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Enrique Vidal
¿Tus vendedores se ven atascados con miles de tareas manuales que consumen mucho tiempo y limitan su productividad?
La pesada carga administrativa, que incluye la actualización de notas de llamadas y la creación de correos electrónicos de seguimiento, puede interponerse en el camino hacia el logro de sus objetivos de ingresos. Sin embargo, existe una solución.
Automatizar el proceso de ventas ofrece un camino estructurado para que tu equipo de ventas guíe eficientemente los prospectos a través del embudo de ventas. La implementación de un proceso estructurado con automatización mejora la eficiencia y libera a tu equipo de la pesada carga administrativa y tediosa, para centrarse más en actividades que generen ingresos.
En esta publicación, analizaremos cómo crear un flujo de trabajo de ventas eficaz y aprovechar el poder de la automatización para potenciarlo, capacitando a tu equipo de ventas para lograr más en menos tiempo.
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¿Qué significa automatizar el proceso de ventas?
Automatizar el proceso de ventas se traduce en las acciones que tu equipo debe llevar a cabo a lo largo del ciclo de ventas para concretar un acuerdo.
Un buen flujo de trabajo de ventas debe estar centrado en el cliente, bien definido, replicable y medible. No es un plan idealista ni una sugerencia sin importancia; es un conjunto concreto de acciones que los vendedores deben seguir desde que encuentran a un prospecto hasta que cierran el trato. También debe seguir las siete etapas de tu ciclo de ventas.
¿Cuáles son las siete etapas del ciclo de ventas?
Puedes pensar en el ciclo de ventas como una versión a nivel superior de un flujo de trabajo de ventas. Son las fases generales por las que pasan los vendedores al convertir prospectos en clientes.
Las siete etapas del ciclo de ventas, que se pueden considerar como una versión a nivel superior de un flujo de trabajo de ventas, son las siguientes:
- Prospectar clientes: Encontrar posibles clientes es el primer paso en cualquier ciclo de ventas. Los vendedores pueden tener una lista de posibles clientes potenciales o utilizar plataformas y software como LinkedIn para encontrarlos.
- Contactar a los prospectos: Los vendedores encuentran información de contacto y se comunican con los prospectos de manera adecuada.
- Calificar a los clientes: Los vendedores deben calificar a los prospectos en función de criterios predefinidos. Esto puede incluir aspectos como presupuesto, autoridad, necesidad y tiempo (conocidos como BANT) u otros requisitos adaptados a su empresa.
- Presentar la solución: Los vendedores demuestran cómo su producto satisface las necesidades del cliente. Deben personalizar la presentación para cada prospecto.
- Superar objeciones: Cada cliente tendrá al menos una objeción. Lo que distingue a los buenos vendedores de los malos es su capacidad para superar estas objeciones.
- Cerrar la venta: Esta es la parte más importante del ciclo de ventas. Si los vendedores han hecho bien su trabajo, también debería ser una de las más fáciles.
- Seguimiento: El trabajo no termina cuando se cierra la venta. El seguimiento con los prospectos ofrece la oportunidad de negocios repetidos en el futuro y de obtener referencias.
¿Por qué automatizar el proceso de ventas?
Existen muchos beneficios en definir un conjunto de procesos para cada etapa de su ciclo de ventas. Automatizar el proceso de ventas hará que los vendedores sean más productivos y rentables.
Un flujo de trabajo de ventas definido también ofrece puntos de referencia evidentes que facilitan a los vendedores nuevos y existentes comprender lo que debe hacerse en cada etapa y evaluar su trabajo.
También le proporcionará una mejor visibilidad de su canal de ventas y lo ayudará a comprender las áreas en las que su equipo tiene problemas. Esto le permitirá ofrecer capacitación más personalizada y efectiva.
También puede proporcionar información valiosa a los equipos de marketing y a los responsables de ventas, lo que les permitirá adaptar mejor las estrategias de ventas y marketing y atraer leads calificados adecuados.
Finalmente, automatizar el proceso de ventas ayuda a los vendedores a ofrecer a los clientes una experiencia excelente. De la misma manera en que a los clientes les gusta la consistencia en el servicio, sus prospectos apreciarán la experiencia de alta calidad y uniforme que obtienen al interactuar con sus vendedores. No importa con qué vendedor hablen; saben que recibirán el tipo de atención útil que esperan.
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Cómo automatizar el proceso de ventas de forma efectiva
Sigue los siguientes pasos para comenzar a construir tu propio flujo de trabajo de ventas.
- Analiza tus procesos de ventas existentes
Antes de automatizar el proceso de ventas desde cero, comienza por analizar tus procesos de ventas actuales. Incluso si no tienes una estrategia claramente definida, es probable que tus vendedores realicen tareas similares en cada etapa del proceso de ventas. En algunos casos, no es necesario reinventar la rueda.
Hablar con los vendedores puede ser invaluable en este sentido. Pregúntales qué creen que funciona y qué no, prestando especial atención a tus mejores vendedores. Destaca las mejores prácticas y luego construye tu nuevo flujo de trabajo de ventas en torno a ellas.
