantes conducen a los resultados. El tercer intento, como se mencionó anteriormente, tuvo respuestas mínimas y al avanzar, se optó por cambiar el método del tercer enfoque.
Con la métodología de prospección outbound que hemos refinado en nuestros años de experiencia cerrando citas con compradores técnicos en diferentes verticales como Alimentación y Bebidas, Química, Farmacia, Manufactoring, Oil and gas, sector IT entre otras, podemos generar suficientes citas de ventas con una gran cantidad de conversaciones vivas dentro del embudo de ventas.