- Define claramente tu público objetivo
Prospectar, contactar y calificar prospectos son las tres primeras etapas del ciclo de ventas. Para avanzar rápidamente en estos puntos, necesitas tener una comprensión clara de quiénes son las personas a las que te diriges y por qué podrían estar interesadas en una solución.
Crear perfiles de cliente ideal (ICP) detallados es muy importante.
Un ICP (Perfil de Cliente Ideal) es un desglose detallado del tipo de empresa a la que debes dirigirte al automatizar el proceso de ventas. Incluye toda la información en el ejemplo siguiente, incluido el sector de la empresa, los ingresos, la cantidad de empleados, la tecnología utilizada y los desafíos. Cuanto más detallado sea tu ICP, más fácil será para tus vendedores dirigirse a empresas relevantes.
Las «buyer personas» son descripciones de los perfiles que interesan dentro de estas empresas objetivo a los que los vendedores deben dirigirse. Comprender, y escribir, los problemas de tus clientes es muy importante.
Debes comprender los factores que los motivan a convertirse en clientes y los problemas que tu producto les ayuda a superar. Estos factores pueden no ser los mismos para todos los clientes, pero proporcionarán un punto de partida para tus vendedores y les facilitarán la creación de una propuesta atractiva.
- Define las acciones que mueven a los prospectos a través del embudo
Tu flujo de trabajo de ventas debe centrarse en el cliente. Esto significa que no debe reflejar solo el ciclo de ventas, sino también el ciclo de vida del cliente, específicamente, las acciones que tu prospecto realiza en cada etapa del embudo.
Ejemplos de estas acciones incluyen:
- Responder a una llamada en frío.
- Realizar una sesión de consultiva.
- Reservar una demostración.
- Responder a una presentación.
- Compartir información con otros interesados.
Al listar estas acciones para cada etapa del ciclo de ventas, se vuelve evidente lo que tus vendedores necesitan que hagan los prospectos. Como resultado, cada parte de tu flujo de trabajo de ventas puede estar orientada a facilitar que el prospecto complete ese resultado de la manera más sencilla posible.
- Proporciona a tu equipo las herramientas adecuadas
Las herramientas de ventas desempeñan un papel fundamental para ayudar a tus vendedores a llevar a cabo tu proceso de ventas y avanzar rápidamente a los prospectos a través del embudo.
Un CRM de calidad para prospectar y alcanzar los objetivos de ventas es esencial para gestionar eficazmente la información, automatizar el proceso de ventas y las interacciones con los clientes, lo que facilita la toma de decisiones y la personalización de las estrategias de ventas.
Un CRM de calidad actúa como un hub central donde puedes almacenar y acceder a datos importantes sobre tus clientes y prospectos. Esto incluye información de contacto, historial de interacciones, detalles de oportunidades de venta y más.
Automatizar el proceso de ventas a través de un CRM te permite seguir de cerca cada etapa del ciclo de ventas, desde la prospección inicial hasta el cierre, lo que ahorra tiempo y minimiza errores.
Además, un CRM de calidad te ofrece la capacidad de personalizar tus estrategias de ventas en función de la información disponible. Al automatizar el proceso de ventas, puedes segmentar a tu audiencia, identificar patrones de comportamiento y preferencias, y ofrecer mensajes y ofertas específicas que se alineen con cada cliente o prospecto.
Esto no solo mejora la efectividad de tus esfuerzos de ventas, sino que también fortalece las relaciones con los clientes al mostrarles que comprendes sus necesidades y deseos de manera individualizada.
- Medir y ajustar
Un flujo de trabajo de ventas siempre está en proceso y debe cambiar de acuerdo con las necesidades de tus posibles clientes, tu conjunto de herramientas y otros elementos clave del proceso de ventas. Automatizar el proceso de ventas es esencial para garantizar una ejecución eficiente y coherente.
También debes buscar optimizar tu flujo de trabajo de ventas para que sea más efectivo, pero solo cuando tengas suficientes datos y automatizaciones implementadas en el proceso de ventas.
Comienza por analizar algunos de los KPI enumerados en la siguiente imagen. Métricas como el cumplimiento de cuotas, acuerdos ganados, duración del ciclo de ventas y volumen de pronóstico de ventas pueden ayudarte a verificar si tus vendedores se vuelven más eficientes y efectivos al automatizar el proceso de ventas.
Si el volumen de pronóstico de ventas está aumentando junto con el logro de objetivos, entonces sabes que tus vendedores saben automatizar el proceso de ventas y generar más ingresos, por ejemplo. Si la tasa de éxito en las negociaciones disminuye, por otro lado, podría haber un problema con tu flujo de trabajo para automatizar el proceso de ventas.
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4 formas de automatizar el proceso de ventas
Según una encuesta, el 91% de los directores de tecnología de la información (CIO) y gerentes de tecnología de la información (IT) afirman que la demanda para automatizar el proceso de ventas está aumentando, especialmente por parte de los equipos de ventas. Y esto tiene una buena razón. Cuando los vendedores pasan solo el 28% de su tiempo vendiendo, sabes que algo necesitan cambiar.
Así que ahora que has decidido automatizar el proceso de ventas, es hora de llevarlo un paso más allá para optimizar la eficiencia y liberar a tus vendedores para que se enfoquen en actividades que generen ingresos.
- Captura automáticamente datos
Introducir y actualizar datos en un CRM u otras herramientas de ventas consume mucho tiempo y no es la manera óptima de automatizar el proceso de ventas. Y no hay excusa para desperdiciar el tiempo de tu equipo de ventas con este tipo de tareas cuando varias herramientas pueden ayudar a ahorrar una cantidad considerable de tiempo, aproximadamente el 20% de la capacidad de un equipo de ventas.
Por ejemplo, con un CRM de última generación, podrás gestionar el proceso de ventas de manera efectiva y se actualiza automáticamente con datos importantes de cada interacción con el cliente. Los vendedores no tienen que mover un dedo, y los datos almacenados en tu CRM son más precisos.
- Construye flujos de trabajo automatizados para la prospección
La mayor parte del tiempo de tus vendedores se dedica a realizar acciones de prospección. Realizar llamadas en frío, escribir correos electrónicos de seguimiento, enviar mensajes en LinkedIn, etc.
Algunas tareas, como las llamadas telefónicas, aún no se pueden automatizar, pero muchas otras partes de una secuencia de ventas sí. Por ejemplo, los vendedores pueden automatizar el proceso de ventas creando secuencias predefinidas en las que cada nuevo prospecto se incluya automáticamente.
Los correos electrónicos y mensajes de LinkedIn se pueden programar y enviar automáticamente, y personalizarse utilizando plantillas que utilizan datos del CRM para crear un mensaje atractivo y auténtico.
Incluso las secuencias en sí mismas se pueden automatizar y segmentar según las acciones de cada prospecto. Si los prospectos responden al primer correo electrónico, por ejemplo, no se envían más correos de seguimiento.
- Integra aplicaciones de terceros
Cambiar entre aplicaciones de software consume tiempo y puede ser una distracción importante para los vendedores. Con los equipos de ventas utilizando un promedio de 10 herramientas para cerrar ventas, esto sucede con frecuencia.
Es posible que no puedas eliminar por completo el cambio de herramientas, pero ciertamente puedes reducirlo integrando la mayor cantidad posible de aplicaciones de terceros.
Por ejemplo, conecta tu proveedor de VoIP con tu CRM o plataforma de ventas. De esta manera, los vendedores no tienen que salir del CRM para hacer una llamada. Lo mismo ocurre con los perfiles de redes sociales, las aplicaciones de programación de reuniones y cualquier otra herramienta que tus vendedores utilicen a diario.
Mejor aún, utiliza una plataforma de ventas para automatizar el proceso de ventas que se conecte con tus otras herramientas para que tus vendedores puedan gestionarlo todo desde una plataforma.
- Utiliza la orientación de IA
Automatizar el proceso de ventas y el buen flujo de trabajo, dará los pasos que los vendedores deben seguir en cada etapa del ciclo de ventas para convertir a los prospectos. Pero en realidad, nunca es tan simple.
Después de todo, cada prospecto es diferente, y lo que funciona para un posible cliente puede no funcionar para otros en tu embudo de ventas. La solución es utilizar herramientas de ventas con IA que ofrezcan ideas y orientación sobre cómo avanzar mejor con los prospectos.
Estas herramientas ya están ganando popularidad. Según algunos rumores, se dice que para los próximos años, el 75% de las empresas complementarán sus estrategias tradicionales con herramientas de venta guiadas por IA.
Pueden ser increíblemente poderosas. En lugar de perder tiempo y preocuparse por cuál será el próximo movimiento, los vendedores pueden utilizar una herramienta para analizar conversaciones y sugerir el siguiente paso óptimo. Incluso pueden utilizar capacidades de IA para redactar un correo electrónico personalizado.
Conclusiones de automatizar el proceso de ventas
Como hemos visto, automatizar el proceso de ventas y de los flujos de trabajo se presenta como una necesidad imperante en el panorama empresarial actual. No solo mejora la eficiencia operativa, sino que también potencia la productividad y el rendimiento de tu equipo de ventas.
Al adoptar tecnologías y herramientas para automatizar el proceso de ventas, tus vendedores pueden liberarse de las tareas tediosas y manuales, lo que les permite concentrarse en lo que hacen mejor: cerrar acuerdos y generar ingresos.
Automatizar el proceso de ventas no solo agiliza la forma de vender, sino que también proporciona una ventaja competitiva al mejorar la precisión y consistencia en las interacciones con los clientes.
Además, al aprovechar la inteligencia artificial y la analítica avanzada, puedes obtener información valiosa que optimiza tu estrategia de ventas y te permite tomar mejores decisiones.
No subestimes el impacto de la automatización en tu empresa. Es el camino hacia un proceso de ventas más efectivo y eficiente, y su implementación es fundamental para mantenerse relevante y competitivo en un entorno empresarial en constante evolución.
La automatización es el presente y el futuro de las ventas, y aquellos que la implementen estarán mejor preparados para prosperar en el cambiante panorama empresarial.
